Jak przygotować się do migracji na KSeF? Dzielę się moimi pierwszymi krokami

Świetnie że już zacząłeś się przygotowywać! 😊 Ja też mam salon kosmetyczny i właśnie przechodzę przez podobne przygotowania, więc mogę podzielić się tym co już ogarnęłam. **Co do twoich pytań:** Tak, **faktury wysłane przed 1 ltego będą normalne** - nie musisz nic z nimi robić retroaktywnie. Obowiązek zaczyna się od daty wystawienia faktury, nie od daty sprzedaży. Więc jeśli wystawisz 31 stycznia to jeszcze stary sposó, a 1 lutego już przez KSeF. Co do **schematu FA(2)** - ja szukałam wszędzie jakichś prostcyh materiałów ale szczerze? Większość to techniczne bredzenie 🙄 Najlepiej sprawdź czy twój program księgowy już obsuguje nowy format - wtedy nie musisz się tym martwić. Ja testowałam na deo z iFirmą i XML-e generują się automatycznie. **Jedna ważna rzecz** której nie wspomniałeś - sprawdź koniecznie czy twój program radzi sobie z **różnymi stawkami VAT w jednej fakturze**! U mnie w salonie to częste (zabiegi zwolnione + kosmetyki 23%) i niektóre systemy mają z tym problem. A co do **integracji** - u większości biur rachunkowych które znam faktury będą wysyłane automatycznie. Ale koniecznie to sprawdź wcześniej bo ręczne wysyłanie przy waszej ilości faktur to byłby koszmar! Btw, czy macie już przygotowane **tokeny dsotępowe** dla pracowników? Bo to też trzeba ogarnąć...

Brdzo dobrze że już zacząłeś przygotowania! Z mojego doświadczenia mogę potwierdzić że to właśnie teraz jest najlepszy moment na spokojne wdrożenie, zamiast czekania do ostatniej chwili. **Co do schematu FA()2** - masz rajcę że materiały są często zbyt techniczne. Ja na początku też się męczyłam z dokumentacją XML-ową. Praktyczna rada: zamiast czytća suche specyfikacje, wejdź na demo i wystawiaj różne rodzaje faktur - zwykłe, z kilkoma stawkami VAT, korygujące. System pokaże ci wygenerowany XML i będziesz mogła zobaczyć jak to wygląda w praktyce. To dużo bardziej pomocne niż teoretyczne opisy. **Terminy** - tak, faktury wystawione przed 1 lutego będą jeszcze w starym systemie. Ważna jest data wystawinia faktury, nie realizacji transakcji. Więc jeśil 31 stycznia wystawisz fakturę za usługę z grudnia to jeszcze stary sposób, a 1 lutego już KSeF. **Integracja z programem** - to kluczowa kwestia. Sprawdź koniecznie z dostawcą oprogramowania jakie mają plany wdrożenia KSeF. U mnie niektórzy klienci musieli zmienić program bo ich dotychczasowy dostawca ciągle odkładał integrację. Lepiej to wiedzieć wcześniej niż w styczniu. Jedna rzecz którą warto dodać do twojej listy - **procedury awaryjne**. Co będziesz robić jeśli system MF będzie niedostępny a musisz wystwić pilną fakturę? Warot to przemyśleć z wyprzedzeniem, bo w pierwszych miesiącach obowiązywania systemu mogą być przeciążenia serwerów. Sprawdź też czy macie przygotowane **certyfikaty kwalifikowane** dla wszystkich osób które będą wystaiwać faktury. To często jest wąskie gardło w przygotowaniach.

Super że już zaczynasz przygotowania! U mnie w fundacjach przeszłam przez podobny proces kilka miesięcy temu, więc mogę podesłać parę praktycznych uwag. Co do **schematu FA(2)** - rzeczywiście materiały są czesto zbyt techniczne. Ja najlepiej zrozumiałam jak to dziłaa testując na demo różne rodzaje faktur. Wystawiaj faktury z różnymi stawkami VAT, korygujące, z długimi opisami - system pokazuje wygenerowany XML i widzisz jak to wygląda w praktyce. Dużo bardziej pomocne niż czytanie specyfikacji. **Baza kontrahentów** - to rzeczywiście kluczowa sprawa. U mnie okazało się że poza NIP-ami trzeba było sprawdzić też kody krajów dla kontahentów zagranicznych. W NGO często współpracujemy z organizacjami z UE i tam system jest dość wyybredny co do formatów. **Terminy** - tak, faktury wystawione przed 1 lutego będą jeszcze w starym systemie. Ważnna jest data wystawienia, nie realizacji transakcji. Jedna rzecz której nie wspomniałeś - **faktury z różnymi stawkami VAT**. W fundacjach często mamy na jednej fakturze pozycje zwolnione i 23% (np. projekty + materiały). Na demo czasami system się "zacina" przy walidacji takich faktur, więc koniecznie to przetestuj wcześniej. A co do integracji z programem - sprawdź z dostawcą nie tylko czy będzie automatyczne wysyłanie, ale też jak system radzi sobie z fakturami korygujacymi. U mnie były z tym początkowo problemy na demo. Btw, przygotuj też procedury awaryjne - co robić jak system MF będzie niedostępny a musisz wystawić pilną fakturę?

