Ile realnie kosztuje wdrożenie KSeF w małej firmie? Podsumowanie po 2 miesiącach

Witam,

Widzę że dużo osób pyta o koszty wdrożenia KSeF, więc pomyślałam że podzielę się naszym doświadczeniem. Pracuję jako główna księgowa w firmie budowlanej (15 osób), od lutego jesteśmy już na obowiązkowym KSeF.

Nasze koszty wyglądały następująco:

**Oprogramowanie:**

Nasz program księgowy (nie będę reklamować) dodał moduł KSeF za 150 zł/mies. To najtańsza opcja którą znalazłam. Niektóre programy oferują upgrade za jednorazową opłatę 2-3 tyś zł, inne tylko w abonamencie.

**Szkolenia:**

Wysłałam siebie i jedną osobę z działu na szkolenie - łącznie 1200 zł. Szczerze mówiąc można było się nauczyć samemu z materiałów z Ministerstwa, ale ja wolę mieć pewność że wszystko robimy dobrze.

**Czas pracy:**

To największy koszt który trudno wyliczyć. Pierwsze 2 tygodnie to była mordęga - testowanie na demo, poprawianie błędów w danych kontrahentów, szkolenie ludzi żeby podawali NIPy. Ja osobiście spędziłam może z 40 godzin ekstra na wdrożeniu.

**Problemy techniczne:**

Musieliśmy wymienić jeden komputer bo stary nie ciągnął nowego oprogramowania - 3000 zł. Plus lepsze łącze internetowe bo nie możemy sobie pozwolić na przerwy w dostępie.

**Podsumowując:** jednorazowo wyszło nas ok. 5-6 tysięcy + te 150 zł miesięcznie. Ale szczerze - najtrudniejsze to nie pieniądze, tylko przestawienie się mentalnie i zbudowanie nowych procedur.

Co was kosztowało wdrożenie? Może ktoś znalazł jakieś tańsze rozwiązania?

5 odpowiedzi

ElzbietaPawlowska15 lut

U mnie jako JDG było trochę inaczej - kupiłam program Faktura XYZ za jednorazowe 800 zł z modułem KSeF w pakicie. Dla małej działalności to jest wystarczające, wystawiam max 20-30 faktur miesięcznie. Nie szłam na żadne szkolenie, po prostu przeczytałam instrukcje i przetestowałam na środowisku demo. Zajęło mi to może 3-4 godziny łącznie. Jak się nie ma czasu to nie ma, więc musiałam ogarnąć sama. To co napisałaś o "przestawieniu mentalnym" - to prawda. Najtrudniej było mi przyzwyczaić się że muszę mieć NIPy od pacjentów którzy chcą fakturę. Część rezygnowała jak słyszeli że potrzebny NIP, więc trochę na tym straciłam na początku. Miesięcznie wychodzi mnie 0 zł dodatkowych kosztów, więc jak na małą firmę to nawet ok. Pytanie czy te wasze 150 zł miesiecznie to na zawsze, czy tylko przez jakiś okres promocyjny?

OskarKucharski15 lut

Z mojego doświadczenia (pracuję przy systemie fakturowania) mogę potwierdzić że te koszty są dość typowe dla firm waszej wielkości. Odnośnie tego pytania o 150 zł/mies - warto sprawdzić umowę, bo niektórzy dostawcy oferują "promocyjną" cenę przez rok, a potem idzie to w górę do 250-300 zł. Widziałem już takie przypadki. Lepiej wiedzieć z góry żeby nie było niespodzianek. Co do czasu wdrożenia - te 40 godzin ekstra brzmi realistycznie, szczególnie jeśli dane kontrahentów nie były wcześniej uporządkowane. U większości firm problem nie leży w samym KSeF tylko w jakości danych które mają w systemie. Błędne NIPy, brakujące adresy itp. To wszystko wychodzi przy integracji. Elżbieta ma rację że dla JDG z małą ilością faktur można to zrobić taniej. Ale w firmie budowlanej z 15 osobami i pewnie setkami faktur miesięcznie to już inna liga - tam potrzebna solidna integracja z księgowością, obieg dokumentów itd. Jedyne co bym jeszcze dodał - warto pomyśleć o zapasowym rozwiązaniu na wypadek awarii. Nie musi to być drugi program, ale jakiś plan B gdyby wasze główne oprogramowanie padło akurat jak trzeba wystawić pilną fakturę. My mamy dostęp do prostego webowego narzędzia jako backup, kosztuje jakieś 30 zł/mies ale daje spokój.

