Słownik KSeF

Część struktury FA(3) zawierająca obowiązkowe adnotacje na fakturze wymagane przepisami VAT, np. 'metoda kasowa', 'odwrotne obciążenie', 'procedura marży', podstawa prawna zwolnienia z VAT. Wpływa na sposób rozliczenia podatku.

Interfejs programistyczny (Application Programming Interface) umożliwiający programom zewnętrznym (np. ERP) automatyczną wymianę danych z systemem rządowym. Wymaga tokenu autoryzacyjnego. Dokumentacja dostępna w formacie Swagger/OpenAPI.

Rządowe narzędzie przeglądarkowe do obsługi e-faktur w warunkach obowiązkowego systemu. Dostępna bezpłatnie pod adresem ksef.mf.gov.pl. Umożliwia wystawianie, odbieranie i przeglądanie faktur bez konieczności zakupu komercyjnego oprogramowania.

Sytuacja nadzwyczajna (zagrożenie kraju lub infrastruktury) ogłaszana w środkach społecznego przekazu, w czasie której można wystawiać faktury papierowe lub elektroniczne poza KSeF bez obowiązku późniejszego wprowadzania ich do systemu. Nie wymaga kodów QR.

Stan niedostępności systemu KSeF uniemożliwiający pracę w trybie online. Ogłaszana oficjalnie przez Ministerstwo Finansów. W czasie awarii podatnicy mogą wystawiać faktury w trybie offline.

Podmiot świadczący usługi księgowe dla innych firm. W kontekście KSeF może otrzymać uprawnienia wtórne do pobierania i wystawiania faktur w imieniu klienta. W FA(3) wprowadzono rolę pracownika biura ułatwiającą identyfikację operacji.

Punkt wejścia do systemu KSeF, przez który przechodzą wszystkie faktury przesyłane do systemu. Bramka dokonuje wstępnej weryfikacji formatu i rozmiaru pliku przed przekazaniem do dalszego przetwarzania. Dostępna przez API oraz Aplikację Podatnika.

Certyfikat cyfrowy służący do autoryzacji w KSeF. Certyfikat typu 1 służy do pracy online, a typ 2 jest niezbędny do wystawiania faktur w trybie offline i generowania drugiego kodu QR (CERTYFIKAT) na wizualizacji faktury.

Certyfikat KSeF służący do logowania się do systemu w sesji interaktywnej lub wsadowej. Działa jako środek uwierzytelnienia - po zalogowaniu uwzględniane są uprawnienia przypisane do NIP/PESEL użytkownika. Ważny maksymalnie 2 lata.

Certyfikat KSeF niezbędny do wystawiania faktur w trybie OFFLINE. Służy do wygenerowania drugiego kodu QR (CERTYFIKAT) na wizualizacji faktury offline, potwierdzającego tożsamość wystawcy. Ważny maksymalnie 2 lata.

Spółka kapitałowa wchodząca w skład podatkowej grupy kapitałowej (GV). Może otrzymać uprawnienia do wystawiania faktur w imieniu GV oraz wyznaczać własnych administratorów z uprawnieniami.

Unikalne dane wyznaczone z certyfikatu kwalifikowanego przy użyciu funkcji skrótu SHA-256. Stosowane dla podatników zagranicznych posiadających podpis/pieczęć kwalifikowaną bez polskiego NIP/PESEL. Zgłaszane za pomocą formularza ZAW-FA.

Moment nadania numeru KSeF fakturze. Decyduje o skuteczności wystawienia w trybie online. Nie determinuje jednak momentu powstania obowiązku podatkowego VAT - ten powstaje z chwilą dostawy/usługi.

W KSeF faktura jest uznana za otrzymaną przez nabywcę w momencie nadania jej numeru KSeF. Data ta jest istotna dla terminów płatności i prawa do odliczenia VAT.

Moment faktycznego wprowadzenia faktury do systemu KSeF. Dla faktur offline może być późniejsza niż data wystawienia (P_1). Gdy różnica przekracza 24h, faktura automatycznie klasyfikowana jako offline24.

