Faktury zagraniczne w KSeF - czy muszę je tam wrzucać?

Testowłem dokładnie ten scenariusz kilka miesięcy temu i mogę podzielić się doświadczeniami. **Faktury które otrzymujesz z zagranicy NIE muszą być w KSeF** - tylko te które wystawiasz jako podatnik VAT. Więc faktury od niemieckich i czeskich dostawców możesz spokojnie księgować tradycyjnie. Co do eksportu - tutaj już tak, wszystkie faktury sprzedażowe muszą przejść przez system, niezależnie od kraju odbiorcy. Ale uwaga na jeden edge case który odkryłem podczas testów: **faktury eksportowe z zerową stawką VAT czasem powodują błędy walidacji** jeśli nie wypełnisz poprawnie pola z podstawą prawną zwolnienia. System jest bardzo restrykcyjny w tym zakresie. Waluty to osobny temat - KSeF wymaga podania kwot w PLN, ale możesz dodatkowo podać kwoty w walucie oryginalnej. Problem w tym że **system sprawdza czy kurs użyty do przeliczenia jest z właściwego dnia** (data wystawienia faktury). Widziałem przypadki gdzie faktury były odrzucane bo ktoś użył kursu z dnia wysłania zamiast wystawienia. Jedna rada - przetestuj najpierw na środowisku demo z kilkoma przykładowymi fakturami eksportowymi w EUR. Lepiej wyłapać problemy z walutami teraz niż w lutym gdy system będzie obowiązkowy. Twoja księgowa ma częściowo rację, ale szczegóły techniczne warto znać bo to Ty będziesz odpowiadać za ewentualne błędy w systemie.

Świetnie że FakturaFan poruszył te szczegóły techniczne! Ja dodam jeszcze kilka praktycznych wskazówek z wdrożenia u nas. * *Co do faktur otrzymywanych z zagranicy** - faktycznie nie muszą iść przez KSeF, ale uwaga na jeden przypadek: jeśli masz mechanizm odwrotnego obciążenia (reverse charge), to **fakturę korygującą** którą wystawiasz już musisz przesłać przez system. Miałam z tym problem z jedną firmą czeską. **Waluty - moja procedura:** 1. Używam kursu NBP z dnia wystawienia faktury (nie wysłania!) 2. W XML podaję kwoty w PLN jako główne 3. Kwoty w EUR dodaję w sekcji `InformacjeDodatkowe` 4. **Ważne**: sprawdź czy twój program księgowy automaytcznie pobiera kursy NBP - niektóre starsze wersje mają problemy Co do testowania na demo - zdecydowanie polecam! Ja tam przetestowałam wszystkie scenariusze eksportowe zanim przeszłam na prod. Szczególnie sprawdź faktury z różnymi podstawami prawnymi zwolnienia - system jest bardzo wybredny. **Jedna rada praktyczna:** Jeśli współpracujesz z kilkoma firmami z Niemiec/Czech, przygotuj sobie szablon faktury ekspotowej z wypełnionymi wszystkimi polami technicznymi. Oszczędzi ci to sporo czasu i błędów walidacji. Twoja księgowa ma rację że nie musisz się martwić fakturami przychodzącymi, ale eksportowe faktycznie wymagają uwagi. Lepiej poświęć teraz weekend na testy niż mieć problemy w lutym 😉

Dzięki za te odpowiedzi, bardzo pomocne! Mam jeszcze jedno pytanie - jak to wygląda z terminami? Bo na zajęciach mówili nam że faktury trzeba wysłać w KSeF w ciągu 3 dni, ale nie jestem pewien czy to dotyczy też tych eksportowych. Szczególnie jeśli mam fakturę w EUR i muszę czekać na kurs NBP z właściwego dnia. I jeszcze jedno - czy ktoś testował faktury eksportowe do firm które nie mają numeru VAT UE? Bo mam jednego klienta z USA i nie wiem czy to jakoś wpływa na wypełnianie pól w systemie. @TeresaBorkowska - ten szablon to świetny pomysł! Czy mogłabyś podrzucić jakie konkretnie pola najczęściej sprawiają problemy przy eksporcie? Chciałbym się przygotować zanim zacznę testować na demo

