Workflow dla biura obsługującego 50+ firm - jak u Was to działa?

U mnie zupełnie inna skala ale może coś pomoże 😅 Ja mam tylko kilku klientów (jestem freelancerem) ale też kombinuję z tym workflowem. Testowalem na demo i szczerze - logowanie sie do kazdego klienta osobno to faktycznie koszmar, nawet przy moich 4-5 firmach. Z tego co wyczytałem na grupach FB to biura rachunkowe głównie stawiają na: 1. Pełnomocnictwa tak, niestety masa roboty ale inaczej się nie da 2. Integracje przez API - większość programów księgowych obiecuje że ogarnie wysyłkę i odbiór automatycznie Co do akceptacji - widziałem że niektóre biura robią sobie workflow że klient dostaje powiadomienie (mail/SMS) z linkiem do podglądu faktury i tam klika "akceptuj". Ale to wymaga jakiegoś systemu pośredniczącego. Może ktoś z większych biur się wypowie bo u Was to naprawde duza skala 🤔 Ja bym na Twoim miejscu sprawdził czy programy które już macie (Comarch, inFinanse) nie mają jakiś centralnych paneli do zarządzania wieloma firmami naraz?

Hej, U nas podobna sytuacja - 45 klientów i też kombinujemy z tym workflow. Z tego co już przetestowałam na demo, to faktycznie bez pełnomocnictw się nie obejdzie, ale można to trochę usprawnić. Co do akceptacji - my wprowadzamy system że klient dostaje mail z PDF-em faktury do podglądu i linkiem gdzie może zaakceptować online. Rbimy to przez porsty formularz na naszej stronie który łączy się z naszą bazą. Dzięki temu nie muszą się logować do KSeF, tylo klikają "zatwiedź" i u nas w systemie się oznacza jako zaakceptowana. Z programów księgowych - Comarch Optima ma już moduł do KSeF i obiecują panel do zarządzania wieloma firmami, ale szczerze jeszcze nie testowałam tego na większą skalę. inFinanse podobno też szykuje coś takiego. Middleware może i brzmi skomplikowanie, ale przy 60 klientach to może się opłacać. My myślimy nad czymś prostszym - jeden dashboard gdzie widzimy status wszystkich faktur ze wszystkich firm, bez logowania się wszędzie osobno. A jak rozwiązujecie kwestęi klientów którzy sai wystawiają faktury? Bo u nas połowa robi to sama i martwię się że nie będziemy wiedzieć o błędach na bieżąco 😕

U mnie tylko 5 firm ale już przy tej skali widze że to będzie masakra organizacyjna 😅 Co do pełnomocnictw - niestety nie ma innej opcji, trzeba to przegryźć. Ja już zaczynam robić listę z danymi wszystkich klientów żeby w styczniu masowo to pozałatwiać. Jedna pociecha że to się robi raz. Z tym monitoringiem błędów to akurat w API KSeF jest endpoint do sprawdzania statusu wysyłki, więc programy księgowe powinny to ogarnąć automatycznie. Ale co z tyim klientami co sami wystawiają? Ja myśę nad tym żeby im zrobić jakąś instrukcję + prosić o cotygodniowe screeny z panelu KSeF żeby widzieć czy nie ma błędów. Nie idealne ale lepsze niż nic. A czy któraś z Was ma już ustalone stawki za obsługę KSeF? Bo klienci już pytają ile to będzie kosztować dodatkowo, a ja nie mam pojęcia jak to wycenić. Więcej roboty będzie to pewne, ale o ile? 🤔 Btw Małgorzata - ten pomysł z formularzem na stronie to całkiem niezły, może coś takiego też sobie zrobię dla większych klientów.

U nas w biurze już od kilku miesięcy testujemy różne podjścia na demo z podobną skalą (52 klientów) i mogę podzielić się tym co działa: **Pełnomocnictwa** - nisetety masa roboty ale bez tego się nie obejdzie. My zrobiłyśmy sobie Exceel z harmonogramem i dzielimy to na transze - po 10-15 firm tygodniowo w styczniu. Ważne żeby zacząć wcześnie bo klienci będą się ociągać z podpisywaniem. **Akceptacja** - u nas sprawdził się hybrydowy model. Większość klientów (zwłaszcza ci co mają swoje systemy) dostaje automatyczne powiadomienia mailowe z linkiem do podglądu i może zaakceptować online. Dla kilku wymagających robimy jeszcze call przed zaakceptowaniem. Kluczowe jest ustawienie domyślnego timeout - jeśli klient nie zareaguje w 48h, automatycznie akceptujemy. **Monitoring** - tutaj polecam postawić na integracje API w programach księgwych + jeden centralny dashboard. My używamy Comarch Optima dla większości klientów i ich panel wielofirmowy naprawdę ułatwia życie. Dla pozostałych mamy prosty skrypt który odpytuje API KSeF i agreguje statusy. Co do klientów którzy sami wystawiają - najgorzej. Ustaliliśmy że dostaną instrukcję + będą musieli udostępnić nam view-onyl dostęp do swojego panelu KSeF. Niektórzy się opierają ale to warunek dalszej współpracy. Jedna rzecz której nie widzę w dyskusji - backup plan na wypadek awarii KSeF w pierwszych dniach lutego. My przygotowujemy procedury awaryjne bo spodziewamy się problemów z wydajnością systemu.