W trybie online to dzień przyjęcia faktury przez KSeF. W trybie offline to data faktycznego wystawienia dokumentu wskazana przez podatnika. Określana w polu P_1.

Data wskazana przez podatnika w polu P_1 faktury wystawionej w trybie offline24 lub offline-niedostępność. Jest datą wystawienia faktury niezależnie od tego, kiedy faktura zostanie faktycznie przesłana do KSeF (może być później).

Podmiot świadczący usługi przesyłania faktur w formacie Peppol dla zamówień publicznych. Po zarejestrowaniu się w KSeF i otrzymaniu uprawnień od podatników może wystawiać faktury PEF w ich imieniu.

Przedsiębiorca, którego sprzedaż w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł. Objęty obowiązkiem KSeF od 1 lutego 2026 r. - dwa miesiące wcześniej niż pozostali podatnicy.

Dni od poniedziałku do piątku z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy. Istotne dla określenia terminów przesyłania faktur offline-niedostępność (muszą być przesłane następnego dnia roboczego).

Publiczny system elektronicznego doręczania korespondencji pomiędzy obywatelami, przedsiębiorcami a administracją publiczną. Może być wykorzystywany do składania formularzy ZAW-FA jako alternatywa dla ePUAP i e-Urzędu Skarbowego.

Dowód osobisty z warstwą elektroniczną umożliwiającą uwierzytelnienie w systemach administracji publicznej. Może być używany do logowania do KSeF. Wymaga czytnika NFC lub smartfona z funkcją NFC.

Bezpłatna aplikacja Ministerstwa Finansów dla najmniejszych przedsiębiorców. Umożliwia wystawianie faktur, prowadzenie uproszczonej księgowości oraz integrację z KSeF. Przeznaczona głównie dla jednoosobowych działalności gospodarczych o niewielkiej skali.

Platforma elektroniczna Ministerstwa Finansów umożliwiająca załatwianie spraw urzędowych online, w tym składanie zgłoszeń dotyczących załączników do e-faktur oraz formularzy ZAW-FA. Od 2026 r. zalecana metoda składania dokumentów zamiast ePUAP.

Część struktury FA(3) dokumentująca otrzymanie zaliczki - zawiera datę otrzymania (P_6Z), kwotę (P_15Z) oraz opcjonalnie kurs waluty (KursWalutyZW). Może występować wielokrotnie na jednej fakturze, jeżeli dokumentuje wiele zaliczek.

Zintegrowany system informatyczny do zarządzania przedsiębiorstwem. W kontekście KSeF: komercyjne oprogramowanie (np. Comarch, Symfonia, InsERT), które może automatycznie wysyłać i odbierać faktury z KSeF przez API.

Dokument wystawiany w celu skorygowania błędnie wystawionej faktury pierwotnej. W systemie KSeF faktura korygująca musi zawierać odniesienie do numeru KSeF faktury pierwotnej, której dotyczy korekta. Wyróżnia się faktury korygujące 'in minus' (zmniejszające wartość) oraz 'in plus' (zwiększające wartość). Korekty techniczne (błędy formalne w XML) są obsługiwane jako osobny proces w KSeF.

Funkcjonalność KSeF umożliwiająca zgłoszenie faktury jako potencjalnie fałszywej lub wystawionej bez wiedzy podatnika (scam). Zgłoszenie trafia do administracji skarbowej i może skutkować zablokowaniem podejrzanej faktury. Służy ochronie przed wyłudzeniami VAT.

Dokument wystawiony w KSeF w formacie elektronicznym, ściśle zgodny z oficjalną strukturą logiczną FA. Od lutego 2026 r. obowiązuje wersja FA(3). Jest to jedyna prawnie ważna forma faktury w systemie KSeF.

Faktura od dostawcy spoza Polski. Nie jest wystawiana w polskim KSeF. Może być odbierana poza systemem w sposób uzgodniony między stronami (np. e-mail, EDI).

Globalny numer jednostki handlowej - międzynarodowy kod identyfikujący produkt (np. kod kreskowy EAN). Może być umieszczony w fakturze dla precyzyjnej identyfikacji towaru.

