Jak zautomatyzować wysyłanie faktur przez KSeF? Potrzebuję rady!

Oj, widęz że masz dokładnie taką samą sytuację jak ja miałam rok temu! 😅 Też prowadzę małe biuro (8 klientów) i też przechodziłam przez ten horror z ręcznym klikaniem. **API to nie jest dla małych biur** - możesz o tym zapomnieć. To wymaga programisty i kosztuje węicej niż gotowe rozwiązania. My też się nad tym zastanawialiśmy ale szef szybko się rozmyślił jak zobaczył wycenę 🙄 Z **goowych programów** testowałam kilka i mogę polecić: - **Fakturownia** - używam dla większości klientów, integracja z KSeF działa płynnie, około 30-40 zł miesięcznie za firmę - **Comarch ERP Optima** - droższa ale solidna, ma dobry moduł KSeF - **WFMAG** - tańsza opcja, ale czasem ma problemy z połączeniem Ten klient ze sklepem internetowym to będzie twój największy ból głowy 😅 50 faktur dziennie przez portal to faktycznie mordęga. Ja takiemu klientowi powiedziałam wprost że albo inwestuje w system albo szuka innej księgowej, bo to się po prostu nie opłaca. **Praktyczna rada** - zacznij od największych klientów. Przerzuć ich na system którry obsługuje KSeF automatycznie i potem stopniowo resztę. Koszty możesz przerzucić na klientów jako "opłata za obsługę KSeF" - u nas to 50 zł miesięcznie dla większych firm. A to demo na ksef-demo.mf.gov.pl naprawdę warto przetestować dokładnie. Ja tam spedziłam całe weekendy w grudniu i teraz jestem spokojniejsza o luty 😊 Jak będziesz wybierać system to sprawdź koniecznie obsługę faktur korygujących - niektóre mają piękną integrację do wysyłania ale korekty zostawiają cię samą z XML-em!

O tak, dokładnie przz to samo przeszłam! 😅 Te 50+ faktur dziennie z e-commerce to był mój koszmar zanim nie wdrożyłam automatyzacji. **Z mojego doświadczenia z klintami online:** Zapomnij o ręcznym wklepywaniu - przy sklepach internetowych to po prostu niemożliwe. Ja używam **Fakturowni** dla większości moich e-commerce'owców i naprawdę polecam. Mają świetną integrację z KSeF plus łączą się z większością platform sprzedażowych (Allegro, Shopify, PrestaShop). Koszt około 80-120 zł miesięcznie za firmę ale przy 50 fakturach dziennie to się zwraca w jeden dzień! **Praktyczny tip dla tego klienta ze sklepem** - sprawdź czy jego platforma sprzedażowa ma gotową integrację z jakimś systemem księgowym. Większość nowszych rozwiązań już to ma. Jeśli nie, to faktury można wysyłać wsadowo wieczorami przez API - wtedy KSeF jest spokojniejszy. Jeszcze jedna rzecz - **koniecznie przetestuj faktury korygujące!** W e-commerce zwroty i reklamacje to codzienność, a niektóre systemy pięknie wysyłają faktury ale z korektami zosatwiają cię samą z XML-em 😬 Co do kosztów - u mnie klienci z większą ilością faktur płacą dodatkowe 100 zł miesięcznie za "obsługę KSeF". Przy oszczędności czasu jaką daje automatyzacja, nikt nie protestował. A na demo testuj koniecznie w weekendy - w tygodniu bywa że system ledwo zipi!

Dokładnie przez to samo preszłam pół roku temu! 😅 15 klientów to już porządna illość, a ten ze sklepem internetowym to będzie twój największy ból głowy. **API odpuść sobie** - to nie dla małych biur. Testowałam z jednym programistą i po dwóch tygodniach okazało się że koszt wdrożenia to więcej niż roczna opłata za gotowy system. Szef szybko się rozmyślił jak zobaczył wycenę 🙄 Z **gotowych rozwiązań** polecam: - **Fakturownia** - używam dla większości klientów, płynna integracja z KSeF, okoo 40 zł miesięcznie za firmę - **WFMAG** - tańsza opcja, czasem kuleje ale da radę dla mniejszych klientów - **Comarch Optima** - drożej ale solidnie Ten klient z 50+ fakturami dziennie to tżeba będzie przerzucić na automatykę w pierwszej kolejności. Ja takiej sytuacji powiedziałam wprost - albo inwestuje w system albo szuka innej księgowej, bo ręczne klikanie 1500 faktur miesięcznie to po prostu niemożliwe. **Praktyczna rada** - zacznij od njawiększych klientów i stopniowo przenoś resztę. Koszty mżoesz przerzucić jako "opłata za obsługę KSeF" - u mnie to 50-100 zł miesięcznie w zależności od ilości faktur. A koniecznie przetestuj faktury korygujące na demo! Niektóre systemy pięknie wysyłają zwykłe faktury ale z korektami zostawiają cię samą z XML-em 😬 Jak będziesz wybierać system, to sprawdź czy ma integrację z platformami e-commerce tego klienta ze sklepem. To może zaoszczędzić masę czasu!

