Jak sprawdzić odbieranie faktur zakupowych z KSeF
System musi automatycznie pobierać faktury zakupowe wystawione przez Twoich dostawców z KSeF. Faktury trafiają do KSeF natychmiast po wystawieniu przez dostawcę - Twój system powinien je wykrywać i importować bez Twojego udziału. Sprawdź 4 kluczowe obszary: pobieranie, wyszukiwanie, dostęp do archiwum i eksport do księgowości.
Kroki do wykonania
1. Sprawdź automatyczne lub manualne pobieranie faktur zakupowych
System powinien pobierać faktury wystawione na Twój NIP automatycznie lub na żądanie. Sprawdź:
- Czy system ma funkcję 'Pobierz nowe faktury zakupowe' lub 'Synchronizuj z KSeF'
- W środowisku demo: Zaloguj się na jedno konto testowe, wystaw fakturę na NIP drugiego konta testowego
- Zaloguj się jako nabywca - sprawdź czy faktura pojawiła się automatycznie w zakładce 'Faktury zakupowe'
- Jeśli nie ma automatycznego pobierania - kliknij 'Odśwież' lub 'Pobierz nowe' i sprawdź czy faktura się pojawi.
NAJLEPIEJ: System powinien synchronizować się z KSeF co kilka minut i pobierać nowe faktury w tle bez Twojego udziału. Jeśli musisz ręcznie klikać 'Pobierz' każdego dnia - to nie jest komfortowe.
2. Sprawdź przeglądanie i wyszukiwanie faktur
System musi pozwolić na łatwe odnalezienie faktury z setek lub tysięcy dokumentów. Sprawdź:
- Czy jest lista wszystkich faktur zakupowych z podstawowymi danymi (data, dostawca, kwota, numer KSeF)
- Czy możesz sortować faktury po: dacie wystawienia, dacie wpływu do KSeF, dostawcy (alfabetycznie), kwocie (od najwyższej/najniższej)
- Czy jest wyszukiwarka z filtrami: zakres dat (od-do), NIP dostawcy, numer faktury, numer KSeF, kwota (min-max)
- Przetestuj: Spróbuj znaleźć fakturę od konkretnego dostawcy z ostatniego miesiąca - czy zajęło to mniej niż 10 sekund? Jeśli wyszukiwanie jest powolne lub nie ma filtrów - to problem dla księgowości, która przegląda setki faktur miesięcznie.
3. Sprawdź dostęp do archiwum faktur (10 lat)
KSeF przechowuje faktury przez 10 lat. System musi dawać dostęp do całego archiwum, nie tylko ostatnich faktur. Sprawdź:
- Czy możesz ustawić zakres dat wstecz (np. 3 lata temu)
- Czy system pokazuje faktury z poprzednich lat podatkowych
- Czy możesz pobrać fakturę XML z dowolnego momentu w historii
- Czy jest opcja 'Archiwum' lub 'Wszystkie faktury' (nie tylko 'Bieżący rok').
Przetestuj: Jeśli masz dostęp do starszych danych testowych, spróbuj pobrać fakturę sprzed roku. W produkcji: Upewnij się, że system NIE usuwa faktur po zakończeniu roku podatkowego - muszą być dostępne przez 10 lat!