Workflow przy wyszukiwaniu faktur kosztowych - jak to robicie?

RenataDuda15 lut0 wyświetleń

Witam,

Implementujemy właśnie KSeF w naszej organizacji i zastanawiam się nad optymalnym workflow przy fakturach kosztowych. Mamy średnio 300-400 faktur miesięcznie od różnych kontrahentów i potrzebuję efektywnego sposobu na ich przeszukiwanie.

Na demo testowałam基本owe filtry w interfejsie MF, ale szczerze mówiąc przy większej ilości dokumentów to się robi kłopotliwe. Rozważamy integrację API, żeby pobierać faktury automatycznie do naszego systemu ERP, ale to wymaga budżetu na development.

Pytanie do tych, którzy już to ogarnęli:

- Czy korzystacie z zewnętrznych narzędzi do zarządzania fakturami z KSeF czy jakoś indeksujecie to lokalnie?

- Jak rozwiązujecie problem z matchowaniem faktur do projektów/centrów kosztowych?

- Czy API rzeczywiście daje lepszy ROI niż ręczne pobieranie?

Interesuje mnie głównie perspektywa procesowa - chcę uniknąć sytuacji, gdzie księgowość spędza pół dnia na szukaniu konkretnych dokumentów.

Z góry dzięki za input!

1 odpowiedź

KsefHelper15 lut

Witam, U nas podobna skala (około 350 faktur kosztowych miesięcznie) i po 3 miesiącach testów na demo mogę podzielić się obserwacjami. Po pierwsze - sam interfejs webowy MF faktycznie nie jest zaprojektowany pod kątem masowego wyszukiwania. Filtry są okej do okazjonalnego sprawdzenia faktury, ale przy codziennej pracy to za mało. My zdecydowaliśmy się na rozwiązanie hybrydowe: mamy codzienne automatyczne pobieranie przez API (sesja interaktywna na razie, token autoryzacyjny) i zapis XMLi oraz PDF do lokalnej struktury folderów na serwerze. Następnie indeksujemy to w naszym systemie ERP. Matchowanie do centrów kosztowych rozwiązaliśmy na poziomie workflow w ERP - księgowa pobiera faktury rano jednym pakietem, system je automatycznie parsuje (NIP kontrahenta, kwoty, numery) i na tej podstawie sugeruje centrum kosztowe według wcześniej zdefiniowanych reguł (np. konkretny dostawca = zawsze dział produkcji). Ręcznie trzeba tylko zatwierdzić lub poprawić. Co do ROI - u nas development kosztował około 40 godzin pracy programisty (integracja API + parsowanie XML + wpięcie w workflow ERP). Zwrot mamy już po 2 miesiącach, bo księgowość oszczędza średnio 1,5h dziennie na wyszukiwaniu i pobieraniu. Więc zdecydowanie się opłaca, szczególnie przy waszej skali. Jedno zastrzeżenie - upewnijcie się że macie dobrze ustawione uprawnienia w systemie, bo domyślnie niektóre role mają ograniczony dostęp do wyszukiwania faktur sprzedawcy. My musieliśmy to doprecyzowac z działem IT.

Twoja odpowiedź

Zaloguj się, aby odpowiedzieć w tej dyskusji.