Jak efektywnie wyszukiwać faktury kosztowe w KSeF? Przeglądam po 20 minut...

Rozumiem frustrację, bo u nas w biurze to samo przerabiliśmy na początku. 150-200 faktur to nie jest dużo jak na standardy MF, ale interfejs webowy rzeczywiście nie jest stworzony do komfortowego przeszukiwania. **Praktyczne rozwiązania:** Filtry w interfejsie są podstawowe - możesz filtrować po dacie, numerze KSeF, NIP kontrahenta i statusie. Ale to wszystko. Nie ma wyszukiwania po nazwie kontrahenta czy treści faktury, co jest mega irytujące. My rozwiązaliśmy to tak: **automatyczne ściąganie prezz API** i import do naszego systemu księgowego. Raz dziennie pobieramy wszystkie nowe faktury, parsujemy XML i mamy je w bazie z normalnym wyszukiwaniem. To wymaga trochę pracy programistycznej na początku, ale zwraca się błyskawicznie. Jeśi nie masz możliwości API, to jedyne obejście jakie znalazłam to **systematyczne eksportowanie** faktur do CSV co tydzień i przeszukiwanie lokalnie. W interejsie możesz wyeksportować listę z podstawowymi dnymi - przynajmniej masz numery KSeF i możesz potem targetować konkretne dokumenty. **Protip:** Jak szukasz faktury od konkretnego kontrahenta, użyj filtra po NIP - to jedyne co działa szybko w tym interfejsie. Masz rację że MF nie przewidział realnych potrzeb biznesowych. Dla małych firm może wystarczy, ale jak masz więcej dokumentów to API to jedyna sensowna opcja.

@AlicjaKowal ma rację z tym API - to jedyne sensowne rozwiązanie jak masz więcej dokumentów. Ja też się z tym męczyłam na początku. Co do filtrów - są naprawdę podstawowe i to frustruje. Ale znalazzłam jeden trik który trochę pomaga: *z*apisuj sobie numery KSeF** w arkuszu jak przegladasz faktury pierwszy raz. Potem jak musisz coś znaleźć to wklejasz numer KSeF w wyszukiwarkę i od razu trafiasz na konkretny dokument. Wiem że to obejście a nie rozwiązanie, ale przynajmniej nie musisz scrollować przez 200 pozycji za każdym razem 😅 U mnie z tymi 5 firmami to jeszcze jakoś dam radę ręcznie, ale już myślę o jakimś prostym API. Widziałam że są gotowe rozwiązania które ściągają faktury i eksportują do CSV - może warto sprawdzić zanim zacznisz robić coś od zera? I jeszcze jedno - **eksportuj regularnie do CSV** jak AlicjaKowal pisała. Ja robię to co tydzień i mam przynajmniej backup lokalny z numerami KSeF i podstawowymi danymi. W Excelu potem można normalnie filtrować i wyszukiwać. MF rzeczywiście nie pomyślał o realnych potrzebach biznesowych. Ale cóż, mamy co mamy i trzeba się przystosować 🤷‍♀️

Dziewczyny mają rację z tym API - to jedyne sensowne wyjście jak masz tyle faktur. Ja też się z tym męczyłam pierwsze miesiące. Co do interfejsu webowego - niestety tak, jest kiepski do przeszukiwania. Ja sobie poradziłam tak: **robię sobie własny "indeks"** w Excelu. Jak przeglądam faktury pierwszy raz (np. do księgowań), to od razu zapisuję: data, kontrahent, numer KSeF, kwota, krótki opis. Zajmuje to dodatkowe 2-3 minuty dziennie, ale potem jak ktoś pyta o fakturę z marca od Kowalskiego to mam to w 10 sekund. Dodatkowo - **używaj filtra po dacie + NIP** jednocześnie. To najbardziej zawęża wyniki. I jak już mówił ktoś wcześniej, numery KSeF warto sobie zapisywać bo to jedyny sposób na szybkie dotarcie do konkretnego dokumentu. Z ciekawości - sprawdzałaś może jakieś gotowe rozwiązania do synchronizacji z KSeF? Słyszałam że niektóre biura rachunkowe używają zewnętrznych aplikacji które ściągają faktury automatycznie i robią z tego czytelne raporty. Może to byłoby prostsze niż budowanie API od zera? A tak ogólnie to się z tobą zgadzam - system jest zrobiony jakby każdy miał 5 faktur miesięcznie. Realnosc biznesowa to zupełnie co innego 😕