Jak przeszłam na KSeF z 5 firmami - moje doświadczenia

Super post! 👏 Akurat planuje przejście w styczniu więc bardzo przydatne info. To co napisałaś o kartotece kontrahentów to mnie przeraża 😅 Ja jko freelancer mam totalny bałagan z adresami klientów - połowa to tylko maile i telefony. Pewnie będę musiał wszystkich obdzwonić i poprosić o pełne dnae... A te czasy oczekiwania na potwierdzenie to normalne że tak się rżnią? Bo na demo czasem mam wrażenie że system zawiesza się na 10 minut. Myślałem że to przez to że demo, ale widzę że w produkcji też bywa różnie. Pytanie praktyczne - jak robisz te backupy faktur? Bo ja teraz zapisuję PDF-y lokalnie ale zastanawiam się czy to wystarczy czy trzbea też XML-e gdzieś składować... I jeszcze jedno - mówiłaś że klienci przyzwyczaili się do nowych numerów. A jak im tłumaczyłaś po co te wszystkie zmiany? Bo moi czasem pytają czy to nie jakaś nowa opłata ukryta 🤔 Dzięki za motywację, bo już się bałem że to będzie masakra!

@LukaszMazur - z tymi adresami to rzeczywiście może być kłopot, ale nie panikuj :) U mnie w fundacjach często mamy podobnie - dużo kontrahentów to indywidualni darczyńcy gdzie mamy tylko podstawowe dane. Co do backupów - ja robię i PDF-y i XML-e. PDF-y to dla klientów i dla czytelności, ale XML-e są ważniejsze bo to jest "oryginał" z perspektywy KSeF. Trzymam je w osobnym folderze z datą wystawienia w nazwie pliku. Lepiej dmuchać na zimne. Te czasy oczekiwania to normalka niestety. Czasem 2 minuty, czasem kwadrans, a raz czekałam pół godziny. Podobno zależy od obciążenia systemu. Na demo bywa jeszcze gorzej bo to środowisko testowe i ma mniejszą wydajność. Klientom tłumaczę że to wymóg ustawy, nie moja fanaberia 😅 Pokazuję im że numer KSeF to po prostu dodatkowy identyfikator, a faktura jest ta sama. Większość szybko się przyzwyczaja, tylko starsze osoby czasem mają opory. Jedna rada praktyczna - jak będziesz porządkować kartotekę, to od razu sprawdź czy NIP-y są aktywne w bazie VIES/VAT. Pare razy mi się zdarzyło że klient podał stary NIP i potem były problemy z przyjęciem faktury. Powodzenia z przejściem! Naprawdę nie jest tak straszne jak się wydaje na początku.

@LukaszMazur - z tymi adresami to nie jest tak źle jak myślisz. Ja też miałem podobny problem z jedną firmą - większość kontrahentów to byli architekci z innych miast gdzie miałem tylko maile. Okazało się że wystarczy sprawdzić ich w CEIDG albo KRS - tam masz pełne adresy. Dla działalności gospodarczych to adres siedziby, dla firm adres rejestrowy. Zajęło mi może godzinę na 20 kontrahentów. Co do XML-ów - ja zapisuję wszystko. Mam prosty skrypt który robi kopie przed wysłaniem i po potwierdzeniu. W razie kontroli to może się przydać, bo MF ma dostęp do swoich danych ale ty musisz mieć swoje kopie. Te różne czasy oczekiwania to norma. Najgorzej bywa w poniedziałki rano i pod koniec miesiąca - wtedy wszyscy wysyłają faktury naraz. Czasem lepeij poczekać do popołudnia. Klientom mówię krótko: "nowy wymóg od lutego, nic się dla Pana nie zmienia oprócz numeru na fakturze". Większość w ogóle nie pyta, a ci co pytają to szybko się uspokajają jak zobaczą że faktura wygląda tak samo. Naprawdę nie ma się czego bać - gorsze było przejście na JPK_VAT kiedyś...

Super że się podzieliłaś doświadczeniami! Ja też przeszłam na KSeF z kilkoma firmami i mogę potwierdzić - ten etap z uporządkowaniem kartoteki kontrahentów to rzeczywiście była zmora 😅 U mnie najgorzej było z firmą która obsługuje dużo jednoosobowych działalności gospodarczych - połowa miła niepełne dane, a druga połowa podawała stare adresy. Musiałam wszystkich weryfikować przez CEIDG i to zajęło mi pprawie cały dzień. Co do czasów oczekiwania - u mnie też bardzo różnie. Zauważyłam że najgorzej jest w ostatnich dniach miesiąca, szczególnie między 14-16. Wtedy system bywa przeciążony i faktury "wiszą" nawet po 20-30 minut. Teraz jak mogę to staram się wysyłać rano lub wieczorem. Jedna rzecz którą bym dodała - warto sprawdzić czy program księgowy poprawnie obsługuje wszystkie pola w XML-u. U nas była sytuacja że niektóre faktury były odrzucane przez KSeF bo program źle kodował polskie znaki w adresach. Producent szybko to poprawił, ale pierwsze tygodnie były nerwowe. A jak sobie radzisz z fakturami korygującymi? Bo to chyba jedyna rzecz która nadal mi sprawia problemy - czasem nie wiem czy lepiej zrobić korektę czy anulowć i wystawić nową.

Hej! Świetnie że się podzieliłaś swoimi doświadczeniami! Ja właśnie kończę proces przejścia z moimi klientami i mogę potwierdzić - ten etap z porządkowaniem danych kontrahentów to rzeczywiście była największa zmora. @LukaszMazur - co do tych adresów, to nie panikuj za bardzo. Ja miałam podobną sytuację z jedną firmą gdzie większość kontrahentów to freelancerzy i mały biznes. Okazało się że CEIDG i KRS to złota kopalnia - tam znajdziesz wszystkie potrzenbe dane. Poza tym dla działalności gospodarczych wystarczy adres siedziby, nie musisz mieć adresu korespondencyjnego. Z XML-ami ja robię podwójny backup - raz przed wysłaiem i raz po otrzymaniu potwierdzenia z numerem KSeF. Trzymam je w folderach według miesięcy, bo łatwiej się odnaleźć jak trzeba coś sprawdzić. @ArkadiuszMajewski - z tymi fakturami korygującymi ja też miałam początkowo problemy. Teraz już wiem że lepiej zrobić korektę niż anulować, bo anulowanie w KSeF to trochę więcej roboty. Korekta prechodzi normalnie jak zwykła faktura, tylko trzeba pamiętać o odpowiednim oznaczeniu w XML-u. Jedna rzecz którą zauważyłam - warto sprawdzić ustawienia kodowania w programie księgowym. U mnie początkowo były problemy z polskimi znakami w nazwach ulic i musiałam to wyłapywać ręcznie przed wysłaniem. Rzeczywiście lepiej zacząć wcześniej niż czekać do ostatniej chwili!