Podatkowa grupa kapitałowa w rozumieniu art. 15a ustawy o VAT, będąca podatnikiem VAT. W KSeF posiada specjalny model uprawnień - członkowie GV mogą mieć własne uprawnienia do wystawiania faktur w imieniu grupy.

Unikalny identyfikator zakładu, oddziału lub innej wyodrębnionej jednostki wewnętrznej podatnika w formacie NIP-cyfry (np. 1111111111-00001). Wskazywany w polu Podmiot3/IDWew. Umożliwia ograniczenie dostępu do faktur dla konkretnych jednostek/pracowników.

Najprostsza forma prowadzenia firmy w Polsce. Właściciel JDG będący czynnym podatnikiem VAT musi korzystać z KSeF od 1 kwietnia 2026 r. (lub od 1 lutego 2026 r. jeśli sprzedaż w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł).

Samorządowa jednostka budżetowa, zakład budżetowy, urząd gminy, starostwo powiatowe lub urząd marszałkowski działające w ramach JST. Mogą mieć wyznaczonych administratorów z uprawnieniami do wystawiania faktur i zarządzania uprawnieniami.

Gmina, powiat, województwo lub ich związki. W KSeF posiada specjalny model uprawnień umożliwiający wyznaczenie administratorów jednostek podrzędnych (urzędy, szkoły, ośrodki zdrowia). Może używać pieczęci kwalifikowanej lub składać ZAW-FA.

Drugi kod QR wymagany na wizualizacji faktur wystawianych w trybie OFFLINE. Służy do potwierdzenia tożsamości wystawcy faktury offline poprzez certyfikat KSeF typu 2.

Dwuwymiarowy kod graficzny na wizualizacji PDF faktury. W trybie offline wymagane są dwa kody QR: pierwszy (OFFLINE) do weryfikacji danych faktury i drugi (CERTYFIKAT) do potwierdzenia tożsamości wystawcy.

Kod QR lub link umieszczany na wizualizacji faktury, zawierający numer KSeF, identyfikator podatkowy sprzedawcy i nabywcy oraz datę wystawienia. Umożliwia dostęp do faktury i weryfikację jej danych w systemie KSeF.

Oficjalne ogłoszenie Ministerstwa Finansów o niedostępności systemu KSeF, publikowane na stronie KSeF oraz w mediach. Stanowi podstawę do stosowania trybu awaryjnego lub offline-niedostępność.

Procedura dostępna tylko w sesji interaktywnej, pozwalająca na poprawienie i ponowne wysłanie faktury offline odrzuconej przez KSeF z powodu błędów strukturalnych. Zmienia tylko formę techniczną, nie treść merytoryczną faktury. Zachowuje ważność wcześniej wygenerowanych kodów QR.

Ogólnopolski system teleinformatyczny do wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych, administrowany przez Szefa KAS. Od 1 lutego 2026 r. obowiązkowy dla dużych przedsiębiorców, od 1 kwietnia 2026 r. dla wszystkich podatników VAT.

Wersja obligatoryjna systemu KSeF, wprowadzająca ustawowy obowiązek stosowania e-faktur dla podatników VAT. Obejmuje nową strukturę FA(3), obsługę załączników oraz dodatkowe role użytkowników.

Identyfikator techniczny faktury wykorzystywany głównie w komunikacji API i operacjach systemowych. Służy do jednoznacznego wskazania dokumentu w zapytaniach programistycznych.

Pole w strukturze FA(3) określające kurs waluty stosowany do wyliczenia kwoty podatku VAT w przypadku faktur wystawianych w walucie obcej lub dokumentujących zaliczki w walutach obcych.

Specjalny moduł systemu KSeF dostępny pod adresem mcu.mf.gov.pl, służący do zarządzania certyfikatami KSeF i uprawnieniami w okresie przejściowym (listopad 2025 - styczeń 2026). Od lutego 2026 r. jego funkcje zostają przeniesione do Aplikacji Podatnika KSeF 2.0.

Kluczowy dla rozliczenia VAT moment, w którym powstaje obowiązek rozliczenia podatku. Powstaje zazwyczaj z chwilą dostawy towaru, wykonania usługi lub otrzymania zaliczki - niezależnie od daty KSeF czy daty wystawienia faktury.

