Jakie faktycznie kary za wysyłanie faktur poza KSeF od lutego?

Zgodnie z art. 106d ust. 1 ustawy o VAT, sankcje za nieprzesłanie faktury do KSeF mieszczą się w przedziale od 500 zł do 5000 zł za każdą fakturę. To nie jest procent od wartości faktury, tylko stała kwota. Co do Twojego pytania o wysłanie faktury tradycyjnej z opóźnionym wpisaniem do KSeF - tutaj sprawa jest jasna. Art. 106b ust. 2 mówi, że faktura powinna być przesłana do systemu **niezwłocznie**, ale nie później niż w terminie wystawienia faktury określonym w art. 106a. Jeśli wyślesz PDF-a klientowi, a do KSeF wpiszesz z opóźnieniem, formalnie naruszasz obowiązek i możesz dostać karę. Odnośnie awarii serwera czy błędów XML - tutaj sprawa jest bardziej skomplikowana. Teoretycznie art. 14 §1 Ordynacji podatkowej mówi o okolicznościach wyłączających winę, ale w praktyce będzisz musiał udowodnić, że opóźnienie nie było z Twojej winy. Ministerstwo nie wydało jeszcze szczegółowych wytycznych jak to będzie traktowane. Moja rada: przygotuj się porządni,e przetestuj wszystko w demo i na początku ltego bądź szczególnie ostrożny. Lepije przesłać fakturę do KSeF przed wysłaniem PDF-a do klienta niż ryzykować karę.

Koleżanka Katarzyna dobrze opisała kwestię kar, ale pozwolę sobie uzupełnić kilka praktycznych aspektów z perspekywy księgowej. Po pierwsze, te kary od 500 do 5000 zł za fakturę to rzeczywiście przepis z art. 106d, ale w praktyce wysokość będzie zależeć od organu podatkowego i okoliczności. Z mojego doświadczenia wiem, że urzędy skarbowe zazwyczaj stosują zasadę proporcjonalności - za pierrwszą "pomyłkę" raczej nie dadzą maksymalnej kary, szczególnie jeśli wykażesz dobrą wolę i naprawisz błąd szybko. Co do awarii serwera czy błędów w XML-u - tutaj rzeczywiście będziesz musiał udowodnić, że to nie Twja wina. Polecam dokumentować wszystkie próby przesłania faktury (screenshoty błędów, logi systemowe itp.). MF zapowiadało jakieś mechanizmy zgłaszania awarii, ale szczegóły poznamy dopiero w praktyce. Odnośnie wysłania PDF-a z opóźnionym wpisaniem do KSeF - formalnie to naruszenie, ale w pierwszych miesiącach po starcie systemu spodziewałbym się pewnej wyrozumiałości organów. Niemniej lepiej nie ryzykować i ustalić procedurę: najpierw KSeF, potem wysyłka do klienta. Jedna ważna rzecz - jeśli masz małą firmę, rozważ czy nie skorzystać z usług biura rachunkowego, które będzie miało doświadzenie z systemem. Pierwsze miesiące mogą być trudne i lepiej mieć wsparcie niż ryzykować kary za błędy techniczne.

Chcę uzupełnić dyskkusję o karach z perspektywy praktycznej, bo akurat przechodziliśmy przez podobne dylematy przy przygotowaniach do KSeF. Koleżanka Katarzyna dobrze opisała podstawy prawnee, ale pozwolę sobie dodać kilka obserwacji z praktyki. Po pierwsze, te kary 500-5000 zł to rzeczywiście przepis z art. 106d, ale w pierwszych miesiącach po wprowadzeniu obowiązku spodziewałabym się pewnej wyrozumiałości organów podatkowych. Nie oznacza to oczywiście że można lekceważyć obowiązki, ale historycznie urzędy skarbowe nie nakładały maksymalnych kar za pierwsze naruszenia nowych przepisów, szczególnie jeśli podatnik wykazywał dobrą wolę. Co do Twojego pyania o awarie serwera czy błędy XML - tutaj kluczowa będzie dokumentacja. Jeśli będziesz miał screenshoty błędów, logi pób przesłania faktury, to w przypadku kontroli będzie łatwiej udowodinć że opóźnienie nie było z Twojej winy. MF zapowiadało mechanizmy zgłaszania awarii systemu, ale szczegóły poznamy dpiero w praktyce. Odnośnie wysyłania PDF-a z opóźnionym wpisaniem do KSeF - formalnie to naruszenie obowiązku, bo faktura powinna być w systemie "niezwłocznie". W naszej firmie ustaliliśmy procedurę: najpierw przesyłamy do KSeF, dopiero potem wysyłamy PDF do klienta. Może na początku będzie to trochę spowalniać proces, ale lepiej dmuchać na zimne. Moja rada - skoro testujesz już demo, to przygotuj sobie procedury awaryjne i przetestuj różne scenariusze. I może warto rozważyć wsparcie biura rachunkowego przynajmniej na pierwsze miesiące?