Przewodnik testów offline w środowisku demo KSeF
Tryby offline KSeF to kluczowe mechanizmy awaryjne, które pozwalają na ciągłość działania firmy nawet gdy KSeF jest niedostępny (awaria internetu, prace serwisowe, awaria systemu). Istnieją 3 tryby: offline24 (brak łączności do 24h), offline-niedostępność (planowane prace serwisowe KSeF), offline-awaria (całkowita awaria KSeF powyżej 24h). WSZYSTKIE tryby offline wymagają posiadania certyfikatu typu 2 i generują DWA kody QR na fakturze.
Kroki do wykonania
1. Przygotowanie: Wygeneruj certyfikat typu 2
Przed testami offline MUSISZ posiadać certyfikat KSeF typu 2. Jeśli jeszcze go nie masz, zaloguj się do MCU (mcu.mf.gov.pl), przejdź do sekcji 'Certyfikaty KSeF' i złóż wniosek o certyfikat typu 2. Po zatwierdzeniu pobierz certyfikat (.p12) i zainstaluj go w swoim systemie. Certyfikat typu 2 jest wymagany do podpisywania faktur offline - bez niego tryby offline NIE BĘDĄ DZIAŁAĆ.
2. Konfiguracja systemu w tryb offline
W swoim systemie księgowym/ERP przełącz się w tryb offline. Dokładna procedura zależy od dostawcy oprogramowania - skonsultuj się z dokumentacją. System powinien:
- przestać wysyłać faktury do KSeF natychmiast
- rozpocząć podpisywanie faktur certyfikatem typu 2
- zapisywać faktury offline do lokalnej kolejki do późniejszego dosłania.
Sprawdź, czy system wyświetla komunikat o pracy w trybie offline.
3. Test 1: Wystawienie faktury offline24
Wystaw fakturę w trybie offline24 (symulacja braku internetu). System powinien wygenerować fakturę XML zgodną z FA(3), podpisać ją certyfikatem typu 2, i oznaczyć jako 'offline24'. Faktura powinna otrzymać tymczasowy identyfikator wewnętrzny (nie ma jeszcze numeru KSeF). Kluczowe: sprawdź wizualizację PDF - MUSZĄ być DWA kody QR: (1) kod weryfikujący (jak zawsze), (2) kod certyfikatu (tylko offline). Jeśli widzisz tylko jeden kod QR, coś jest źle!
4. Test 2: Weryfikacja DWÓCH kodów QR
Użyj aplikacji do skanowania kodów QR (np. aplikacja aparatu w telefonie) i zeskanuj OBA kody na fakturze offline. Kod weryfikujący powinien prowadzić do strony weryfikacji faktury (podobnie jak w trybie online). Kod certyfikatu powinien zawierać dane certyfikatu typu 2 użytego do podpisania - po zeskanowaniu powinieneś zobaczyć: numer certyfikatu, datę ważności, NIP wystawcy. To pozwala kontrahentowi zweryfikować autentyczność faktury offline przed jej dosłaniem do KSeF.
5. Test 3: Przełączenie z powrotem online i dosyłanie
Przełącz system z powrotem w tryb online (symulacja przywrócenia połączenia z internetem). System powinien AUTOMATYCZNIE wykryć faktury offline oczekujące w kolejce i rozpocząć ich dosyłanie do KSeF. W przypadku offline24 masz 1 dzień roboczy na dosłanie. Sprawdź logi systemu - każda faktura offline powinna zostać wysłana do KSeF, i system powinien otrzymać numer KSeF oraz UPO dla każdej z nich.
6. Test 4: Potwierdzenie otrzymania numerów KSeF
Po dosłaniu faktur offline do KSeF, sprawdź czy system prawidłowo zaktualizował dane faktur. Każda faktura, która wcześniej miała tylko tymczasowy ID, powinna teraz mieć:
- oficjalny numer KSeF
- UPO od Ministerstwa Finansów
- status 'Zaakceptowana' zamiast 'Oczekuje na dosłanie'.
Zweryfikuj, że numery KSeF są w prawidłowym formacie (NNN-NNNNNNNNNN-NNNNNNNNNN-NN) i że daty w UPO zgadzają się z datami wystawienia.
7. Test 5: Scenariusz wielu faktur offline
Przetestuj sytuację, gdy wystawiasz kilka faktur pod rząd w trybie offline (np. 5-10 faktur). Sprawdź, czy system prawidłowo kolejkuje wszystkie faktury, czy każda jest podpisana certyfikatem typu 2, i czy po przywróceniu połączenia WSZYSTKIE faktury są dosyłane automatycznie. Monitoruj proces dosyłania - system powinien wysyłać faktury sekwencyjnie lub w małych paczkach, i aktualizować status każdej z nich po otrzymaniu potwierdzenia.
8. Test 6: Weryfikacja terminów dosłania
Dla trybu offline24: faktury muszą być dosłane w ciągu 1 dnia roboczego od przywrócenia łączności. Dla trybu offline-niedostępność: według komunikatu KSeF. Dla trybu offline-awaria: 7 dni od zakończenia awarii. Sprawdź, czy Twój system:
- pokazuje countdown/ostrzeżenia o zbliżającym się terminie
- priorytetyzuje dosyłanie faktur bliskich deadline
- alarmuje o fakturach, których termin minął.
Faktury niedosłane w terminie mogą skutkować karami!
9. Weryfikacja wyników testów offline
Podsumowanie testów:
- Wszystkie faktury offline miały DWA kody QR? ✓
- Certyfikat typu 2 był użyty do podpisania? ✓
- Faktury zostały automatycznie dosłane po przywróceniu online? ✓
- Każda otrzymała numer KSeF i UPO? ✓
- System ostrzega o zbliżających się deadline'ach? ✓ Jeśli wszystkie punkty są spełnione, Twój system jest gotowy do pracy w trybach offline.
To krytyczna funkcja - nie pomijaj tych testów!