Firmy zatrudniające do 250 pracowników. Większość MŚP będących czynnymi podatnikami VAT zostanie objęta obowiązkiem KSeF od 1 kwietnia 2026 r.

Unikalny 10-cyfrowy numer identyfikujący podatnika. W KSeF numer NIP jest obowiązkowy dla transakcji B2B. Brak poprawnego NIP kontrahenta uniemożliwi wystawienie faktury.

Unikalny identyfikator nadawany fakturze przez system w momencie jej przyjęcia, służący do jej jednoznacznej identyfikacji. Format: ciąg znaków alfanumerycznych. Numer ten potwierdza prawidłowe przyjęcie faktury przez system.

Identyfikator nadawany paczce faktur wysłanej w sesji wsadowej (batch). Służy do śledzenia statusu przetwarzania wielu faktur wysłanych jednocześnie.

Unikalny identyfikator nadawany sesji interaktywnej lub paczce faktur w sesji wsadowej. Pozwala śledzić status wysłanych dokumentów. UWAGA: To nie jest numer KSeF faktury.

Tryb wystawiania faktur poza systemem w przypadku niedostępności KSeF trwającej do końca dnia roboczego. Faktura musi być przesłana do KSeF w następnym dniu roboczym po ustaniu niedostępności. Wymaga certyfikatu typu 2 i dwóch kodów QR na wizualizacji.

Zbiór wielu faktur (w formacie ZIP) przesyłanych jednocześnie do KSeF w ramach sesji wsadowej. Umożliwia efektywne masowe wystawianie dokumentów dla firm z dużą liczbą transakcji.

Podatnik, który nadał podmiotowi z NIP (np. biuru rachunkowemu) uprawnienie do wystawiania faktur lub dostępu do faktur z opcją pośredniego przekazywania tych uprawnień pracownikom podmiotu.

Formalne upoważnienie nadane przez właściciela firmy innej osobie (np. księgowej) lub podmiotowi (biuru rachunkowemu) do działania w KSeF w imieniu firmy. Nadawane elektronicznie w systemie KSeF.

Elektroniczna pieczęć firmy (osoby prawnej) służąca do uwierzytelniania dokumentów. Dla spółek jest to preferowana metoda autoryzacji w KSeF, ponieważ nie wymaga składania formularza ZAW-FA. Działa podobnie do podpisu kwalifikowanego, ale jest przypisana do podmiotu, nie osoby.

Pieczęć elektroniczna o najwyższym poziomie zaufania, wydawana przez kwalifikowanych dostawców usług zaufania. Umożliwia spółkom bezpośredni dostęp do KSeF bez konieczności składania formularza ZAW-FA. Jest odpowiednikiem podpisu kwalifikowanego dla osób prawnych.

Klasyfikacje statystyczne: PKWiU (Polska Klasyfikacja Wyrobów i Usług) oraz CN (Nomenklatura Scalona). Wymagane w określonych transakcjach, np. przy odwrotnym obciążeniu lub dla towarów wrażliwych.

Jednolity Plik Kontrolny dla podatku VAT - ewidencja VAT przesyłana do urzędu skarbowego. Od 2026 r. musi zawierać numery KSeF wystawionych e-faktur, co umożliwia automatyczną weryfikację rozliczeń przez administrację skarbową.

Format pliku zawierający dane faktury w postaci ustrukturyzowanej. Plik XML z KSeF jest oryginałem faktury - tylko on ma moc prawną, nie wizualizacja PDF.

Sekcja faktury identyfikująca sprzedawcę - podmiot wystawiający fakturę. Pole obowiązkowe. Zawiera NIP, nazwę, adres i inne dane identyfikacyjne.

Sekcja faktury identyfikująca nabywcę - podmiot otrzymujący fakturę. Obowiązkowa w transakcjach B2B. W przypadku konsumenta (B2C) może być pominięta lub zawierać ograniczone dane.

