Jak ogarnąć 50+ klientów w KSeF bez zwariowania?

Hej, ja akurat testuję różne rozwiązania do KSeF dla biura i mogę podzielić się kilkoma spostrzeżeniami z perspektywy testów: **Token management** to będzie prawdopodobnie twój największy ból głowy. Teoretycznie możesz działać jako pełnomocnik dla klientów, ale w praktyce musisz pamiętać, że tokeny autoryzacyjne wygasają (chyba po 60 min w sesji interaktywnej?). Jeśli planujesz batch processing dla 60 klientów, to musisz mieć jakiś system do odświeżania tokenów, bo inaczej połowa operacji się wysypie. Co do zbierania faktur - według mnie najgorszy scenariusz to skanowanie i OCR. Testowałem kilka rozwiązań OCR i błędy w rozpoznawaniu NIP czy kwot potrafią być dramatyczne. Lepiej postawić na jakiś portal gdzie klienci wrzucają faktury w PDF + ewentualnie Excel z podstawowymi danymi. Albo jeszcze lepiej - zintegrować się z ich programami fakturującymi przez API, ale to wymaga żeby klienci w ogóle mieli nowoczesne oprogramowanie... Jedna rzecz której się nauczyłem testując: koniecznie przećwicz obsługę błędów walidacji. KSeF potrafi odrzucić fakturę z najbardziej nieoczywistych powodów (np złe formatowanie dat, błędny kod waluty, problemy z GTU). Musisz mieć proces jak to naprawić i wysłać ponownie, zwłaszcza że niektóre faktury mają terminy. Nie wiem czy to pomoże, ale na demo ksef-demo.mf.gov.pl możesz przetestować różne edge case'y zanim wdrożysz cokolwiek na produkcji.

Dzięki za info o tokenach, o tym w ogóle nie pomyślałam... 60 minut to strasznie krótko jak się ma tyle klientów 😰 Mamy akurat problem że większość naszych klientów to starsze osoby prowadzące JDG i oni nawet nie mają żadnego programu do faktur, tylko wystawiają w Wordzie albo jakichś darmowych generatorach online. Jak im powiem żeby cokolwiek instalowali czy rejestrowali się gdzieś to będzie dramat... Czy to znaczy że my jako biuro musimy za nich te faktury generować i wysyłać do KSeF? Bo jeśli tak to chyba rzeczywiście potrzebujemy jakiegoś oprogramowania które to ogarnie, bo ręcznie dla 60 firm to niewykonalne. I jeszcze jedno pytanie - wspomniałeś o pełnomocnictwie. To musi być jakieś specjalne pełnomocnictwo do KSeF czy wystarczy nasze zwykłe pełnomocnictwo do reprezentowania w urzędzie skarbowym?

Witaj, U nas w firmie budowlanej (jestem po drugiej stronie - my jesteśmy klientem biura) też przechodziliśmy niedawno przez wdrożenie i może podsunę Ci kilka rzeczy z perspektywy tego jak to u nas wyglądało. Co do pełnomocnictw - musisz mieć osobne upoważnienie do KSeF. To nie to samo co zwykłe pełnomocnictwo do US. W KSeF jest opcja "upoważnienie do wysyłania faktur" i można to zrobić przez sam system. Klient musi Cię upoważnić używając swojego profilu zaufanego albo certyfikatu. Problem w tym że jak piszesz że masz starszych klientów bez programów to pewnie połowa z nich nie ma profilu zaufanego... My musieliśmy iść z naszą księgową do urzędu żeby to załatwić bo prezes nie miał e-podpisu. Jeśli chodzi o te Wordowe faktury to rzeczywiście macie problem. W KSeF idzie XML w strukturze FA(2) - nie ma opcji żeby wrzucić PDFa z Worda. Musicie albo: - kupić program który wygeneruje XML na podstawie danych które klient Wam poda (skan, excel, cokolwiek) - albo nauczyć klientów żeby używali czegoś co już robi XMLe (ale widzę że to odpada) My mamy program Comarch ERP i on to robi automatycznie, ale dla małych JDG to za drogie rozwiązanie. Jeszcze jedno - jak macie dużo klientów z branży budowlanej to uważajcie na reverse charge i MPP (mechanizm podzielonej płatności). KSeF wymaga odpowiednich oznaczeń w XML i jak to źle wypełnicie to US będzie miał pretensje. U nas była wtopa z tym na początku bo program źle mapował procedury szczególne. Może sprawdźcie jakieś rozwiązania dla biur które oferują hurtowe przetwarzanie? Czytałam że niektóre programy księgowe dodają moduły specjalnie pod obsługę wielu klientów jednocześnie, żeby nie musieć log