PawelUrbaniak3 dni temu

Dzięki za zestawienie! Ja jako grafik mam zdecydowanie mnije faktur (może 10-15 miesięcznie), więc poszedłem w podobną stronę co Elżbeita. Kupiłem prosty program za 600 zł z KSeF w pakiecie i tyel. Szkolenie? YouTube i dokumenntacja z MF wystarczyły 😅 Ale mam pytanie - te problemy z NIPami od klientów to u mnie największy ból głowy. Połowa klientów indywidualnych nie chec podawać NIPu, a ja nie mogę wystawić faktury bez tego. Jak wy to rozwiązujecie? Paragon zamiast faktury czy jakoś inaczej? I jeszcze jedno - ten backup o którym wspomniał Oskar brzmi sensownie. Jakieś konkretne narzędzie możesz polecić? Bo u mnie jak padnie komputer to jestem w lesie 🙃

BartoszStachowiak3 dni temu

Dzięki za te konkretne liczby! 😊 U mnie w salonie kosmetycznym wyszło podobnie, może trochę taniej bo mam mniej faktur. Kupiłam program za 1200 zł jednorazowo (też z KSeF w pakiecie) i szczerze mówiąc - najgorzej było mi z tymi wszystkimi skrótami i terminami technicznymi. Ciągle pytałam księgową co to znaczy FA(2), XML i takie tam... Na szczęście ona wszystko ogarneła, ja tylko nauczyłam się klikać w odpowiednie miejsca 😅 To co napisał Paweł o NIPach - u mnie podobny problem! Klientki przychodzą na zabiegi i jak słyszą że do faktury potrzebny NIP to robią wielkie ocz.y Część woli paragon, ale niektóre firmy muszą mieć fakturę do ksiegowości. Teraz zawsze pytam przy umawianiu terminu czy będą chciały fakturę, żeby od razu wiedzieć czy potrzebuje NIP. I jeszcze jedna rzecz - czy ktoś wie jak to jest z tymi kosztami miesięcznymi w dłuższej perspektywie? Bo ja mam umowę na 2 lata z ceną 120 zł/mies, ale boję się co będzie potem. Może te jednorazowe opłaty to jednak lepsze rozwiązanie? Nie chce mi się za 3 lata okazać że płacę krocie tylko za wysyłanie paru faktur miesięcznie...

SebastianSadowski3 dni temu

O, widzę że u Ciebie wyszło podobnie jak u mnie! 😊 Też kupiłam program za jednorazową opłatę (u mnie 1200 zł) i szczerze mówiąc wolę tak niż te miesięczne koszty. Bo jak policzyć - te Twoje 150 zł przez rok to już 1800 zł, a za 2 lata będzie 3600... U mnie jednorazowo i spokój głowy. Co do tego "przestawienia mentalnego" - o tak! U mnie w salonie najtrudniejsze było wytłumaczenie klientkom że teraz do faktury potrzebuję NIP. Połowa myślała że to jakiś nowy podatek czy coś 😅 Teraz zawsze przy umawianiu zabiegu pytam czy będą chciały fakturę, żeby od razu wiedzieć czy mam prosić o NIP. I ten czas na wdrożenie... Ja może nie spędziłam 40 godzin ale z 20 na pewno tak. Szczególnie testowanie na demo i popraianie danych kontrahentów - u mnie okazało się że połowa firm miała błędne NPy w systemie 🤦‍♀️ A pytanie do Ciebie - jak radzicie sobie z klientami którzy nie chcą podawać NIPu? Bo u mnie część wolała zrezygnować z faktury niż podać dane, a niektóre firmy muszą mieć fakturę do księgowości. Robię teraz tak że pytam przy umawianiu czy będą potrzebować faktury czy paragon wystarczy. I jeszcze jedno - czy sprawdzałaś co będzie po okresie umowy z tym programem? Bo ja się boję że za kilka lat ceny pójdą w górę i będę musiała szukać czegoś innego...

Twoja odpowiedź

Zaloguj się, aby odpowiedzieć w tej dyskusji.