Jak ustawić uprawnienia dla współpracowników w KSeF? Potrzebuję pomocy z tokenami

Hej! Akurat niedawno przechodziłam przez to samo z moim biurem 😊 **Tokeny autoryzacyjne** - to proste: każdy pracownik ma swój token na 365 dni (maksymalny czas). Przy nadawaniu uprawnień wybierasz konkretnego podatnika i zaznaczasz co może robić - wystawianie, anulowanie, pobieranie statusów itp. Co do ograniczenia uprawnień - tak, można! Przy tworzeniu tokena masz checkboxy dla różnych operacji. Ja niektórym osobom daję tylko "wystawianie faktur" bez możliwości anulowania czy pobierania UPO. **Praktyczny tip** - w panelu administratora (jak jesteś pełnomocnikiem) masz zakładkę "Tokeny" gdzie widzisz kto ma dostęp do czego i kiedy token wygasa. Super wygodne do kontroli. I tak, możesz natychmiast cofnąć dostęp! Nie musisz czekać aż token wygaśnie - po prostu go anulujesz w systemie i od razu przestaje działać. Ja tak robiłam jak jedna księgowa odeszła w środku miesiąca. **Jedna uwaga** - koniecznie przetestuj to wszystko na demo z każdą osobą osobno! Ja myślałam że mam wszystko ogarnięte a potem się okazało że jeden z tokenów nie miał uprawnień do faktur zagranicznych 🙄 Ile osób będzie korzystać z systemu? Bo może warto pomyśleć o jakiejś prostej instrukcji dla zespołu - ja sobie zrobiłam krótki PDF z najważniejszymi rzeczami. Powodzenia z tym wszystkim!

@OlgaRybak świetnie wytłumaczyła! Ja dodam tylko kilka rzeczy z perspektywy kogoś kto ma sklep internetowy i też musiałem to ogarnąć 😊 **Co do uprawnień** - ja zrobiłem sobie prostą tabelkę w Excelu z listą wszystkich tokenów: kto, dla jakiego NIP-u, jakie uprawnienia i kiedy wygasa. Bo jak masz kilka osób i kilku klientów to łatwo się pogubić. Sprawdzam to co miesiąc żeby nie mieć niespodzianek. Jedna rzecz której się nauczyłem - **uważaj na uprawnienia do faktur zagranicznych**! Ja na początku nie zaznaczyłem tego dla jednej księgowej i potem miała problem z fakturą dla klienta z Niemiec. Musiałem jej wygenerować nowy token. Co do testowania na demo - tak, koniecznie! Ale pamiętaj że środowisko demo czasami działa wolniej niż produkcyjne, więc nie panikuj jak coś się dłuży. Ja testowałem z każdą osobą osobno i każdy dostał krótką instrukcję co może robić a czego nie. I jsezcze jedno - jeśli macie różne systemy fakturowania (ja mam Wooommerce + proram księgowy) to sprawdź czy wszystkie będą mogły korzstać z tych samych tokenów. U mnie na szczęście tak, ale słyszałem że niektóre programy mają swoje wymagania. Ile masz osób w biurze? Bo moeż warto pomyśleć o jakiejś hierarchii uprawnień - jedna osoba z pełnymi uprawnieniami ((administrator) a reszta z ograniczonymi.

Super że @OlgaRybak i @KsefNovice już wytłumaczyli podstawy. Dodam kilka rzeczy z praktyki: **Co do struktury uprawnień** - ja mam podobnie, kilka osób wystawia faktury. Zrobiłem to tak: jeden głuwny administrator (ja) z pełnymi uprawnieniami, a księgowym daję tylko "wystawianie faktur" i "pobieranie statusów". **Anulowanie zostawiłem tylko sobie** - za dużo razy widziałem przypadkowe anulowania. Jedna rzecz której inni nie wspominali - **sprawdź czy tokeny będą działać z waszym obecnym systemem fakturowania**. Ja miałem problem bo stary program księgowy nie obsługiwał refresh tokenów i co 20 minut trzeba było się przelogowywać. Koszmarna robota przy większej ilości faktur. Co do cofania dostępu - tak, **naychmiast działa**. Ja tak zrobiłem jak jedna osoba odeszła z biura. Token anulowałem o 16:00 i już o 16:05 nie mogła się zalogować. **Praktyczna rada** - kooniecznie przetestuj scenariusz gdzie jedna osoba próbuje anulować fakturę wystawioną przez inną. U mnie na demo to nie działało nawet z uprawnieniami administratora. Może błąd systemu ale lepiej wiedzieć wcześniej. I jeszcze - ile osób będzie korzystać? Bo powyżej 5-6 osób robi się niezły chaos z tokenami. Warto pomyśleć o jakiejś prostej dokumentacji kto co może robić.

