Jak przejść na KSeF? Chyba robię to źle...

Witaj na forum! Dobrze że się pytasz teraz, a nie w styczniu jak wszyscy 😅 **Odpowiadając po kolei:** 1. **Demo vs prod** - zostań na demo jeszcze trochę. Środowisko produkcyjne uruchom dopiero jak ogarniesz podstawy. Na demo możesz bezpiecznie testować i nic nie zepsujesz. 2. **Migracja** - nie musisz przesyłać starych faktur. Od 1 lutego 2026 wszystkie NOWE faktury idą przez KSeF. Stare zostająą gdzie były. 3. **Poradnik** - niestety, MF ma kiepskie tutoriale. Polecam zacząć od prostej faktury B2B na demo. Wygeneruj XML, wyślij, pobierz z powrotem. Jak to przejdzie, to znaczy że ogarniasz podstawy. 4. **Program vs portal** - możesz wysyłća przez portal MF, ale przy większej iloci faktur to mordęga. Lepiej zainwestuj w jakiś program księgowy z integracją KSeF. **Praktyczne pierwsze kroki:** - Pobierz przykładowy XML faktury FA(2) z dokumentacji MF - Wrzuć go na demo i zobacz co się stanie - Jak przejdzie - zmień kwoty, daty, kontrahenta i wyślij ponownie - Sprawdź jak wygląda pobieranie faktury z systemu Co do XML - nie musisz go pisać ręcznie. Każdy porządny program księgowy to robi za Ciebie. Ale warto wiedzieć jak wygląda struktura, żeby debugować błędy. Twoja księgowa powinna się tym zająć, ale skoro nie chce, to może czas na zmianę? 🤷‍♀️ Dobra księgowa już dawno powinna mieć plan na KSeF.

Świeżak w biznesie, rozumiem 😊 Justyna dobze napisała, ale dodam kilka rzeczy z perspektywy kogoś kto testuje systemy na codzień. **Co do środowiska demo** - zostań tam na pewno jeszcze z miesiąc. Ale uwaga na jedną pułapkę którą odkryłem: na demo możesz używać fikcyjnych NIPów kontrahentów, a na prodzie system będzie je walidował w bazie VAT. Więc jak będziesz testować, używaj prawdziwych NIPów firm żeby nie mieć niespodzianek później. **XML i FA(2)** - brzmi strasznie ale to tylko struktura danych. Twój program księgowy (albo portal MF) generuje to za Ciebie. Ale polecam ściągnąć jeden przykładowy XML z dokumentacji i przejrzeć - jak zobaczysz błąd walidacji, łatwiej zrozumiesz o co chodzi. **Praktyczny test który warto zrobić:** wyślij na demo jedną prostą fakturę B2B, potem ją pobierz z powrotem i sprawdź czy wszystkie dane się zgadzają. Potem celowo zrób błąd (np. zła stawka VAT) żeby zobaczyć jak wyglądają komunikaty błędów. W lutym będziesz spokojniejszy jak już będziez wiedział co oznacza "kod błędu 123". Co do twojej księgowej - jeśli się boi KSeF to czerwona flaga. Dobra księgowa już dawno powinna mieć plan i testować system. Może warto poszukać kogoś kto już ma doświadczenie z KSeF? Jedna rzecz jeszcze - jak zaczniesz testować faktury z różnymi stawkami VAT lub zwolnieniami, planuj więcej czasu. System jest bardzo restrykcyjny na walidacji i rzczy które przeszłyby w papierowej fakturze tutaj mogą być odrzucone.

@JustynaZawadzka dobrze rozpisała podstawy, ale dorzucę kilka rzeczy z perspektywy infrastrukturalnej. **Co do środowiska demo vs prod:** Demo ma identyczne API i walidację, ale **inne limity czasowe**. Tokeny wyasają po 20 min w obu środowiskach, ale demo ma bardziej agresywne throttling - 30 req/min zamiast 50. Więc nie testuj tam masowego wysyłania faktur, bo dostaniesz 429 i pomyślisz że coś robisz źle. **XML i schemat FA(2):** Nie musisz pisać XML ręcznie, ale warto zrozumieć podstawową strukturę. Najczęstsze błędy które widzę w logach: - Nieprawidłowy format daty (`YYYY-MM-DD` a nie `DD.MM.YYYY`) - Błędny `KodWaluty` - musi być `PLN` nie `zł` - Brakujące pola obowiązkowe w seekcji `Podmiot1` ```xml <KodWaluty>PLN</KodWaluty> <!-- NIE "zł" --> <DataWystawienia>2024-01-15</DataWystawienia> <!-- NIE "15.01.2024" --> ``` **Praktyczny tip na start:** Zanim kupisz progarm księgowy, sprawdź czy Twój obecny system może eksportować dane do CSV/Excel. Większość programów KSeF potrafi importować podstawowe dane, więc nie będziesz musiał przepisywać wszystkiego od zera. Co do księgowej - może rzeczywiście czas na zmianę. W lutym będzie chaos i kto się nie przygotował, ten będzie miał problem. Doba księgowa powinna już testować na demo od miesięcy. Jakiej branży dotyczy Twoja działalność? Bo niektóre mają specyficzne wymagania w XML (np. budownictwo, transport).