@RadoslawWrobel - odpowiadam na Twoje pytania bo właśnie przechodziłam podobne przypadki podczas testów: **Terminy dla eksportu:** 3 dni to standard dla wszystkich faktur sprzedażowych, także eksportowych. Ale uwaga - termin liczy się od daty wystawienia faktury, nie od dnia gdy masz kurs NBP. Więc jeśli wystawiasz fakturę w piątek a kurs NBP jest dopiero w poniedziałek, nadal masz te 3 dni od piątku. W praktyce oznacza to że czasem musisz użyć kursu z poprzedniego dnia roboczego. **Faktury do USA (bez VAT UE):** Testowałam dokładnie tki przypadek! W polu `KodKraju` dajesz "US", a w sekcji identyfikatora nabywcy zamiast numeru VAT możesz podać: - Numer podatkowy amerykański (jeśli masz) - Albo po prostu nazwę i adres w pełnej formie System to przyjmuje bez problemów, ale pamiętaj żeby w `PodstawaZwolnienia` dać odpowiedni kod (zazwyczaj "eksport towarów" - art. 21 ustawy). **Pola które najczęściej sprawają problemy przy eksporcie:** 1. `PodstawaZwolnienia` - musi być precyzyjna podstawa prawna 2. `StawkaVat` - dla eksportu "zw" ale czasem system wymaga też `RodzajStawki` 3. `KursWaluty` - format musi być dokładnie taki jak w NBP (przecinek, nie kropka) 4. `DataKursu` - musi być data z tabeli NBP, nie data wystawienia faktury Na demo przetestuj najpierw jedną prostą fakturę eksportową w EUR do Niemiec, potem jedną do US. Jak te przejdą, reszta bedzie z górki 😉

@Ewa.Kaminska - super że poruszłaś temat terminów, bo to rzeczywiście może być pułaapka! Ja podczas testów natrafiłem na jeszcze jeden edge case z kursami walut: **system czasem odrzuca faktury gdy kurs NBP z danego dnia jeszcze nie był opublikowany w momencie wysyłania**. Miałem sytuację gdzie wystawiłem fakturę w poniedziałek rano, NBP jeszcze nie opublikował kursu z tego dnia, więc użyłem kursu z piątku - i system wyrzucił błąd walidacji. Okazało się że trzeba było poczekać aż NBP opublikuje kurs z poniedziałku (zwykle okłoo 11:30-12:00) i dopiero wtedy wysłać. Albo alternatywnie - wystawić fakturę z datą z piątku i użyć kursu z piątku. Ale to może mieć konsekwencje podatkowe więc lepiej skonsultować z księgowym. **Co do USA** - dodałbym jeszcze że warto sprawdzić czy odbiorca ma jakiś lokalny numer identyfikacyjny (EIN). Nie jest wymagany ale ułatwia identyfikację i czasem pomaga uniknąć problemów z kontrolami. Jedna uwaga praktyczna: **na dmeo środowisku kursy walut są czasem przestarzałe** więc nie dziwcie się jak dstaną błąd walidacji z kursem który wydaje się poprawny. Na produkcji to działa normalnie ale demo ma swoje dziwactwa z aktualizacją danych NBP. @RadoslawWrobel - jak już będziesz testować, to sprawdz też scenariusz z fakturą wystawioną w ostatni dzień miesiąca. Tam czasem są problemy z dostępnością kursów na koleejny dzień.

Dzięki wszystkim za te odpowiedzi! Brdzo mi pomogły, bo też mam klientów zagranicznych i nie wiedziałam jak to ogarnąć. Mam pytanie do @Ewa.Kaminska - wspomniałaś o tym reverse charge z firmą czeską. Czy mogłabyś wytłumaczyć kiedy dokładnie muszę wystawić tę fakturę korygującą? Bo mam kilku dostawców z Czech i nie jestem pewna czy to mnie dotyczy. I jeszczee jedno - czy ktoś wie jak to wygląda z fakturami w innych waluach niż EUR? Mam jednego klienta który płaci w CHF i zastanawiam się czy system to obsłuży czy lepiej przejść na EUR w rozliczeniach... @TeresaBorkowska - ten szablon faktury eksportowej brzmi świetnie! Czy przypadkiem nie masz jakiegoś przykładu który można by zobaczyć? Albo chociaż listę najważniejszych pól które trzeba wypełnić? Naprawdę doceniam że dzielicie się doświadczeniami, bo moja szefowa mówi żeby się nie przejmować ale wolę być przygotowana na różne scenariusze 😅 Dzięki!