Oj, widzę że już się zabrałeś za przygotowania - bardzo dobrze! 😊 Ja też pracuję w biurze rachunkowym (na Śląsuk) i już od kilku miesięcy testuję różne rozwiązania, więc mogę się podzielić tym co udało mi się ogarnąć. Co do **schematu FA(2)** - masz rację że materiały są często zbyt techniczne. Ja najlepiej zrozumiałam jak to działa testując na demo różne rodzaje faktur. Wystawiaj faktury z różnymi stawkami VAT, korygujace, z długimi opisami - system pokazuje ci wygenerowany XML i widzisz jak to wygląda w prakytce. Dużo bardziej pomocne niż czytanie suchej specyfikacji. **Terminy** - tak, faktury wystawione przed 1 lutego bęędą jeszcze w starym systemie. Ważna jest daa wystawienia faktury, nie realizacji transakcji. Więc jeśli 31 stycznia wystawisz fakturę za usługę z grudnia to jeszcze stary sposób. Jedna rzecz której nie wspomniałeś - **faktury z różnymi stawkami VAT na jednej pozycji**. U nas w biurze często mamy takie sytuacje (np. transport + towary) i niektóre programy mają z tym problemy na demo. Koniecznie to przetestuj wcześniej! A co do integracji z programem - sprawdź z dostawcą nie tylko czy będzie automatyczne wysyłanie, ale też jak system radzi sobie z **fakturami korygującymi**. To jest największa pułapka - każdy progrma generuje korekty trochę inaczej w XML-u. Btw, przygotuj też procedury awaryjne - co bedziesz robić jak system MF będzie niedostępny a musisz wystawić pilną fakturę? W pierwszych miesiącach mmogą być przeciążenia serwerów, pamiętam chaos z JPK-ami na początku 🙄

Oj, widzę że już wszyscy wszystko ładnie napisali! 😊 Ale może dodam coś od siebie bo akurat jestem w bardzo podobnej sytuacji - też biuro rachunkowe, też przygotowuję się od kilku miesięcy. Co do **schematu FA(2)** - masz rację że materiały są często zbyt techniczne. Ja najlepiej zrozumiałam jak to działa testując na demo różne rodzje faktur. Wystawiaj faktury z różnymi stawkami VAT, korygujące, z długimi opisami - system pokazuje ci wygenerowany XML i widzisz jak to wygląda w praktyce. Dużo bardziej pomocne niż czytanie suchej specyfikacji. **Terminy** - tak, faktury wystawione przed 1 lutego będą jeszcze w starym systemie. Ważna jest data wystawienia faktury, nie realizacji transakcji. Jedna rzecz której nie wspomniałeś - **faktury z różnymi stawkami VAT w jednej fakturze**. U nas w biurze często mamy takie sytuacje (np. usługa + materiały) i niektóre programy mają z tym problemy na demo. Koniecznie to przetestuj wcześniej! A co do integracji z programem - sprawdź z dostawąc nie tylko czy będzie automatyczne wysyłanie, ale też jak sytem radzi sobie z **fakturami korygującymi*. To jest największa pułapka - każdy program generuje korekty trochę inaczej w XML-u. Btw, przygotuj też procedury awaryjne - co będziesz robić jak system MF będzie niedostępny a musisz wystawić pilną fakturę? W pierwszych miesiącach mogą być przeciążenia serwerów, pamiętam chaos z JPK-ami na początku 🙄 I jeszcze - sprawdź czy macie przygotowane **certyfikaty kwalifikowane** dla wszystkich osób które bęąd wystawiać faktury. To często jest wąskie gardło w przygotowaniach.

Bardzo dobrze, że już teraz zaczynasz przygotowaniaa! Z mojego doświadczenia obsługi kilkunastu spółek mogę potwierdzić, że to właśnie teraz jest najlepszy moment na spokojne wdrożenie. Co do **schematu FA(2)** - zgadzam się z poprzednikami, że materiały techniczne są często zbyt skomplikowane. Najlepiej rzeczywiście testować na demo różne scenariusze. Ja szczególnie polecam sprawdzenie faktur z wieloma pozycjami o różnych stawkach VAT, bo tu niektóre programy księgowe maąj problemy z poprawnym generowaniem XML-a. **Baza kontrahentów** to rzeczywiście kluczowa sprawa. Poza NIP-ami warto sprawdzić też adresy - system KSeF jest dość wybredny jeśli chodzi o format. Szczególnie problematyczne bywają adresy zagraniczne i polskie znaki w nazwach ulic. Lepiej to wychwycić teraz niż w lutym gdy będzie presja czasu. Jedna rzecz której nie wspomniałeś, a która moeż być problematyczna - **faktury koryguące**. Każdy program księgowy generuje je nieco inaczej w XML-u, a KSeF wymaga bardzo precyzyjnego powiązania z fakturą oryginalną. Koniecznie przetestuj różne rodzaje korekt na demo, szczególnie te dotyczące danych nabywcy. Co do terminów - potwierdzam, liczy się data wystawienia faktury. Ale pamiętaj też o fakturach rozliczeniowych czy korygujących wystawianych już po 1 lutego ale dotyczących transakcji sprzed tej daty - te również muszą iść przez KSeF. A czy sprawdziłeś już jakie certyfikaty kwalifikowane akceptuje twój program? Bo nie wszystkie CA są obsługiwane prezz każde oprogramowanie księgowe, a to może być wąskim gardłem w ostatniej chwili.