Dzięki wam wszystkim za takie szczeggółowe odpowiedzi! 😊 @OlgaRybak - super że wspomniałaś o tej zakładce "Tokeny" w panelu administratora! Ja się męczyłam żeby gdzieś znaleźć przegląd wszystkich uprawnień. A co do tej instrukcji PDF - czy mogłabyś podzielić się jakimś templatem? Bo też myślę żeby coś takiego przygotować dla naszego zespołu. @KsefNovice - genialny pomysł z tą tabelką w Excelu! Już sobie robię podobną. I dzięki za ostrzeżenie o fakturach zagranicznych - akurat mam klienta który sprzedaje do Czech więc na pewno to spradzę na demo. Mam jeszcze jedno pytanie - czy jak wygeneruje token na 365 dni to mogę go "odświeżyć" wcześniej czy muszę czekać aż wygaśnie? Bo słyszałam coś o rrefresh tokenach ale nie bardzo rozumiem jak to działa w praktyce. I jeszccze - ile oósb będzie u nas korzystać... Na razie 3 księgowe plus ja, ale planujemy rozszerzyć zespół. @FV_automatyk wspomniał o chaosie powyżej 5-6 osób - czy może podzielisz się jakimiś tipami jak to lepiej organizować? Zaczynam jutro testować z jedną małą firmą na demo - zobaczymy jak pjdzie! 😅 Dzięki jeszcze raz wszystkim za pomoc!

Oj, widzę że już wszyscy super wszystko wytłumaczyli! 😊 Ale dodam swoje doświadczenia bo też przechodziłam przez te same męki z tokenami. **Co do cofania dostępu** - tak, działa natychmiast! Ja testowałam to na demo z koleżanką z innego salonu. Anulowałam jej token o 15:30 i już o 15:32 nie moga się zalogować. Super wygodne jak ktoś odchodzi z pracy. Jedna rzecz której inni nie wspominali - **uważaj na uprawnienia do różnych typów faktur**! Ja na początku dałam jednej księgowej tylko podstawowe uprawnienia i potem miała problem z fakturą zaliczkową dla klientki która płaciła za pakiet zabiegów z góry. Musiałam jej wygenerować nowy token z szerszymi uprawnieniami. A co do tej hierarchii uprawnień o której pisał @FV_automatyk - ja mam podobnie. Sama jestem administratorem a księgowa ma tyklo wystawianie i pobieranie statusów. **Anulowanie zostawiłam sobie** bo raz już miała "przypadkowe" kliknięcie i przez to mieliśmy problem z klientką 🙄 @JoannaKubicka - co do refresh tokenów to szczerze nie do końca ogarniałam jak to działa. Ale na szczęście w interfejsie webowym to się dzieje automatycznie, nie musisz się tym martwić. Gorzej jak masz program księgowy który tego nie obsługuje... I jeszcze jedna praktyczna rada - **przetestuj koniecznie scenariusz gdie jedna osoba wystawia fakturę a druga próbuje sprawdzić jej status**. U mnie na demo to czasem nie działało i nie wiem czy to błąd systemu czy źle ustawione uprawnienia. Ile w sumie macie faktur miesięcznie? Bo przy większje ilości warto pomyśleć o jakiejś automatyzacji zamiast ręcznego zarządzania tokenami...

O, widzę że wszyscy już super wszystko wytłumaczyli! 😊 Ja też mam podobną sytuację - salon kosmetyczny i 3 księgowe, więc wiem co to za męka z tymi tokenami na początku. @OlgaRybak - super rada z tą załkadką "Tokeny"! Ja długo szukałam gdzie sprawdzić kto ma dostęp do czego. A ten PDF z instrukcjami to genialne, też sobie zrobiłam coś podobnego bo inaczej dziewczyny się gubiły 😅 Co do tych uprawnień - ja też ograniczyłam anulowanie tylko sobie. Raz jedna z księgowych przez przypadek anulowała fakturę dla stałej klientki i potem były problemy z wyjaśnianiem co się stało... Od tej pory każda ma tylko "wystawianie" i "pobieranie statusów". **Jedna rzecz której jescze nikt nie wspomniał** - sprawdź koniecznie jak wasz system radzi sobie z **fakturami dla usług zwolnionych z VAT**! U mnie zabiegi kosmetyczne to 0% VAT i na początku XML się gubił przy tej stawce. Musiałam kombinować z ustawieniami w programie. @JoannaKubicka - ile maz w sumie faktur miesięcznie? Bo jak dużo to może warto pomśyleć o jakiejś automatyzacji zamiast ręcznego zarządzania wszystkimi tokenami. U mnie przy ~50 fakturach miesięcznie jeszcze da się ogarnąć ręcznie, ale przy większej ilości to może być koszmar. I jeszcze jedon - koniecznie przetestuj scenariusz gdzie wystawiasz fakturę zaliczkową a potem końcową! U mnie to było problematyczne na demo i wolę wiedzieć wcześniej czy wszystko gra 😊