Sekcja faktury FA(3) dla dodatkowych uczestników transakcji: płatnik inny niż nabywca, odbiorca towaru, jednostka wewnętrzna podatnika (z polem IDWew), pracownik dokonujący zakupu. Pole opcjonalne, ale kluczowe dla zarządzania uprawnieniami w dużych organizacjach.

Elektroniczny podpis o mocy prawnej równej podpisowi własnoręcznemu. Wydawany przez certyfikowane centra certyfikacji (np. Certum, KIR). Może być używany do autoryzacji w KSeF zarówno przez osoby fizyczne, jak i w imieniu firm.

Kluczowe pole faktury określające datę wystawienia dokumentu. W trybie online wypełniane automatycznie datą przyjęcia przez KSeF. W trybie offline wskazywane przez podatnika.

Pole zawierające numer faktury nadany przez wystawcę. W KSeF faktura otrzymuje dodatkowo unikalny numer KSeF, ale numer własny wystawcy pozostaje wymagany.

Pole określające datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów albo wykonania usługi. Kluczowe dla ustalenia momentu powstania obowiązku podatkowego.

Opcjonalny dokument wydawany nabywcy przez sprzedawcę zawierający podstawowe dane planowanej faktury (numer, data, kwota, NIP) oraz kod QR do weryfikacji. Nie jest fakturą w rozumieniu przepisów VAT - służy jako potwierdzenie że faktura zostanie/została wystawiona w KSeF.

Bezpłatna metoda potwierdzania tożsamości w systemach administracji publicznej. Można założyć przez bankowość elektroniczną (najpopularniejsza metoda), e-dowód lub w urzędzie. Umożliwia logowanie do KSeF dla osób fizycznych. Ważny 3 lata.

Nowa rola wprowadzona w schemie FA(3), umożliwiająca identyfikację pracownika dokonującego zakupu służbowego. Ułatwia biurom rachunkowym przypisanie wydatków do odpowiednich osób i projektów.

Nowe pole w schemacie FA(3) umożliwiające identyfikację konkretnej osoby fizycznej dokonującej zakupu służbowego (np. pracownika tankującego auto, prezesa kupującego bilety lotnicze). Ułatwia biurom rachunkowym rozliczanie wydatków.

Podatnik VAT zwolniony z obowiązku prowadzenia ewidencji i składania deklaracji VAT, rozliczający się ryczałtowo. Może wskazać nabywcę jako uprawnionego do wystawiania faktur VAT RR w KSeF dokumentujących zakup produktów/usług rolnych. Rolnik nie ma obowiązku korzystania z KSeF.

Procedura wystawiania faktury przez nabywcę w imieniu sprzedawcy (self-billing). W KSeF wymaga nadania nabywcy uprawnień do wystawiania faktur przez sprzedawcę. Nabywca wystawia fakturę w kontekście sprzedawcy, wskazując siebie jako Podmiot2. Stosowane często w relacjach z rolnikami ryczałtowymi.

Plik definiujący strukturę i reguły walidacji dokumentu XML. Służy do automatycznej weryfikacji poprawności strukturalnej faktury przed wysłaniem do KSeF. Publikowany przez Ministerstwo Finansów.

Tryb wysyłania pojedynczych faktur do KSeF poprzez przeglądarkę lub API. Maksymalny rozmiar pliku: 1 MB. Limit: 10 000 faktur w sesji. Bez możliwości załączników (oprócz korekty technicznej). Odpowiedni dla małych firm.

Tryb automatycznej pracy z KSeF przez API z użyciem tokenu. Służy do przesyłania dużych paczek faktur bez interakcji użytkownika. Zalecany dla firm z dużą liczbą dokumentów i integracji ERP.

Specjalna struktura logiczna przeznaczona do wystawiania faktur VAT RR i VAT RR KOREKTA w KSeF, dokumentujących zakup produktów rolnych lub usług rolniczych od rolnika ryczałtowego przez podatnika VAT czynnego.

Aktualna, obowiązkowa od 1 lutego 2026 r. struktura logiczna faktury ustrukturyzowanej w KSeF 2.0. Wprowadza obsługę załączników, rozszerzone dane w Podmiot3, nowe pola dla pracowników oraz pełną zgodność z wymogami obligatoryjnego KSeF.

