Jak radzicie sobie z duplikatami przy automatycznym pobieraniu z KSeF?

Cześć Zuzanna, U nas w transporcie mamy podobny problem, zwłaszcza że faktury leca praktycznie non-stop. My to rozwiązaliśmy tak: **Numer KSeF jako klucz główny** - to jest podstawa. W naszym systemie księgowym (GT Faktura) dodaliśmy pole z numerem KSeF i przed importem sprawdzamy czy taki numer już istnieje w bazie. Jeśli tak - pomijamy. To załatwiło 90% problemu z duplikatami. Co do korekt - tutaj musisz mieć osobną logikę, bo korekta ma INNY numer KSeF niż oryginał. My oznaczyliśmy to dodatkowym polem "RodzajFaktury" i księgowe już wiedzą że jak widzą korektę to muszą ręcznie zweryfikować oryginał. A te PDFy z maili to wyłącz koniecznie automatyczny import, serio. My mamy regułę w firmie - albo KSeF albo nic. Kontrahenci się przyzwyczaili, choć na początku było trochę jazdy bo kierowcy nadal chcieli "normalną" fakturę dostawać SMS-em 😅 Jeszcze jedno - sprawdź czy timeout przy pobieraniu to nie problem po Twojej stronie (połączenie, limity API). My zwiększyliśmy interwał do co 2h zamiast co noc i jest stabilniej.

Zuzanna, mam podobne doświadczenia z duplikatami i mogę podzielić się tym co u nas sprawdziło się w praktyce. Przede wszystkim zgadzam się z Kasią co do numeru KSeF jako klucza - to podstawa. My w naszym systemie księgowym stworzyliśmy dodatkową tabelę pomocniczą gdzie trzymamy numey KSeF wszystkich pobranych faktur. Przed każdym importem skrypt sprawdza czy dany numer już istnieje. Jeśli tak - pomija import i loguje to jako "duplikat pominięty". Co do korekt - tutaj trzeba być ostrożnym. Korekta ma inny numer KSeF niż oryginał, więc system pozwoli na import obu dokumentów. My rozwiązaliśmy to tak, że korekty oznaczmy specjalnym statusem "do weryfikacji" i księgowe mają obowiązek sprawdzić czy faktura pierwotna została odpowiednio obsłużona (anulowana lub skorygowana w systemie). Timeout przy pobieraniu może być problematyczny - sprawdź logi API. My zmieniliśmy strategię na pobieranie mniejszymi porcjami (np. 50 faktur na raz zamiast wszystkich) i zwiększyliśmy timeout do 60 sekund. Od tego czasu nie ma problemów z podwójnnym ipmortem tej samej faktury. A co do PDFów z maili - koniecznie wyłącz automatykę. To tylko generuje chaos. Lepiej wprowadź regułę że kontrahenci ablo wysyłają przez KSeF albo w ogóle nie wysyłają. Na początku będzie opór, ale szybko się przyzwyczają. My mamy nawet klauzulę w umowach że preferowaną formą jest KSeF. Jeszcze jedna rada - sprawdź czy BaseLinker ma wbuddowaną obsługę numerów KSeF. Może problem leży w integracji między systemami?

Hej Zuzanna, Dokładnie ten sam problem miałam w poprzednim biurze! Te duplikaty to istna zmora, szczególnie gdy masz kilkudziesięciu klientów. Zgadzam się z poprzednikami co do numeru KSeF - to jedyna sensowna metoda. My robiliśmy to tak że przed importem skryypt porównywał numery KSeF z już istniejącymi w bazie. Ale uwaga - przy korektach trzeba uważać bo one mają inne numery niż oryginały. U nas korekty trafiały na osobną listę "do ręcznej weryfikacji" żeby księgowa mogła sprawdzić co z oryginalną fakturą. Co do BaseLinker - sparwdź czy nie masz ustawionego zbyt krótkiego timeoutu. My mieliśmy poodbny problem że czasem ta sama faktura pobierała się 2x przy przerwanych połączenach. Pomogło zwiększenie timeutu i pobieranie mniejszymi porcjami. A te PDFy z maili to zdecydowanie wyłącz automatykę. Serio, tylko chaos z tego. Lepiej wytłumacz kontrahentom że jak wysyłają przez KSeF to nie muszą dodatkowo mailować. Na początku będą marudzić ale szybko się przyzwyczają. Jeszcze jedna rzecz - sprawdź czy macie w systemie pole na status faktury (np. "KSeF", "PDF", "dubel"). To bardzo pomaga w późniejszym porządkowaniu i księgowe od rrazu widzą z czym mają do czynienia.

Oj Zuzanna, też przez to przeszłam i wiem jak to frustruje! 😤 U nas w biurze na Śląsku mamy podobną sytuację - dużo klientów z różnych branż i ten chaos z duplikatami był nie do wytrzymania. Księgowe już nie weidziały co robić. To co napisała Kasia i Filip o numerze KSeF to święta prawda - bez tego się nie da. My dodatkowo zrobiłyśmy sobie prostą tabelkę w Excelu gdzie trzymamy numery KSeF wszystkich pobranych faktur. Przed każdym importem dziewczyny sprawdzają czy już taki numer był. Może prymitywne ale działa. Z korektami to osobna bajka - my mamy zasadę że każda korekta ląduje w osobnym folderze "do sprawdzenia" i nic automatycznie nie kasujemy. Lepiej dmuchać na zimne niż potem szukać co się stało z oryginalną fakturą. A te PDFy z maili... matko jedyna! Wyłącz to koniecznie. My mieliśmy jeden miesiąc że ta sama faktura była 3 razyy w sytemie - raz z KSeF, raz z maila i jeszcze raz bo klient "na wszelki wypadek" przyniósł papierową kopię 🙄 Sprawdź jeszcze czy BaseLinker nie ma jakiejś opcji deduplikacji. Niektóre systemy mają to wbudowane, tylko trzeba znaleźć w ustawieniach.