Slownik KSeF
Wszystkie pojecia zwiazane z Krajowym Systemem e-Faktur w jednym miejscu. Terminy pogrupowane tematycznie dla latwiejszego wyszukiwania.
Fundamenty i Architektura Systemu
Faktura ustrukturyzowana (e-faktura)
Dokument wystawiony w KSeF w formacie elektronicznym, ściśle zgodny z oficjalną strukturą logiczną FA. Od lutego 2026 r. obowiązuje wersja FA(3). Jest to jedyna prawnie ważna forma faktury w systemie KSeF.
KSeF (Krajowy System e-Faktur)
Ogólnopolski system teleinformatyczny do wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych, administrowany przez Szefa KAS. Od 1 lutego 2026 r. obowiązkowy dla dużych przedsiębiorców, od 1 kwietnia 2026 r. dla wszystkich podatników VAT.
KSeF 2.0
Wersja obligatoryjna systemu KSeF, wprowadzająca ustawowy obowiązek stosowania e-faktur dla podatników VAT. Obejmuje nową strukturę FA(3), obsługę załączników oraz dodatkowe role użytkowników.
KSeF-ID
Identyfikator techniczny faktury wykorzystywany głównie w komunikacji API i operacjach systemowych. Służy do jednoznacznego wskazania dokumentu w zapytaniach programistycznych.
Numer KSeF
Unikalny identyfikator nadawany fakturze przez system w momencie jej przyjęcia, służący do jej jednoznacznej identyfikacji. Format: ciąg znaków alfanumerycznych. Numer ten potwierdza prawidłowe przyjęcie faktury przez system.
UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru)
Dokument elektroniczny potwierdzający przyjęcie faktury przez system KSeF. Zawiera numer KSeF, datę i czas przyjęcia. UPO jest dowodem na prawidłowe wystawienie faktury i powinno być archiwizowane.
Standardy Danych i Integracja IT
API KSeF
Interfejs programistyczny (Application Programming Interface) umożliwiający programom zewnętrznym (np. ERP) automatyczną wymianę danych z systemem rządowym. Wymaga tokenu autoryzacyjnego. Dokumentacja dostępna w formacie Swagger/OpenAPI.
Aplikacja Podatnika KSeF 2.0
Rządowe narzędzie przeglądarkowe do obsługi e-faktur w warunkach obowiązkowego systemu. Dostępna bezpłatnie pod adresem ksef.mf.gov.pl. Umożliwia wystawianie, odbieranie i przeglądanie faktur bez konieczności zakupu komercyjnego oprogramowania.
ERP (Enterprise Resource Planning)
Zintegrowany system informatyczny do zarządzania przedsiębiorstwem. W kontekście KSeF: komercyjne oprogramowanie (np. Comarch, Symfonia, InsERT), które może automatycznie wysyłać i odbierać faktury z KSeF przez API.
Plik XML
Format pliku zawierający dane faktury w postaci ustrukturyzowanej. Plik XML z KSeF jest oryginałem faktury - tylko on ma moc prawną, nie wizualizacja PDF.
Schemat XSD
Plik definiujący strukturę i reguły walidacji dokumentu XML. Służy do automatycznej weryfikacji poprawności strukturalnej faktury przed wysłaniem do KSeF. Publikowany przez Ministerstwo Finansów.
Struktura logiczna FA (FA(1), FA(2), FA(3))
Modele danych określające układ pól faktury. Wersja FA(3) to najnowszy wariant dostosowany do aktualnych przepisów, obowiązujący od 1 lutego 2026 r. Wprowadza obsługę załączników i nową rolę 'Pracownik'. FA(2) obowiązuje tylko do 31 stycznia 2026 r.
Środowisko Demo KSeF
Testowe środowisko KSeF (ksef-demo.mf.gov.pl) udostępnione przez Ministerstwo Finansów. Od listopada 2025 r. dostępna jest wersja KSeF 2.0 obsługująca strukturę FA(3). Umożliwia testowanie bez skutków prawnych.
