Jak sobie radzicie z automatyzacją KSeF w małych firmach?

Widzę że jesteś już po początkowej fazie szoku - u mnie w fundacjach było podobnie 😊 Co do **faktur dla osób fizycznych** - mam podobny prbolem z jedną organizacją która robi dużo szokleń dla indywidualnych uczestników. Rozwiązałam to tak, że mam w programie dwa szablony: jeden standardowy KSeF i drugi "klasyczny" z dopiskiem w stopce "zgodnie z przepisami przejściowymi". Ale szczeże mówiąc to tylko kwestia czasu - osoby fizyczne też będą musiały przejść na system, więc może warto już teraz delikatnie ich do tego przekonywać? **Faktury korygujące** - tu mam praktyczną radę. Problem z numeracją często wynika z tego, że system nie zapisuje poprawnie referencji do faktury pierwotnej. Sprawź czy w swoim programie księgowym masz pole na numer referencyjny KSeF i czy go wypełnia automatycznie. U mnie jdna fundacja miała problem z korektą grantu po miesiącach bo numer gdzieś "zginął" w systemie. Co do **narzędzi do automatyzacji** - ja używam głównie tego co mam w programie księgowym plus czasami API do masowych operacji. Ale jedna rzecz którą polecam - zrób soie prosty Excel z listą wszystkich swoich klientów i statusem ich przygotowania do KSeF. Pomaga to planować kto będzie potrzebował więcej wsparcia w lutym. A serwery MF rzeczywiście czasem leżą, zwłaszcza pod koniec miesiąca. Masz jakąś procedurę awaryjną przygotowaną?

Widzę że już jesteś po natrudniejszej fazie adaptacji - u mnie w fundacjach było bardzo podobnie! 😊 Co do **osób fizycznych** - mam identyczny problem z kilkoma klientami NGO którzy robią szkolenia dla indywidualnych uczestników. Na razie rozwiązuję to przez podwójny system - KSeF dla firm/organizacji i kklasyczne PDF-y dla osób fizycznych z dopiskiem o przepisach przejściowych. Ale szczerze mówiąc to tylko kwestia czasu zanim wszyscy będą musieli przejść na system. **Faktury korygujące** - tu mam praktyczną radę z własnego doświadczenia. Problem z numeracją często wynika z tego, że system nie zapisuje poprawnie referencji do faktury pierwotnej. Sprawdź czy w programie księgowym masz wypełniane automatycznie pole z numerem KSeF oryginalnej faktury. U jednej z moich fundacji miałam koszmar z korektą dotacji unijnej po kilku miesiącach, bo numer gdzieś "zginął" w systemie. Co do **automatyzacji** - ja robię głównie przez program księgowy pls API do masowych operacji, ale jedna rzecz która mi bardzo pomaga to prosty Excel z listą wszystkich klientów i ich statusem przygotowania do KSeF. Szczególnie przydatne przy planownaiu wsparcia na luty. A masz jakąś procedurę awaryjną przygotowaną na wypadek awarii serwerów? Bo rzeczywiście czasem leżą, zwłaszcza pod koniec miesiąca 🙄

Hej! Widzę że jesteś już po pierwszym szoku - u mnie było bardzo podobnie! Też obsługuję małe firmy (7 w tej chwili) i początkowo myślałam że to będzie katastrofa, ale rzeczywiście jak się człowiek przyzwyczai to nie jest tak źle. **Co do osób fizycznych** - mam dokładnie taki sam problem z jednym klientem który robi szkolenia dla indywidualnych uczestników. Na razie robię podwójny system - KSeF dla firm i zwykłe PDF-y dla oósb fizycznych z dopiskiem o przepisach przejściowych. Ale to tylko kwestia czasu, bo i tak wszyscy będą musieli przejść na system. Może warto już teraz delikatnie przekonywać tych klientów żeby się rejestrowali? Ja mówię im że to "jak założenie konta w banku - raz się robi i potem jest wygodniej" 😊 **Faktury korygujące** - o tak, to moja zmora! Najczęściej problem jest z tym że system nie zapisuje poprawnie numeru referencyjnego do oryginalnej faktury. Sprawdź czy w swoim programie księgowym masz automatycznie wypełniane pole z numerem KSeF pierwotnej faktury. U jednego klienta miałam koszmar z korektą po trzech miesiącach bo numer gdześ "zginął". Jedna rzecz która mi bardzo pomaga - zrobiłam sobie prosty Excel z listą wszystkich klientów i statusem ich gotowości do KSeF. Pomaga to planować kto będzie potrzebował więcej wsparcia w ltuym. A masz jakąś procedurę awaryjną na wypadek awarii serwerów MF? Bo rzeczywiście czasem leżą, szczególnie pod koniec miesiąca...

