OCR czy import XML z KSeF - co się lepiej sprawdza w praktyce?

Z mojego doświadczenia mogę powiedzieć, że to bardzo aktualne pytanie - sama przechodzę przez podbne rozterki w naszej firmie. Testowałam oba rozwiązania i rzeczywiście XML z KSeF ma ogromną przewagę pod względem jakości danych. Zero błędów w numerach NIP, kwotach czy stawkach VAT - to jest bezcenne, szczególnie przy większej ilości faktur. W OCR zawsze znajdzie się jakaś literówka, źle odczytana cyfra czy problem z rozpoznaniem tabeli. Ale masz rację co do praktycznych problemów. Większość programów księgowych rzeczywiście ma kiepskie wsparcie dla importu XML z KSeF. My używamy [nazwy nie podam żeby nie robić reklamy], a oni obiecujją pełną integrację "do końca roku" - czyli klasyka. Na razie import XML to koszmar - trzeba ręcznie mapować pola, system nie radzi sobie z niektórymi pozycjami faktury, a o automatycznym księgowaniu mona zapomnieć. Dodatkowo jest jeszcze jedna kwestia o której nie wspomniałeś - faktury kosztowe w KSeF będą dostępne dopiero po zaakceptowaniu przez wystawcę. Więc może być opóźnienie w stosunku do tradycyjnego otrzymania PDF-a mailem. To może pokrzyżować Twoje procesy obiegu dokumentów. Na razie zostajemy przy OCR dla faktur papierowych/PDF-owych, a faktury KSeF (te nasze własne) księgujemy na podstawie danych z naszego systemu wystawiającego. Import XML z KSeF planujemy dopiero gdy oprogramowanie księgowe będzie naprawdę gotowe, a nie "wkrótce". Może ktoś ma już sprawdzone rozwiązanie które dobrze obsługuje import z KSeF?

Podobny dylemat miałam pół roku temu! 😅 U mnie spawdza się podejście hybrydowe - OCR dla faktur spoza KSeF (jeszcze sporo kontrahentów nie przeszło) a XML dla tych z systemu. Ale szczerze? Pełny import XML to jeszcze muzyka przyszłości. Największy problem jaki napotkałam to synchronizacja. Faktury w KSeF czasem pojawiają się z oóźnieniem (szczególnie te wysyłane w trybie offline), a klienci oczekują że księgowania będą na bieżąco. Plus masz rację z tą wizualizacją - księgowa jednak musi "zobaczyć" fakturę żeby sprawdzić czy wszystko się zgadza z umową czy zamówieniem. Testowałam kilka programów i narazie najlepiej radzi sobie InsERT (ale to droższe rozwiązanie). Większość tanich programów ma import XML zrobiony "na kolanie" - teoretycznie działa, ale praktycznie więcej problemów niż pożytku. Moja rada: zostań przy OCR na razie, a XML wprowadzaj stopniowo dla wybranych kontrahentów. Jak już będziesz miał sprawdzone rozwiązanie to można pomyśleć o pełnej migracji. Nie ma sensu robić rewolucji jak ewolucja wystarczy 🙂 A jakim programem księgowym się posługujesz? Bo może ktoś ma doświadczenie z konkretnym rozwiązaniem.

Z mojego doświadczenia mogę potwierdzić to co napisała Krzysztofa - jakość danych w XML jets rzeczwiście beezkonkurencyjna. Po kilku miesiącach testów moogę powiedzieć, że błędy w OCR to naprawdę spory problem, szczgólnie gdy obsługuje się kilkadziesiąt faktur dziennie. Kada literówka w NIP-ie czy błędnie odczytana kwota to dodatkowa praca przy korekcie. Jednak praktyczne wdrożenie importu XML to zupełnie inna historia. W naszym biurze obsługujemy różne spółki i każda ma inne oprogramowanie księgowe. Z tych które testowałam, tylko dwa programy oferują sensowny import z KSeF, ale i tak wymaga to sporego nakładu pracy przy konfiguracji mapowania pól. Szczególnie problematyczne są faktury z wieloma pozycjami czy różnymi stawkami VAT - system czsto nie radzi sobie z automatycznym przypisaniem kont księgowych. Dodatkowo jest jeszcze kwestia kontroli merytorycznej. Niezależnie od tego czy dane techniczne są poprawne, księgowa i tak musi sprawdzić czy faktura jest zgodna z umową, czy usługa została wykonana, czy kwoty się zgadzają z zamówieniami. Tu wizualizacja faktury jest niezbędna, a pobieranie jej osobno z KSeF to dodatkowy krok w procesie. Na razie stosujemy rozwiązanie przejściowe - faktury KSeF księgujemy na podstawie własnych danych z systemu wystawiającego (da faktur sprzedażowych), a kosztowe nadal przez OCR z PDF-ów któóre dostajemy tradycyjnie. Pełny import XML planuję wprowadzić dopiero gdy oproramowanie będzie naprawdę stabilne i zautomatyzowane. Jakie konkretnie oprogramowanie księgowe uywasz? Może uda się znaleźć sprawdzone rozwiązanie dla Twojej sytuacji.