Walidacja semantyczna
Proces sprawdzania spójności danych faktury z regułami biznesowymi systemu. Wykonywana po walidacji strukturalnej, weryfikuje logiczność danych (np. czy daty są spójne, czy wartości się zgadzają).
Wizualizacja PDF
Czytelna dla człowieka reprezentacja faktury ustrukturyzowanej w formacie PDF. Generowana z pliku XML dla celów prezentacyjnych. W trybie offline musi zawierać dwa kody QR. Nie jest dokumentem źródłowym - tym jest plik XML w KSeF.
Uwierzytelnianie i Uprawnienia
Certyfikat KSeF (Typ 1 i 2)
Certyfikat cyfrowy służący do autoryzacji w KSeF. Certyfikat typu 1 służy do pracy online, a typ 2 jest niezbędny do wystawiania faktur w trybie offline i generowania drugiego kodu QR (CERTYFIKAT) na wizualizacji faktury.
e-Dowód
Dowód osobisty z warstwą elektroniczną umożliwiającą uwierzytelnienie w systemach administracji publicznej. Może być używany do logowania do KSeF. Wymaga czytnika NFC lub smartfona z funkcją NFC.
MCU (Moduł Certyfikatów i Uprawnień)
Element systemu KSeF odpowiedzialny za zarządzanie dostępem, tokenami i certyfikatami. Dostępny pod adresem mcu.mf.gov.pl. Służy do generowania tokenów, pobierania certyfikatów i zarządzania uprawnieniami.
Pełnomocnictwo KSeF
Formalne upoważnienie nadane przez właściciela firmy innej osobie (np. księgowej) lub podmiotowi (biuru rachunkowemu) do działania w KSeF w imieniu firmy. Nadawane elektronicznie w systemie KSeF.
Pieczęć elektroniczna
Elektroniczna pieczęć firmy (osoby prawnej) służąca do uwierzytelniania dokumentów. Dla spółek jest to preferowana metoda autoryzacji w KSeF, ponieważ nie wymaga składania formularza ZAW-FA. Działa podobnie do podpisu kwalifikowanego, ale jest przypisana do podmiotu, nie osoby.
Podpis kwalifikowany
Elektroniczny podpis o mocy prawnej równej podpisowi własnoręcznemu. Wydawany przez certyfikowane centra certyfikacji (np. Certum, KIR). Może być używany do autoryzacji w KSeF zarówno przez osoby fizyczne, jak i w imieniu firm.
Profil Zaufany
Bezpłatna metoda potwierdzania tożsamości w systemach administracji publicznej. Można założyć przez bankowość elektroniczną (najpopularniejsza metoda), e-dowód lub w urzędzie. Umożliwia logowanie do KSeF dla osób fizycznych. Ważny 3 lata.
Rola Pracownik
Nowa rola wprowadzona w schemie FA(3), umożliwiająca identyfikację pracownika dokonującego zakupu służbowego. Ułatwia biurom rachunkowym przypisanie wydatków do odpowiednich osób i projektów.
Token KSeF
Ciąg znaków umożliwiający automatyczne logowanie systemów IT do KSeF bez interwencji człowieka. Generowany w MCU lub Aplikacji Podatnika. Wyświetlany tylko raz - należy go natychmiast zapisać w bezpiecznym miejscu.
Uprawnienia (Pierwotne i Wtórne)
Podatnik posiada uprawnienia właścicielskie (pierwotne) z mocy prawa. Innym podmiotom (np. biuru rachunkowemu, pracownikom) nadaje uprawnienia wtórne o określonym zakresie: wystawianie faktur, odbiór faktur, przeglądanie, nadawanie uprawnień dalej.