O, widzę że mamy podobny problem! Ja obsługuję około 40 klientów (głównie JDG) i też się zastanawiam jak to wszystko ogarnąć do lutego. Z mojego doświadczenia mogę potwierdzić to co pisał FakturaFan - te tokeny to będzie pradziwy koszmar. Testowałam na demo i rzeczywiście po godzinie wszstko się wylogowuje. Dla jednego klienta spoko, ale jak masz ich 60 to musisz mieć jakiś system kolejkowania. Co do tych starszych klientw z JDG - ja mam podbnie, większość robi faktury w Wordzie albo w jakichś darmowkach. Myślę że najrealistycznniejszy scenariusz to że będziemy musieli za nich te faktury przepisywać do jakiegoś normalnego programu który generuje XM. Męczące, ale co zrobić 🤷‍♀️ Jedna rzecz której się dowiedziałam od kolegi z innego biura - podobno niektóre programy księgowe dodają specjalne moduły do "wsadowego" wysyłania faktur do KSeF. Może warto sprawdzić czy wasz obecny program nie planuje czegoś takiego? Bo kupowanie nowego oprogramowania tylko pod KSeF to spory koszt. I jeszcze pytanie do RegulaminowegoMaka - wspomniałeś o upoważnieniach przez profil zaufany. A jak to wygląda z klientami którzy mają tylko podpis kwalifikowany na karcie? Da się jakoś prościej niż chodzenie do urzędu? Bo u mnie połowa klientów to ludzie 60+ i profil zaufany to dla nich czarna magia...

U mnie podobnie - 30 klientów ale też same małe firmy i JDG-ty. Już testuje na demo od kilku miesięcy i mogę powiedzieć że to będzie jazda bez trzymanki 😅 Co do tokenów - FakturaFan ma rację, to największy problem. Ja testuję teraz rozwiązanie gdzie robię sobie harmonogram wysyłek dla każdego klienta osobno, żeby nie próbować wszystkich naraz. Ale i tak czasami się token przedwcześnie wyloguje i trzeba zaczynać od nowa... Z tymi pełnomocnictwami to RegulaminowyMak dobrze pisze - rzeczywiście trzeba osobne upoważnienie w KSeF. Ale jest jedn haczyk o którym nikt nie wspomniał - klient może Ci dać upoważnienie tylko do wysyłania albo do wysyłania+pobierania. Jeśli chcesz też ściągać fatury sprzedaży dla JPK to musisz pamiętać o szerszym upoważnieniu. Ja póki co rozwiązuję to tak że klienci przysyłają mi dane z faktur w Excelu (mam przygotwany szablon) a ja przepisuje do programu i wysyłam. Czasochłonne ale na razie nie mam lepszego pomysłu. Sprawdzałam kilka porgramów dla biur rachunkowych ale ceny rzeczywiście kosmiczne jak na nasze obroty. @JoannaKubicka - co do profilu zaufanego, część moich starszych klientów poszła do urzędu gminy gdzie możan to załatwić szybciej niż w US. Może sprawdź czy w waszej gminie też tak robią? I jeszcze jedna rzecz - koniecznie przetestujcie różne rodzaje faktur na demo. Ja miałam problem z fakturami korygującymi i okazało się że mój program źle mapuje niketóre pola w XML 🤦‍♀️

Oj, jak to czytam to mi się włos na głowie jeży! 60 klientów to już jest poważna sprawa, ale da się to ogarnąć jak człowiek ma plan 💪 U nas na Śląsku też pzechodziliśmy przez podobne piekło rok temu. Mamy około 45 klientów i też większość to starsze osoby z JDG-ami któe faktury robiły w Wordzie albo na kolanach. Co się u nas sprawdziło: **Tokeny** - to rzeczywiście koszmar. My rozwiązałyśmy to tak że robimy "okienka czasowe" - rano 8-10 wysyłamy faktury dla jednej grupy klientów, potem 10-12 dla drugiej itd. I mamy jedną dziewczynę która tylko tym się zajmuje, żżeby nie było przełączania mędzy kontami. **Pełnomocnictwa** - RegulaminowyMak ma rację, trzeba osobne do KSeF. Ale protip: większość naszych starszych klientów poszła do Pczty Polskiej po profil zaufany, tam szybciej niż w urzędzie. A jak koś ma już e-dowód to w oóle bajka. **Zbieranie faktur** - my zrobiłyśmy szablon w Excelu z wszystkimi potrzebnymi polami (NIP, kwoty, GTU jeśli trzeba) i klienci wypełniają + skan faktury. Czasochłonne ale przynajmniej mamy pewność że dane są kompletne. Co do oprogramowania - my kupiliśmy w końcu dedykowany moduł do naszego programu księgowego. Kosztował słono ale się zwrócił, bo oszczędzamy masę czasu na przepisywaniu. A ten chaos z różnymi formatami faktur... matko jedyna, to dopiero będzie jazda! Ale jakoś to będzie, zawsze było 😅 @JoannaKubicka - sprawdź czy twoi klienci nie mogą skorzystać z jakiegoś prostego generatora online który już robi XMLe. Niektóre są darmowe i całkiem okej dla podstawowych faktur.