Modele danych określające układ pól faktury. Wersja FA(3) to najnowszy wariant dostosowany do aktualnych przepisów, obowiązujący od 1 lutego 2026 r. Wprowadza obsługę załączników i nową rolę 'Pracownik'. FA(2) obowiązuje tylko do 31 stycznia 2026 r.

Struktura logiczna faktury dla zamówień publicznych zgodna ze standardem Peppol. Używana przez dostawców usług Peppol do przesyłania faktur do KSeF w imieniu podatników.

Testowe środowisko KSeF (ksef-demo.mf.gov.pl) udostępnione przez Ministerstwo Finansów. Od listopada 2025 r. dostępna jest wersja KSeF 2.0 obsługująca strukturę FA(3). Umożliwia testowanie bez skutków prawnych.

Właściwe środowisko KSeF działające od 1 lutego 2026 r., wykorzystujące rzeczywiste dane uwierzytelniające i faktyczne uprawnienia. Faktury wystawione w tym środowisku są pełnoprawnymi dokumentami podatkowymi.

Środowisko API KSeF 2.0 uruchomione w październiku 2025 r., pośrednie między testowym a produkcyjnym. Umożliwia zaawansowane testy integracji z danymi zbliżonymi do produkcyjnych, bez skutków prawnych. Zalecane do końcowych testów przed wdrożeniem.

Środowisko API KSeF 2.0 uruchomione 30 września 2025 r., umożliwiające testowanie integracji systemów IT z KSeF 2.0 bez skutków prawnych. Wykorzystuje dane testowe, nie rzeczywiste.

Ciąg znaków służący do automatycznego uwierzytelniania w systemie KSeF bez interakcji użytkownika. Token KSeF generowany jest w MCU lub Aplikacji Podatnika i jest ważny do końca 2026 roku, po czym zostanie zastąpiony wyłącznie przez certyfikaty KSeF.

Ciąg znaków umożliwiający automatyczne logowanie systemów IT do KSeF bez interwencji człowieka. Generowany w MCU lub Aplikacji Podatnika. Wyświetlany tylko raz - należy go natychmiast zapisać w bezpiecznym miejscu.

Transakcja między przedsiębiorcami (Business to Business). W KSeF obowiązkowa e-faktura z pełnymi danymi nabywcy (NIP). Faktura trafia automatycznie do KSeF nabywcy.

Transakcja z konsumentem (Business to Consumer). Faktury dla konsumentów mogą być nadal wystawiane poza KSeF w sposób uzgodniony między stronami. Nabywca nie musi mieć konta w KSeF.

Arkusz stylów XSLT służący do przekształcania pliku XML faktury na wizualizację czytelną dla człowieka (np. HTML, PDF). Ministerstwo Finansów udostępnia oficjalną transformatę dla struktury FA(3) na platformie ePUAP (nr wzoru 13775). Może być używana do generowania wydruków faktur.

Procedura wystawiania faktur w czasie oficjalnie ogłoszonej awarii KSeF. Faktury wystawiane lokalnie z oznaczeniem 'tryb awaryjny' muszą zawierać dwa kody QR i być później przesłane do systemu.

Procedura wystawiania faktur poza KSeF podczas niedostępności systemu lub braku internetu. Faktura jest wystawiana lokalnie z oznaczeniem 'tryb awaryjny'. Wymaga certyfikatu KSeF typu 2 i dwóch kodów QR na wizualizacji.

Wariant trybu offline stosowany podczas oficjalnie ogłoszonej awarii całkowitej KSeF. Faktury wystawione w tym trybie muszą być przesłane do systemu w ciągu 7 dni roboczych po ustaniu awarii. Wymaga certyfikatu typu 2 i dwóch kodów QR na wizualizacji PDF.

Elastyczny wariant trybu offline, który można stosować bez ograniczeń (art. 106nda ustawy). Podatnik ma obowiązek przesłać fakturę do KSeF w kolejnym dniu roboczym po dniu wystawienia. Wymaga certyfikatu KSeF typu 2 i dwóch kodów QR na wizualizacji. Nazwa '24' nie oznacza limitu czasowego.

