Testowanie uprawnień i ról użytkowników w KSeF
System uprawnień KSeF pozwala podatnikowi (właścicielowi firmy) nadawać uprawnienia pracownikom, biurom rachunkowym i innym osobom do wystawiania faktur, przeglądania archiwum, i zarządzania uprawnieniami. Istnieją uprawnienia pierwotne (właściciel z mocy prawa) i wtórne (nadane przez właściciela). Prawidłowe zarządzanie uprawnieniami jest KLUCZOWE - błędy mogą prowadzić do sytuacji, gdy nikt nie może wystawiać faktur lub gdy nieautoryzowane osoby mają dostęp do danych firmowych.
Kroki do wykonania
1. Przygotowanie: Zaloguj się do MCU jako właściciel
Wejdź na https://mcu.mf.gov.pl (Moje Centrum Uprawnień) i zaloguj się jako podatnik (właściciel firmy) używając Profilu Zaufanego, podpisu kwalifikowanego lub pieczęci kwalifikowanej. Po zalogowaniu wybierz kontekst działania - NIP swojej firmy. Powinieneś zobaczyć dashboard MCU z sekcjami: 'Moje uprawnienia' (tu jesteś właścicielem), 'Nadane uprawnienia' (lista osób, którym nadałeś dostęp), 'Odebrane uprawnienia' (uprawnienia, które cofnąłeś). Upewnij się, że widzisz swoje uprawnienia pierwotne - status 'Aktywne'.
2. Test 1: Nadanie uprawnień testowemu pracownikowi
W MCU przejdź do sekcji 'Nadaj uprawnienia' i dodaj testowego pracownika. Będziesz potrzebować: PESEL/NIP pracownika, typ uprawnień (do wystawiania faktur, przeglądania, zarządzania uprawnieniami - wybierz 'Wystawianie i przeglądanie'). Po wypełnieniu formularza zatwierdź nadanie. System wygeneruje UPO - pobierz je jako potwierdzenie. Pracownik powinien otrzymać powiadomienie email o nadanych uprawnieniach. Sprawdź listę 'Nadane uprawnienia' - nowy pracownik powinien być widoczny ze statusem 'Aktywne'. Zanotuj datę nadania - będzie potrzebna do weryfikacji.
3. Test 2: Zaloguj się jako pracownik z uprawnieniami wtórnymi
Teraz zaloguj się do MCU (lub swojego systemu księgowego) jako testowy pracownik, któremu nadałeś uprawnienia. Pracownik powinien użyć SWOJEGO Profilu Zaufanego/podpisu. Po zalogowaniu, w sekcji 'Moje uprawnienia' pracownik powinien zobaczyć uprawnienia nadane przez Ciebie: NIP firmy, zakres uprawnień ('Wystawianie i przeglądanie'), datę nadania, status 'Aktywne'. Sprawdź, czy pracownik widzi opcję 'Wystaw fakturę' i 'Przeglądaj faktury'. NIE powinien widzieć opcji 'Zarządzaj uprawnieniami' - to jest tylko dla właściciela lub osób z pełnymi uprawnieniami.
4. Test 3: Wystawienie faktury przez osobę z uprawnieniami wtórnymi
Jako pracownik z uprawnieniami wtórnymi, wystaw fakturę testową w środowisku demo. Proces powinien być identyczny jak dla właściciela: wypełnienie danych faktury, wysłanie do KSeF, otrzymanie numeru KSeF i UPO. Kluczowa różnica: w UPO i metadanych faktury powinno być widoczne, że fakturę wystawił pracownik X działając w imieniu podatnika Y (NIP firmy). Sprawdź pole 'Podmiot wystawiający' w szczegółach faktury - powinien być tam PESEL/NIP pracownika oraz NIP firmy. To ważne dla audytu - musisz wiedzieć KTO w firmie wystawił daną fakturę.
5. Test 4: Odbiór (cofnięcie) uprawnień
Zaloguj się z powrotem do MCU jako właściciel firmy. Przejdź do 'Nadane uprawnienia', znajdź testowego pracownika i kliknij 'Odbierz uprawnienia'. Potwierdź operację - system wygeneruje UPO odbioru uprawnień. Uprawnienia pracownika powinny zmienić status z 'Aktywne' na 'Odebrane'. Pracownik otrzyma powiadomienie email o cofnięciu dostępu. KRYTYCZNE: odbiór uprawnień jest NATYCHMIASTOWY - pracownik traci dostęp w tej samej chwili. Sprawdź listę 'Odebrane uprawnienia' - pracownik powinien tam być widoczny z datą odbioru.
6. Test 5: Weryfikacja braku dostępu po odebraniu
Zaloguj się ponownie jako pracownik, któremu cofnąłeś uprawnienia. W sekcji 'Moje uprawnienia' uprawnienia do firmy powinny być oznaczone jako 'Odebrane' z datą cofnięcia. Pracownik NIE powinien już widzieć opcji 'Wystaw fakturę' dla tej firmy. Spróbuj (jako pracownik) wystawić fakturę - system powinien zwrócić błąd 'Brak uprawnień' lub 'Uprawnienia zostały cofnięte'. To test negatywny - bardzo ważny! Upewnij się, że system faktycznie blokuje dostęp po cofnięciu uprawnień, a nie tylko ukrywa przyciski w interfejsie.
7. Test 6: Scenariusz biura rachunkowego
Przetestuj nadanie uprawnień biuru rachunkowemu (jeśli współpracujesz z biurem). Biuro będzie potrzebowało pełnych uprawnień: wystawianie, przeglądanie, zarządzanie uprawnieniami (żeby biuro mogło nadać dostęp swoim pracownikom). W MCU nadaj uprawnienia używając NIP biura rachunkowego. Po nadaniu, biuro powinno móc:
- zalogować się do KSeF w kontekście Twojej firmy
- wystawiać faktury
- nadawać uprawnienia swoim pracownikom
- generować raporty.
Omów z biurem, kto dokładnie będzie miał dostęp i jakie będą procedury bezpieczeństwa.
8. Weryfikacja i best practices uprawnień
Po testach, ustal stałe procedury:
- Lista osób z uprawnieniami - prowadź w Excel/systemie HR aktualną listę kto ma dostęp
- Przegląd kwartalny - co 3 miesiące przeglądaj listę uprawnień w MCU i odbieraj dostęp osobom, które już nie pracują
- Uprawnienia minimalne - nadawaj tylko te uprawnienia, które są niezbędne (pracownik księgowości: wystawianie+przeglądanie, dyrektor: wszystko, asystent: tylko przeglądanie)
- Dokumentacja zmian - zapisuj w formularzu zmian: kto, komu, kiedy nadał/odebrał uprawnienia i dlaczego
- Plan zastępowalności - upewnij się, że minimum 2 osoby mają uprawnienia do wystawiania faktur (co jeśli jedna jest na urlopie?).
Uprawnień NIE WOLNO traktować lekko!