Jak sprawdzić tworzenie i wysyłanie faktur w systemie
System musi tworzyć faktury zgodne ze schematem FA(3) v2.0 (obowiązuje od lutego 2026), walidować je przed wysyłką, obsługiwać zarówno pojedyncze faktury (sesja interaktywna) jak i paczki (sesja wsadowa), oraz automatycznie pobierać numery KSeF i UPO. Brak jakiejkolwiek z tych funkcji może skutkować odrzuceniem faktur przez KSeF lub problemami z archiwizacją.
Kroki do wykonania
1. Sprawdź generowanie XML zgodnie ze strukturą FA(3) v2.0
System musi generować pliki XML według aktualnego schematu FA(3) (struktura logiczna v2.0). Sprawdź:
- Czy w ustawieniach systemu jest wybór wersji schematu, i czy FA(3) v2.0 jest dostępne
- Wystaw fakturę testową i wyeksportuj ją do pliku XML
- Otwórz plik w edytorze tekstowym - powinieneś zobaczyć nagłówek z xmlns wskazującym na schemat FA v2
- Sprawdź, czy plik zawiera wszystkie wymagane sekcje: Naglowek, Podmiot1 (sprzedawca), Podmiot2 (nabywca), FakturaWiersz (pozycje)
KRYTYCZNE: Jeśli system generuje FA(2) - to STARA wersja, która będzie nieakceptowana od lutego 2026. Żądaj aktualizacji od dostawcy!
2. Sprawdź walidację faktury przed wysłaniem
System MUSI walidować fakturę lokalnie przed wysłaniem do KSeF. To oszczędza czas i zapobiega odrzuceniom. Sprawdź:
- Wystaw fakturę z błędnymi danymi (np. zła data, niepoprawny NIP, brak VAT)
- Spróbuj wysłać - system powinien ZABLOKOWAĆ wysyłkę i pokazać listę błędów
- Popraw błędy i spróbuj ponownie - teraz powinno się udać.
Dobry walidator powinien sprawdzać: poprawność NIP (format i cyfra kontrolna), daty (nie może być z przyszłości), VAT (suma kontrolna musi się zgadzać), wymagane pola (np. nie można pominąć numeru faktury). Jeśli system wysyła fakturę bez walidacji - to PROBLEM, będziesz tracić czas na poprawianie odrzuconych faktur.
3. Sprawdź obsługę sesji interaktywnej (pojedyncze faktury)
Sesja interaktywna to tryb wystawiania pojedynczych faktur przez interfejs użytkownika lub API. Sprawdź:
- Wystaw jedną fakturę testową w środowisku demo
- System powinien otworzyć sesję, wysłać fakturę, poczekać na odpowiedź KSeF (kilka sekund)
- Po akceptacji powinieneś od razu zobaczyć numer KSeF i status 'Zaakceptowana'
- Sprawdź logi - sesja powinna być automatycznie zamknięta po otrzymaniu odpowiedzi.
Sesja interaktywna jest do codziennej pracy z niewielką liczbą faktur (1-20 dziennie). Jeśli wystawiasz więcej - potrzebujesz sesji wsadowej.
4. Sprawdź obsługę sesji wsadowej (paczki faktur)
Sesja wsadowa pozwala wysłać wiele faktur jednocześnie (np. 1000 faktur na koniec miesiąca). Sprawdź:
- Czy system ma opcję 'Wyślij paczkę faktur' lub 'Import wsadowy'
- Przygotuj 5-10 faktur testowych i wyślij je jednocześnie w środowisku demo
- System powinien: otworzyć sesję wsadową, wysłać wszystkie faktury w jednym żądaniu, pokazać status przetwarzania (np. pasek postępu)
- Po zakończeniu każda faktura powinna mieć osobny numer KSeF
- System powinien pobrać UPO wsadowe zawierające informacje o wszystkich fakturach.
Jeśli wystawiasz >50 faktur dziennie - sesja wsadowa jest OBOWIĄZKOWA, inaczej będziesz tracić godziny.
5. Sprawdź automatyczne pobieranie numeru KSeF
Po akceptacji faktury przez KSeF, system MUSI automatycznie pobrać i zapisać numer KSeF (format: NNN-NNNNNNNNNN-NNNNNNNNNN-NN, np. 123-4567890123-4567890123-45). Sprawdź:
- Wystaw fakturę testową
- Po wysłaniu sprawdź szczegóły faktury w systemie - powinieneś widzieć numer KSeF bez ręcznego odświeżania
- Sprawdź, czy numer jest zapisany w bazie danych (wyeksportuj fakturę do CSV/Excel - numer powinien być tam)
- Sprawdź, czy numer pojawia się na wydruku PDF faktury.
Numer KSeF to OFICJALNY identyfikator faktury - bez niego faktura nie istnieje prawnie. Jeśli musisz ręcznie kopiować numer - to katastrofa wydajności.
6. Sprawdź pobieranie i archiwizację UPO
UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru) to dokument XML z podpisem elektronicznym MF potwierdzający przyjęcie faktury. System MUSI:
- Automatycznie pobierać UPO dla każdej wysłanej faktury (bez ręcznej interwencji)
- Zapisywać UPO w bazie danych lub systemie plików
- Łączyć UPO z odpowiednią fakturą (każda faktura = 1 UPO)
- Pozwalać na pobranie UPO w dowolnym momencie (np. do audytu)
- Archiwizować UPO przez minimum 10 lat (wymóg prawny!).
Przetestuj: Wystaw fakturę, poczekaj chwilę, sprawdź czy jest opcja 'Pobierz UPO' lub 'Zobacz UPO'. UPO to DOWÓD wystawienia faktury - bez niego nie udowodnisz, że faktura została przyjęta przez KSeF!
7. Test integracyjny: Pełny cykl faktury
Finalny test pełnego cyklu:
- Wystaw fakturę testową w środowisku demo (wypełnij wszystkie dane)
- System powinien: walidować lokalnie (pokazać błędy jeśli są), wysłać do KSeF w sesji interaktywnej
- Po kilku sekundach: status zmieni się na 'Zaakceptowana', pojawi się numer KSeF (format NNN-NNNNNNNNNN-NNNNNNNNNN-NN), UPO zostanie pobrane automatycznie
- Sprawdź szczegóły faktury: czy ma numer KSeF, UPO, datę przyjęcia
- Wygeneruj PDF - numer KSeF powinien być widoczny na wydruku
- Wyeksportuj fakturę do CSV - wszystkie dane powinny być kompletne.
Jeśli wszystkie kroki przebiegły bez problemów - funkcja wystawiania działa poprawnie!
8. Weryfikacja zgodności z wymaganiami
Checklist weryfikacyjny: ✓ Generowanie FA(3) v2.0 (NIE v1, NIE FA(2))? ✓ Walidacja przed wysyłką (blokuje błędne faktury)? ✓ Sesja interaktywna (pojedyncze faktury)? ✓ Sesja wsadowa (paczki faktur)? ✓ Automatyczne pobieranie numeru KSeF? ✓ Automatyczne pobieranie UPO? ✓ Archiwizacja UPO (dostęp po latach)? Jeśli wszystkie punkty są ✓ - system jest gotowy do wystawiania. Jeśli którykolwiek punkt jest ✗ - to KRYTYCZNY BRAK, który musi być naprawiony przed wdrożeniem produkcyjnym. Nie idź na kompromis - wymagania są OBOWIĄZKOWE.