Faktury proforma w KSeF - jak to działa?

Dokładnie tak jak myślisz. Faktury proforma nie podlegają obowiązkowi wysyłki przez KSeF, bo nie są fakturami VAT w rozumieniu przepisów. To tylko dokumenty informacyjne/zaliczkowe, więc możesz je dalej wystawiać w dowolnej formie - pdf, word, czy nawet odręcznie. Przez KSeF musisz wysłać dopiero finalną fakturę VAT, czyli tę dokumentującą rzeczywistą sprzedaż. W praktyce workflow wygląda tak: 1. Proforma (poza KSeF) → klient płaci → towar wysłany 2. Faktura VAT (przez KSeF) dokumentująca sprzedaż Jedyne na co uważaj to numeracja - proformy numeruj w osobnej serii (np. PRO/001/2026), żeby nie mieszać z fakturami VAT. W systemach księgowych zazwyczaj i tak są to osobne serie dokumentów. Btw, jeśli klientka robi faktury zaliczkowe (czyli VAT od zaliczki), to te już muszą iść przez KSeF, bo to są pełnoprawne faktury VAT. Ale to chyba nie jest wasz przypadek z tego co piszesz?

Potwierdzam to co napisał PiotrNowak, u mnie w testach dokładnie tak to działało. Proformy leciały normalnie poza systemem, dopiero finalne faktury przez KSeF. Tylko jedno zastrzeżenie - sprawdź dokładnie czy Twoja klientka czasem nie miksuje pojęć. Bo widziałem już kilka przypadków gdzie ludzie mówią "proforma" a tak naprawdę wystawiają faktury zaliczkowe (te z VAT), bo klient płaci z góry. I to jest duża różnica - faktura zaliczkowa to pełnoprawna faktura VAT i musi iść przez KSeF od 1 lutego 2026. Prawdziwa proforma to dokument bez VAT, informacyjny, który nie trafia do JPK ani do systemu. Możesz ją zrobić w paintcie teoretycznie i nikt Ci nic nie powie :) A co do numeracji - zdecydowanie osobne serie, najlepiej jakieś PRO/ albo PROF/, żeby omyłkowo nie spróbować wrzucić proformy do KSeF. System odrzuci taki dokument bo nie będzie miał prawidłowej struktury faktury VAT, ale po co sobie robić problemy.

Dzięki za wyjaśnienia! Potwierdzam że klientka naprawdę wystawia proformy (te bez VAT-u) bo sama widziałam jak je robi - to jest taki pdf z informacją o zamówieniu i kwocie do zapłaty, klienci przelewają na podstawie tego i dopiero wtedy ona pakuje i wysyła towar. Jak przyjdzie przelew to wystawia normalną fakturę VAT z numeracją FAK/. No to git, będę mogła jej powiedzieć że nic się nie zmienia w tym zakresie i może dalej robić tak jak robiła. Mniej roboty przy wdrożeniu KSeF :) Dzięki też za przypomnienie o osobnej numeracji - akurat u niej to dobrze zrobione (ma PRO/), ale faktycznie widzę czasem u innych klientów bałagan w tym temacie.

A ja jeszcze dodam jedną rzecz - sprawdź czy klientka nie ma czasem włączonej opcji "faktura za proformą" w swoim systemie księogwym. Bo niektóre programy mają taką funkcję, że jak klikniesz "wystaw faktrę za proforme" to automatycznie kopiuje dane z proformy i tworzy fakturę VAT z tym samym numerem tylko zmienia prefiks (np. PRO/001 → FAK/001). To może być wygodne, ale trzeba uważać żeby przypadkiem nie wystawić dóch faktur z tym samym numerem. Lepiej ręcznie sprawdzać numerację przed wysłaniem przez KSeF. I jeszcez jdno - jak już będziecei wdrażać KSeF u tej klientki, to warto przetestować cały proces na środowisku demo. Wystawcie kilka faktur testowych żeby sprawdzić czy wszysko gra z danymi klientów, kodami PKWiU itp. Lepiej wyłapać problemy na testach niż 1 lutego na ostrym środowisku :)

Dokładnie tak, u mnie w e-commerce to standard - proformy poza systemem, finalne faktruy przez KSeF. Mam kilka sklepów które tak działają i sprawdza się to świetnie. Tylko uwaga na jeden szczegół - jeśli klientka używa jakiegoś systemu sklepowego (PrestaShop, WooCommerce czy coś podobnego), to warto sprawdzić czy ma dobrze skonfigurowane statusy zamówień. Bo czasem widzę że system automatycznie generuje "fakturę" jak tylko klient złoży zamówienie, a powinien generować proformę. Dopiero po zmianie statusu na "opłacone" czy "wysłane" ma stworzyć prawdziwą fakturę VAT. I jeszcze jedno - sprawdźcie czy proformy mają wyraźnie napisane "PROFORMA" albo "FAKTURA PROFORMA" w nazwie dokumentu. Klienci czasem się mylą i myślą że to już finalna faktura, a potem dzwonią że "nie mogą odliczyć VAT-u" 😅 Lepiej dmuchać na zimne i mieć wszystko jasno opisane, zwłaszcza że od lutgo będzie węcej pytań o faktury i KSeF.

Dokładnie tak! 👍 Proformy to nie faktury VAT więc poza KSeF. Ja jaok grafik też czaseem robię takie "oferty" (nie nazywam ich proformami żeby nie było zamieszania) - wysyłam PDFa z ceną za projekt, klient przelewa zaliczkę i dopiero wtedy wystawiam fakturę pżez KSeF. Tylko uważaj na jedno - sparwdź czy w proformie nie ma napissane "VAT" nigdzie, bo niektórzy klienci mogą próbować to księgować 😅 U mnie jest jasno "OFERTA" albo "WYCENA" i tyle. A co do numeracji - super że ma PRO/, u mnie jest WYC/ i FAK/ i nigdy się nie pomyliłem. Gorzej jak ktoś ma wszystko w jednej serii...