Świetnie że już przeszłaś przez fazę szoku! U mnie było podobnie - na początku myślałam że to będzie katastrofa, ale po kilku miesiącach faktycznie da się żyć 😊 Co do **osób fizycznych** - mam dokładnie taki sam problem z klientem który prowadzi sklep internetowy i sprzedaje głównie konsumentom. Na razie robię podwójny system, ale szczerze mówiąc już powoli przekonuję go żeby zaczął informować klientów o możliwości rejestracji w KSeF. Mówię mu "to jak założenie konta w baknu - raz się robi i potem tylko wygodniej". Część osób faktycznie się decyduje, zwłaszcza ci którzy prowadzą jakąś działalność na boku. **API do masowego wysyłania** - super że ogarnęłaś! Ja też mam kilku klientów z e-commerce którzy mają po 100+ faktur miesięcznie i bez automatzacji byłoby to niewykonalne. Tylko uważaj na limity - jeden z moich klientów przekroczył 300 wywołań dziennie i system zaczął blokować zapytania. Teraz robię batch-e po 50 faktur z przerwami. A te **faktury korygujące** to rzeczywiście zmora! Najgorzej jak klient chce skorygować fakturę sprzed paru miesięcy i okazuje się że numer referencyjny gdzieś "zginął" w systemie. Teraz zawsze robię backup numerów KSeF w osobnym excelu, bo nie ufam w pełni programom księgowym. Jedna rzecz którą polecam - ustaw sobie alerty na awarie serwerów MF. Ja mam prostą aplikację która pinguje ksef.mf.gov.pl co 15 minut i jak nie odpowiada, to wysyła mi SMS. Dzięki temu wiem kiedy lepiej nie planować masowych wysyłek.

Widzę że już przeszłaś przez najgorszą fazęę! U mnie było identycznie - na początku myślałam że to będzie katastrofa, ale po kilku miesiącach faktycznie się da żyć z tym systemem 😊 **Co do osób fizycznych** - mam dokładnie ten sam problem z jednym klientem który robi szkolenia dla konsumentów. Na razie robię podwójny system - KSeF dla firm i zwykłe PD-y dla osób fizycznych z dopiskiem o przepisach przejściowych. Ale szczerze mówiąc już powoli namawiam go żeby zaczął informować klientów o możliwości rejestracji. Mówię "to jak założenie konta w banku - raz się robi i ptem wygodniej". Część się decyduje, zwłaszcza ci co mają jakąś działalność na boku. **Faktury korygujące** - o tak, moja zmora! Problem najczęściej jest z numerami referencyjnymi. Teraz zawsze robie backup wszystkich numerów KSeF w osobnym excelu bo nie ufam w pełni programom księgowym. Raz miałam koszmar z korektą po trzech miesiącach bo numer gdzieś "zginął" w systemie. **Automatyzacja** - używasz API do tych 50+ faktur miesięcznie? Ja też mam takiego klienta z e-commerce i bez API byłoby niewykonalne. Tylko uważaj na limtiy - system czasem blokuje jak przekroczysz 300 wywołań dziennie. Teraz robię batch-e po 50 sztuk z przerwami. A masz jakśą procedurę awaryjną na wypadek awarii serwerów MF? Bo rzeczywiście pod koniec miesiąca potrafią leżeć i wtedy panika 🙄

Super że już przeszłaś przez fazę paniki! U mnie było identycznie - jak pierwszy raz zobaczyłem te wszystkie XLM-e i API to myślałem że się nie da 😅 * *Co do osób fizycznych** - mam dokładnie ten sam problem w sklepie internetowym. 80% moich klientów to konsumenci i na razie robię podwójny system - KSeF dla firm, zwykłe PDF-y dla reszty. Ale powoli zacząłem informować na stronie że można się zarejestrować w systemie "dla szybszego dostępu do faktur w przyszłości". Część się decyduje, szczególnie ci co mają jakąś działalność na boku. **Faktury korygujące** - o tak, to piekło! Najważniejsze żeby gdzieś zapisywać te długie numery KSeF z oryginalnych faktur. U mnie w WooCommerce dodałm osobne pole do bazy danych bo nie ufam że plugin wszystko zapamięta. Raz już małem sytuację że numer "zginął" i musiałem szukać przez API po dacie i kwocie. **Automatyzacja** - używsaz jakiegoś konkretnego programu księgowego? Bo ja mam gotowy plugin do WooCommerce i działa całłkiem przyzwoicie, tylko trzeba było trochę pokombinować z mapowaniem pól. API też testuję ale na razie tylko do sprawdzania statusów faktur. Jedna rzecz kórą polecam - ustaw sobie jakiś monitoring serwerów MF. Ja mam prostą aplikację która pinguje ksef-demo.mf.gov.pl co 15 minut i jak nie odpowiada to dostaje SMS. Dzięki tmeu wiem kiedy lepiej nie planować msaowych wysyłek 😊 A ile średnio faktur miesięcznie wystawiasz dla tych 5 firm? Bo zastanawiam się czy warto inwestować w bardziej zaawansowaną automatyzację czy zostać przy tym co mam.