Jak zweryfikować numery NIP kontrahentów
Przed wdrożeniem KSeF kluczowe jest sprawdzenie poprawności numerów NIP w bazie kontrahentów. Błędny NIP uniemożliwi wysłanie faktury do KSeF lub spowoduje jej odrzucenie. Weryfikacja powinna objąć zarówno klientów (faktury sprzedażowe), jak i dostawców (faktury zakupowe).
Kroki do wykonania
1. Wyeksportuj bazę kontrahentów
Pobierz listę wszystkich kontrahentów z systemu księgowego lub ERP. Lista powinna zawierać:
- Nazwę firmy
- Numer NIP
- Adres
- Status kontrahenta (aktywny/nieaktywny)
Zidentyfikuj rekordy z brakującym lub niepełnym NIP-em.
2. Sprawdź format numerów NIP
Zweryfikuj poprawność formatu każdego NIP-u:
- Polski NIP ma 10 cyfr (bez kresek i spacji)
- Zagraniczny VAT-EU ma prefix kraju (np. DE123456789 dla Niemiec)
- Sprawdź cyfrę kontrolną NIP (algorytm wagi: 6-5-7-2-3-4-5-6-7)
Użyj walidatora NIP lub napisz prosty skrypt sprawdzający format.
3. Zweryfikuj NIP-y w rejestrach publicznych
Dla każdego kontrahenta sprawdź aktualność NIP-u w oficjalnych rejestrach:
- Biała Lista VAT (https://www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka) – status VAT, numery rachunków bankowych
- VIES (https://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/) – weryfikacja VAT-EU dla kontrahentów z UE
- CEIDG/KRS – aktualne dane rejestrowe firmy
Zapisz datę weryfikacji przy każdym kontrahencie.
4. Uzupełnij brakujące dane
Dla kontrahentów bez NIP-u lub z błędnymi danymi:
- Skontaktuj się z kontrahentem i poproś o aktualne dane rejestrowe
- Dla osób fizycznych nieprowadzących działalności (konsumenci) – NIP nie jest wymagany
- Dla kontrahentów zagranicznych – użyj numeru VAT z ich kraju
5. Zaktualizuj bazę i wprowadź procedurę weryfikacji
Po uzupełnieniu danych:
- Zaktualizuj rekordy w systemie księgowym/ERP
- Wprowadź procedurę weryfikacji NIP przy dodawaniu nowych kontrahentów
- Ustaw automatyczną walidację NIP przed wystawieniem faktury
- Zaplanuj okresową weryfikację bazy (np. co kwartał)