Wdzę że już dostałeś dobre odpowiedzi, ale dorzcę kilka rzeczy z perspektywy testera które mogą Ci się przydać. **Co do błędów walidacji** - przygotuj się mentalnie że na początku będdziesz dostawał dużo błędów. System jest bardzo restrykcyjny i rzeczy które w normalnej fakturze by przeszły, tutaj mogą być odrzucone. Najczęściej wdizę problemy z: - Datami w złym formacie (system chce `YYYY-MM-DD`) - Błędnymi kodami PKWiU/CN (muszą być aktualne) - Nieprawidołwą strukturą adresów (szczególnie jak masz kontrahentów zagranicznych) **Praktyczny test który polecam:** wyślij na demo jedną fakturę, potem celowo zrób w niej błąd (np. zmień NIP na fikcyjny) i wyślij ponownie. Zobaczysz jak wyglądają komunikaty błędów - w lutym będziesz spokojniejszy jak już będziesz wiediał co oznaczają różne kody. **Edge case który odkryłem:** jeśli masz faktury z rabatami lub upustami, sprawdź dokładnie jak system liczy kwoty. Czasem różnica w zaokrągleniu o 1 grosz powoduje odrzucenie całej faktury. Na demo możesz to bezpiecznie przetestować. Co do programów księgowych - nie wszystkie mają jeszcze pełną integrację z KSeF. Sprawdź czy Twój obecny program planuje aktualizację, bo może nie będziesz musiał niczego zmieniać. Jedna rzecz jeszcze - jak będziesz testować, zapisuj sobie kody błędów które dostajesz. Dokumentacja MF jest... specyficzna, ale community na tym forum często ma lepsze wyjaśnienia co dany błąd oznacza w praktyce.

Witaj na forum! Widzzę że już dostałeś dobre odpowiedzi, ale dorzucę kilka rzeczy z perspektywy kogoś kto wdrażał KSeF w firmie handlowej. **Co do Twoich pytań:** 1. **Demo vs produkcja** - zdecydowanie zostań na demo jeszcze z miesiąc. Na prodzie każda faktura ma konsekwencje podatkowe, więc lepiej najpierw opanować podstawy na testowym środowisku. 2. **Stare faktury** - nie przesyłasz. Od 1 lutego 2026 wszystkie NOWE faktury muszą iść przez KSeF. Te sprzed tej daty zostają w dotychczasowej formie. 3. **Poradnik krok po kroku** - niestety MF ma kiepskie materiały szkoleniowe. Polecam zacząć tak: - Wyślij najprostszą fakturę B2B pżez formularz webowy na demo - Pobierz ją z powrotem i zobacz jak wygląda wygenerowany XML - Potem spróbuj wysłać coś z błędem (np. zły NIP) żeby zobaczyć komunikaty błędów 4. **Program vs portal** - przez portal MF możesz, ale przy większej ilości faktur to mordęga. Lepiej jaiś program z integracją. **Praktyczna rada:** jak testujesz na demo, używaj prawdziwych NIPów kontrahentów (można sprawdzić w bazie VAT). Na demo system nie weryfikuje czy firma istnieje, ale na prodzie już tak - lepiej się pryzzwyczaić od razu. Co do księgowej która "się boi" - to czerwona flaga. Dobra księgwoa już dawno powinna testować system i mieć plan wdrożenia. Może warto rozejrzeć się za kimś kto ma doświadczenie z KSeF? Jakiej branży dotyczy Twoja działalność? Bo niektóre mają specyficzne wymagnia w strukturze XML.

Witaj! Widzę że już dostałeś bardzo dobre odpowiedzi, ale dorzucę kilka rzeczy z mojego doświadczenia jako admin IT który właśnie przeszedł przez wdrożenie KSeF. **Odpowiadając na Twoje pytania:** 1. **Demo vs produkcja** - zdecydowanie zostań na demo jeszcze z 2-3 tygodnie. Ja tam spędziłem miesiąc testując wszystkie możliwe scenariusze naszej firmy handlowej. Na prodzie każdy błąd ma konsekwencje prawne, więc lepiej się najpierw nauczyć na testowym środowisku. 2. **Stare faktury** - spokojnie, nie musisz nic przesyłać. Od 1 lutego 2026 wszystkie NOWE faktury idą przez KSeF, ale te wcześniejsze zostaja w dotychczasowej formie. 3. **Poradnik krok po kroku** - niestety dokumentacja MF to dramat. Polecam taki plan: - Wstaw najprostszą fkturę B2B przze formularz webowy na demo - Pobierz ją z powrotem i zobacz jak wygląa XML - Celowo zrób błąd (np. zły NIP) żeby zobaczyć komunikaty błędów - Potem testuj faktury które najczęściej wystawiasz 4. **Program vs portal** - przez portal można, ale przy większej liczbie faktur to męczarnia. Lepiej jakiś program z integracją KSeF. **Praktyczna rada z mojego wdrożenia:** Na demo używaj prawdziwych NIPów kontrahentów (sprawdź w białej liście VAT). System na demo nie weryfikuje czy firma istnieje, ale na prodzie już tak - lepiej się przyzwyczaić od razu do dobrych praktyk. Co do Twojej księgowej która "się boi" - to naprawdę czerwona flaga. Dobra księgowa już od miesięcy powinna testować system i mieć gotowy plan wdrożenia. Może warto się rozejrzeć za kimś kto ma już doświadczenie z KSeF? **Jeden tip na koniec:** Jak będziesz testować faktury z różnymi stawkami VAT lub zwolnieniami, zzaplanuj więcej czasu. System jest brdzo restrykcyjny na walidacji i rzeczy które przeszłyby w zwykłej fakturze mogą być tutaj odrzucone za drobne błędy w formatowaniu.