ZAW-FA
Oficjalne zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień składane do Szefa KAS. Wymagane dla spółek bez pieczęci elektronicznej. Od 2026 r. MF zaleca składanie przez e-Urząd Skarbowy lub e-Doręczenia zamiast ePUAP. Formularz w wersji (2) obowiązuje do końca stycznia 2026 r.
Tryby Pracy i Scenariusze Awaryjne
Awaria KSeF
Stan niedostępności systemu KSeF uniemożliwiający pracę w trybie online. Ogłaszana oficjalnie przez Ministerstwo Finansów. W czasie awarii podatnicy mogą wystawiać faktury w trybie offline.
Kod QR
Dwuwymiarowy kod graficzny na wizualizacji PDF faktury. W trybie offline wymagane są dwa kody QR: pierwszy (OFFLINE) do weryfikacji danych faktury i drugi (CERTYFIKAT) do potwierdzenia tożsamości wystawcy.
Sesja interaktywna
Tryb pracy z KSeF poprzez przeglądarkę internetową lub Aplikację Podatnika. Służy do bieżącej wymiany danych. Wymaga każdorazowego logowania przez Profil Zaufany, podpis lub e-Dowód. Odpowiedni dla małych firm.
Sesja wsadowa (batch)
Tryb automatycznej pracy z KSeF przez API z użyciem tokenu. Służy do przesyłania dużych paczek faktur bez interakcji użytkownika. Zalecany dla firm z dużą liczbą dokumentów i integracji ERP.
Tryb Offline
Procedura wystawiania faktur poza KSeF podczas niedostępności systemu lub braku internetu. Faktura jest wystawiana lokalnie z oznaczeniem 'tryb awaryjny'. Wymaga certyfikatu KSeF typu 2 i dwóch kodów QR na wizualizacji.
Tryb Offline24
Wariant trybu offline, w którym podatnik ma 24 godziny na przesłanie faktury do KSeF po ustaniu przyczyny wystawienia poza systemem. Dotyczy sytuacji planowanej niedostępności (np. awaria własnej infrastruktury).
Tryb Online
Standardowa praca z KSeF w czasie rzeczywistym. Faktura jest uznana za wystawioną w chwili przyjęcia przez KSeF i nadania numeru KSeF. Wymaga aktywnego połączenia internetowego z systemem MF.
Budowa i Treść Faktury
GTIN (Global Trade Item Number)
Globalny numer jednostki handlowej - międzynarodowy kod identyfikujący produkt (np. kod kreskowy EAN). Może być umieszczony w fakturze dla precyzyjnej identyfikacji towaru.
PKWiU / CN
Klasyfikacje statystyczne: PKWiU (Polska Klasyfikacja Wyrobów i Usług) oraz CN (Nomenklatura Scalona). Wymagane w określonych transakcjach, np. przy odwrotnym obciążeniu lub dla towarów wrażliwych.
Podmiot 1 (Sprzedawca)
Sekcja faktury identyfikująca sprzedawcę - podmiot wystawiający fakturę. Pole obowiązkowe. Zawiera NIP, nazwę, adres i inne dane identyfikacyjne.
Podmiot 2 (Nabywca)
Sekcja faktury identyfikująca nabywcę - podmiot otrzymujący fakturę. Obowiązkowa w transakcjach B2B. W przypadku konsumenta (B2C) może być pominięta lub zawierać ograniczone dane.
Podmiot 3 (Podmiot trzeci)
Sekcja faktury dla dodatkowych podmiotów uczestniczących w transakcji, np. płatnika innego niż nabywca, odbiorcy towaru, przedstawiciela podatkowego.
Pole P_1 (Data wystawienia)
Kluczowe pole faktury określające datę wystawienia dokumentu. W trybie online wypełniane automatycznie datą przyjęcia przez KSeF. W trybie offline wskazywane przez podatnika.
Pole P_2 (Numer faktury)
Pole zawierające numer faktury nadany przez wystawcę. W KSeF faktura otrzymuje dodatkowo unikalny numer KSeF, ale numer własny wystawcy pozostaje wymagany.
