Jak wystawić fakturę w KSeF
Wypełnij wszystkie pola obowiązkowe (NIP sprzedawcy i nabywcy, daty, pozycje, stawki VAT) w swoim programie księgowym lub w Aplikacji Podatnika. Od lutego 2026 r. obowiązuje schema FA(3).
Kroki do wykonania
1. Zaloguj się do KSeF
Wejdź do Aplikacji Podatnika (https://ksef.mf.gov.pl) lub swojego zintegrowanego systemu ERP. Uwierzytelnij się jedną z dostępnych metod:
- Profil Zaufany
- Podpis kwalifikowany
- Pieczęć kwalifikowana (dla spółek)
- Token autoryzacyjny (dla systemów ERP)
2. Wybierz opcję wystawienia faktury
W menu głównym wybierz „Wystaw fakturę" lub „Nowa faktura sprzedaży". Upewnij się, że pracujesz w prawidłowym kontekście (NIP Twojej firmy).
3. Wypełnij dane faktury
Uzupełnij wszystkie wymagane pola zgodnie ze strukturą FA(3):
- Dane sprzedawcy – NIP, nazwa, adres (często wypełniane automatycznie)
- Dane nabywcy – NIP kontrahenta, nazwa, adres
- Data wystawienia – nie może być z przyszłości
- Pozycje faktury – nazwa towaru/usługi, ilość, cena jednostkowa netto, stawka VAT
- Podsumowanie – wartość netto, VAT, brutto (obliczane automatycznie)
- Warunki płatności – termin płatności, forma płatności, numer rachunku
4. Zweryfikuj i wyślij do KSeF
Przed wysłaniem sprawdź poprawność wszystkich danych. System powinien automatycznie zwalidować fakturę. Jeśli są błędy, popraw je przed wysłaniem, a następnie kliknij „Wyślij do KSeF".
Po wysłaniu otrzymasz:
- Numer KSeF (format: NNN-NNNNNNNNNN-NNNNNNNNNN-NN)
- UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru)
5. Pobierz wizualizację PDF i przekaż klientowi
Wygeneruj wizualizację PDF faktury z kodem QR weryfikującym. Możesz ją wysłać emailem do klienta, udostępnić w panelu klienta lub wydrukować. Pamiętaj: oryginałem faktury jest plik XML w KSeF, nie PDF!