Widzę że masz dokładnie taką samą sytuację jak ja miałam na początku roku! Też obsługuję podobną liczbę klientów i ten przeskok z ręęcznego portal na automatyzację był u mnie kluczowy. **API zdecydowanie odpuść** - testowałam to z jednym programistą znajomym i koszt wdrożenia przewyższył dwuletnie opłaty za gotowy system. To naprawdę nie jest dla małych biur rachunkowych. Z **gotowych rozwiązań** mogę polecić **Fakturownię** - używam jej dla 6 z moich klientów od marca i jestem zadowolona. Integracja z KSeF działa stabilnie, automatyczne ponowne wysyłanie faktycznie funkcjonuje (sprawdzałam to gdy system MF miał problemy w sierpniu). Koszt to około 40 zł miesięcznie za firmę z modułem KSeF. Ten kilent z 50+ fakturami dziennie to będzie twój priorytet numer jeden. Ja miałam podobną sytuację z jedną spółką handlową i powiedziałam wprost - albo inwestuje w system albo podwyższam stawkę o 200%, bo ręczne klikanie 1500 faktur miesięcznie to po prostu niemożliwe do wykonania w rozsądnym czasie. **Praktyczna rada** - zacznij od największych kilentów i stopniowo przenoś resztę. Koszty możesz przerzucić jako "opłata za obsługę KSeF elektronicznego" - u mnie płacą 60-100 zł miesięcznie w zależności od ilości faktur. Większość się zgodziła bez problemu gdy wytłumaczyłam że alternatywą jest znacznie wyższa stawka za ręczną obsługę. Jedna bardzo ważna rzecz - **koniecznie przetestuj faktury korygujące** na środowisku demo. Niektóre systemy pięknie obsługują zwykłe faktury ale z korektami zostawiają cię saąm z surowym XML-em. W e-commerce zwroty i reklamacje to codzienność, więc to kluczowe. Sprawdź też czy ten klient ze sklepem ma integrację swojej platformy sprzedażowej z jakimś systemem księgowym. Większość nowszych rozwiązań już to oferuje i można znacznie uprościć cały proces.

Oj, widzę że już wszyscy napisali to co myślałam! 😊 Ale może dodam coś od siebie bo akurat przeszłam przez podobny scenariusz z moim biurem. ***API zdecydowanie odpuść** - my też się nad tym zastanawialiśmy ale jak programista powiedział że samo wdrożenie to 15-20 tysięcy plus miesięczne utrzymanie, to szef szybko zmienił zdanie. Dla małego biura to po prostu nieopłacalne. Z **gotowych systemów** używam Fakturowni dla więkzości klientów i naprawdę polecam. Integracja z KSeF działa stabilnie, a co najważniejsze - mają sensowną obsługę faktur korygujących. Bo wiesz, jak masz e-commerce to zwroty i reklamacje to codzienność, a niektóre systemy z korektami zostawiają cię samą z XML-em 🙄 Ten klient z 50+ fakturami dziennie to rzeczywiście priorytet. Ja miałam podobną sytuację i powiedziałam wprost - albo inwestuje w automatyzację albo podwyższam stawkę o 150%, bo ręczne klikanie 1500 faktur miesięcznie to fizycznie niemożliwe do wykonania. **Praktyczna rada** - koszty przerzuć na klintów jako "opłata za obsługę KSeF". U nas płacą 50-80 zł miesięcznie w zależności od ilości faktur i nikt nie protestował jak wytłumaczyłam że alternatywą jestt znacznie wyższa stawka za ręczną obsługę. I koniecznie sprawdź czy ten klient ze sklepem ma integrację swojej platformy z jakimś systemem księgowym - to może zaoszczędzić masę roboty!

Ojj, widzę że wszyscy już super wszystko wytłumaczyli! 😅 Ale może dodam coś od siebie bo też mam małe biuro - salon kosmetyczny i 3 klientki dodatkowe, więc wiem co to za mordęga z tym ręcznym klikaniem. **API faktycznie odpuść** - ja też próbowałam znaleźć programistę znajomego żeby coś zrobił, ale jak powiedział że saom wdrożenie to 10+ tysięcy to szef szybko zmienił zdanie 🙄 Dla małych firm to po prostu nieopłacalne. Z **gotowych systemów** używam **iFirmy** dla siebie i jednej klientki i mogę polecić. Integracaj z KSeF działa stabilnie na demo, koszt około 50 zł miesięcznie. Mają też całkiem przyzwoitą obsługę faktur korygujących - sprawdzałam bo u mnie czasem trzeba anulować zabieg. Ten klient z 50+ fakturami dziennie to rzeczywiście będzie twój największy problem! Ja miałam jedną firmę handlową z podobną ilością i wprost powiedziałam - albo inwestuje w automatyzację albo szukam innej księgowej, bo fizycznie nie dam rady ręcznie klikać tyle faktur 😤 **Praktyczna rada** - zacznij od tego największego klienta i jak go ogarniesz to resztę będzie z górki. A koszty śmiało przerzuć na klientów jako "opłata za obsługę KSeF" - u mnie płacą 60 zł miesięcznie i nikt nie protestował jak wytłumaczyłam że alternatywą jest wyższa stawka za ręczną robotę. I koniecznie sprawdź na demo jak system radzi sobie z **fakturami zaliczkowymi**! U mnie to było problematyczne i wolę wiedzieć wcześniej czy wszystko gra 😊