Pole P_6 (Data dostawy/usługi)
Pole określające datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów albo wykonania usługi. Kluczowe dla ustalenia momentu powstania obowiązku podatkowego.
Załącznik (FA(3))
Element dozwolony w schemie FA(3), umożliwiający dołączenie dodatkowych dokumentów do e-faktury (np. specyfikacji, protokołów). Zmienia dotychczasowy model przesyłania załączników osobnym mailem.
Relacje Dat i Skutki Podatkowe
Data KSeF (data przyjęcia)
Moment nadania numeru KSeF fakturze. Decyduje o skuteczności wystawienia w trybie online. Nie determinuje jednak momentu powstania obowiązku podatkowego VAT - ten powstaje z chwilą dostawy/usługi.
Data otrzymania faktury
W KSeF faktura jest uznana za otrzymaną przez nabywcę w momencie nadania jej numeru KSeF. Data ta jest istotna dla terminów płatności i prawa do odliczenia VAT.
Data wystawienia
W trybie online to dzień przyjęcia faktury przez KSeF. W trybie offline to data faktycznego wystawienia dokumentu wskazana przez podatnika. Określana w polu P_1.
Moment obowiązku podatkowego
Kluczowy dla rozliczenia VAT moment, w którym powstaje obowiązek rozliczenia podatku. Powstaje zazwyczaj z chwilą dostawy towaru, wykonania usługi lub otrzymania zaliczki - niezależnie od daty KSeF czy daty wystawienia faktury.
Podmioty i Transakcje
Biuro rachunkowe
Podmiot świadczący usługi księgowe dla innych firm. W kontekście KSeF może otrzymać uprawnienia wtórne do pobierania i wystawiania faktur w imieniu klienta. W FA(3) wprowadzono rolę pracownika biura ułatwiającą identyfikację operacji.
Duży przedsiębiorca
Przedsiębiorca, którego sprzedaż w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł. Objęty obowiązkiem KSeF od 1 lutego 2026 r. - dwa miesiące wcześniej niż pozostali podatnicy.
Faktura zagraniczna
Faktura od dostawcy spoza Polski. Nie jest wystawiana w polskim KSeF. Może być odbierana poza systemem w sposób uzgodniony między stronami (np. e-mail, EDI).
JDG (Jednoosobowa Działalność Gospodarcza)
Najprostsza forma prowadzenia firmy w Polsce. Właściciel JDG będący czynnym podatnikiem VAT musi korzystać z KSeF od 1 kwietnia 2026 r. (lub od 1 lutego 2026 r. jeśli sprzedaż w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł).
MŚP (Małe i Średnie Przedsiębiorstwa)
Firmy zatrudniające do 250 pracowników. Większość MŚP będących czynnymi podatnikami VAT zostanie objęta obowiązkiem KSeF od 1 kwietnia 2026 r.
NIP (Numer Identyfikacji Podatkowej)
Unikalny 10-cyfrowy numer identyfikujący podatnika. W KSeF numer NIP jest obowiązkowy dla transakcji B2B. Brak poprawnego NIP kontrahenta uniemożliwi wystawienie faktury.
Transakcja B2B
Transakcja między przedsiębiorcami (Business to Business). W KSeF obowiązkowa e-faktura z pełnymi danymi nabywcy (NIP). Faktura trafia automatycznie do KSeF nabywcy.
Transakcja B2C
Transakcja z konsumentem (Business to Consumer). Faktury dla konsumentów mogą być nadal wystawiane poza KSeF w sposób uzgodniony między stronami. Nabywca nie musi mieć konta w KSeF.
VAT
Podatek od towarów i usług - podatek pośredni pobierany na każdym etapie obrotu. Podatnicy VAT czynni są objęci obowiązkiem KSeF od 2026 r. Podatnicy zwolnieni z VAT będą objęci obowiązkiem później (od 2027 r.).