Jak zarejestrować firmę w KSeF
Rejestracja w KSeF różni się w zależności od formy prawnej prowadzonej działalności. Jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG) może zalogować się natychmiast, natomiast spółki wymagają dodatkowych formalności. Zdecyduj również, czy korzystasz z bezpłatnej Aplikacji Podatnika MF (https://ksef.mf.gov.pl), czy integrujesz własny system ERP przez API.
Kroki do wykonania
1. Określ formę prawną swojej działalności
Sposób rejestracji zależy od formy prawnej:
- JDG (jednoosobowa działalność gospodarcza) – natychmiastowy dostęp przez Profil Zaufany lub podpis kwalifikowany
- Spółka z pieczęcią kwalifikowaną – natychmiastowy dostęp przez pieczęć elektroniczną z NIP firmy
- Spółka bez pieczęci kwalifikowanej – wymaga złożenia formularza ZAW-FA
2. Dla JDG: Zaloguj się bezpośrednio do KSeF
Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą:
- Wejdź na https://ksef.mf.gov.pl
- Wybierz logowanie przez Profil Zaufany lub podpis kwalifikowany
- System automatycznie rozpozna Twój NIP na podstawie numeru PESEL
- Możesz od razu wystawiać faktury
3. Dla spółki z pieczęcią kwalifikowaną: Zaloguj się pieczęcią
Jeśli Twoja spółka posiada pieczęć kwalifikowaną zawierającą NIP:
- Wejdź na https://ksef.mf.gov.pl
- Wybierz logowanie przez pieczęć kwalifikowaną
- Podłącz czytnik z pieczęcią i wprowadź PIN
- System automatycznie rozpozna NIP firmy z certyfikatu
4. Dla spółki bez pieczęci: Złóż formularz ZAW-FA
Jeśli Twoja spółka nie posiada pieczęci kwalifikowanej, musisz złożyć formularz ZAW-FA:
- Pobierz formularz ZAW-FA ze strony podatki.gov.pl
- Wypełnij NIP firmy i dane osoby wyznaczonej (PESEL)
- Podpisz przez zarząd zgodnie z reprezentacją w KRS
- Wyślij przez e-Urząd Skarbowy lub e-Doręczenia
- Poczekaj na przetworzenie (kilka dni roboczych)
Szczegółowa instrukcja: Jak złożyć formularz ZAW-FA
5. Pierwsze logowanie i weryfikacja
Po uzyskaniu dostępu (natychmiastowym lub po przetworzeniu ZAW-FA):
- Zaloguj się do KSeF
- Sprawdź, czy widzisz prawidłowy NIP swojej firmy
- Przejdź do sekcji „Uprawnienia" i zweryfikuj swoje uprawnienia
- Wystaw fakturę testową na środowisku demo (https://ksef-demo.mf.gov.pl)