Standardowa praca z KSeF w czasie rzeczywistym. Faktura jest uznana za wystawioną w chwili przyjęcia przez KSeF i nadania numeru KSeF. Wymaga aktywnego połączenia internetowego z systemem MF.

Dokument elektroniczny potwierdzający przyjęcie faktury przez system KSeF. Zawiera numer KSeF, datę i czas przyjęcia. UPO jest dowodem na prawidłowe wystawienie faktury i powinno być archiwizowane.

Podatnik posiada uprawnienia właścicielskie (pierwotne) z mocy prawa. Innym podmiotom (np. biuru rachunkowemu, pracownikom) nadaje uprawnienia wtórne o określonym zakresie: wystawianie faktur, odbiór faktur, przeglądanie, nadawanie uprawnień dalej.

Uprawnienia nadawane bezpośrednio przez podatnika lub osobę z uprawnieniem do zarządzania uprawnieniami, poprzez uwierzytelnienie się w kontekście podatnika. Osoba otrzymująca może dalej delegować uprawnienia.

Uprawnienia nadawane przez podmiot z NIP (np. biuro rachunkowe) swoim pracownikom, który sam wcześniej otrzymał uprawnienie z opcją przekazywania. Podmiot nadaje te uprawnienia w swoim kontekście, nie w kontekście podatnika. Ułatwia zarządzanie dla biur obsługujących wielu klientów.

Pełen zakres uprawnień w KSeF przypisany automatycznie do NIP podatnika (z mocy prawa). Obejmuje: wystawianie faktur, dostęp do faktur, zarządzanie uprawnieniami, zarządzanie jednostkami podrzędnymi. Uprawnień właścicielskich nie można odebrać.

Uprawnienia nadawane przez podatnika innym osobom lub podmiotom (np. pracownikom, biuru rachunkowemu) w określonym zakresie: wystawianie faktur, dostęp do faktur, zarządzanie uprawnieniami. Mogą być w każdej chwili odebrane.

Podatek od towarów i usług - podatek pośredni pobierany na każdym etapie obrotu. Podatnicy VAT czynni są objęci obowiązkiem KSeF od 2026 r. Podatnicy zwolnieni z VAT będą objęci obowiązkiem później (od 2027 r.).

Proces sprawdzania spójności danych faktury z regułami biznesowymi systemu. Wykonywana po walidacji strukturalnej, weryfikuje logiczność danych (np. czy daty są spójne, czy wartości się zgadzają).

Pierwszy etap weryfikacji faktury przez KSeF - automatyczne sprawdzenie zgodności pliku XML ze schematem XSD (FA(3), FA_RR(1) lub PEF). Poprzedza walidację semantyczną.

Czytelna dla człowieka reprezentacja faktury ustrukturyzowanej w formacie PDF. Generowana z pliku XML dla celów prezentacyjnych. W trybie offline musi zawierać dwa kody QR. Nie jest dokumentem źródłowym - tym jest plik XML w KSeF.

Element dozwolony w schemie FA(3), umożliwiający dołączenie dodatkowych dokumentów do e-faktury (np. specyfikacji, protokołów). Zmienia dotychczasowy model przesyłania załączników osobnym mailem.

Plik dodatkowy dołączany do e-faktury w formacie ustrukturyzowanym (np. specyfikacja, protokół odbioru). Funkcjonalność dostępna tylko w strukturze FA(3) i wymaga wcześniejszego zgłoszenia w e-Urzędzie Skarbowym. Maksymalny rozmiar faktury z załącznikiem: 3 MB.

Oficjalne zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień składane do Szefa KAS. Wymagane dla spółek bez pieczęci elektronicznej. Od 2026 r. MF zaleca składanie przez e-Urząd Skarbowy lub e-Doręczenia zamiast ePUAP. Formularz w wersji (2) obowiązuje do końca stycznia 2026 r.

Specjalny identyfikator używany przy dokonywaniu płatności za faktury zakupu, gdy podatnik posiada dostęp do wielu faktur w KSeF. Ułatwia rozliczenie płatności z konkretnymi fakturami.