Jak zarejestrować możliwość wystawiania faktur z załącznikami
Faktury z załącznikami ustrukturyzowanymi są dostępne tylko dla podatników, którzy zgłosili taki zamiar w e-Urzędzie Skarbowym i otrzymali potwierdzenie. Załączniki mogą zawierać dodatkowe dane branżowe w formacie XML (np. szczegółowe specyfikacje techniczne, dane pomiarowe). Maksymalny rozmiar faktury z załącznikiem to 3 MB. Proces rejestracji jest jednorazowy - po uzyskaniu uprawnienia możesz wystawiać faktury z załącznikami na stałe.
Kroki do wykonania
1. Oceń, czy faktycznie potrzebujesz załączników
Załączniki ustrukturyzowane są przeznaczone TYLKO dla specyficznych branż, gdzie standardowa struktura FA(3) nie wystarcza (np. energetyka - dane o punktach poboru, licznikach; telekomunikacja - szczegółowe rozliczenia połączeń). 99% firm NIE potrzebuje załączników - wystarczy im struktura FA(3). Załączniki zwiększają złożoność systemu i ryzyko błędów. Jeśli możesz zmieścić dane w standardowych polach FA(3) - NIE używaj załączników. Skonsultuj się z dostawcą oprogramowania lub doradcą podatkowym, czy Twoja branża wymaga załączników.
2. Zaloguj się do e-Urzędu Skarbowego
Wejdź na stronę https://www.podatki.gov.pl i zaloguj się używając Profilu Zaufanego, podpisu kwalifikowanego lub pieczęci kwalifikowanej. Po zalogowaniu wybierz kontekst podatnika - NIP swojej firmy (jeśli działasz w imieniu spółki) lub swój PESEL (jeśli JDG). Upewnij się, że jesteś zalogowany jako właściciel/reprezentant z pełnymi uprawnieniami - tylko takie osoby mogą składać wnioski o załączniki.
3. Znajdź formularz zgłoszenia załączników KSeF
W menu e-Urzędu Skarbowego przejdź do sekcji 'KSeF' lub wyszukaj 'Zgłoszenie zamiaru wystawiania faktur z załącznikami'. Formularz może być oznaczony jako 'KSeF-ZAŁ' lub podobnie. Jeśli nie możesz znaleźć formularza, sprawdź sekcję 'Nowe formularze' lub 'Formularze specjalne' - jest to nowy formularz, więc może być w osobnej kategorii. Alternatywnie, skontaktuj się z Centrum Obsługi Telefonicznej MF (+48 22 330 03 30) i zapytaj o ścieżkę dostępu do formularza.
4. Wypełnij formularz zgłoszenia
Formularz będzie prosty i będzie zawierać:
- Dane podatnika (NIP, nazwa - pobrane automatycznie z systemu)
- Typ załączników - zaznacz 'Załączniki ustrukturyzowane XML' (to jedyna dostępna opcja)
- Uzasadnienie biznesowe - opisz w 2-3 zdaniach, dlaczego potrzebujesz załączników (np. 'Wystawiamy faktury zawierające dane pomiarowe liczników energii elektrycznej, które wymagają struktury wykraczającej poza FA(3)')
Uzasadnienie nie musi być długie, ale powinno wskazywać na konkretną potrzebę biznesową. Sprawdź dane 2 razy przed wysłaniem - błędy w formularzu mogą opóźnić proces.
5. Wyślij formularz i pobierz UPO
Po wypełnieniu formularza kliknij 'Wyślij' lub 'Złóż wniosek'. System wygeneruje Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO) - to oficjalny dowód złożenia wniosku. Pobierz i zapisz UPO w bezpiecznym miejscu (możesz go potrzebować do weryfikacji statusu). Na UPO znajdziesz: numer referencyjny wniosku, datę i czas złożenia, podpis elektroniczny systemu. Zanotuj numer referencyjny - będzie potrzebny do sprawdzenia statusu wniosku.
6. Czekaj na potwierdzenie mailowe (max 3 dni robocze)
Po złożeniu wniosku, e-Urząd Skarbowy przetworzy zgłoszenie i wyśle potwierdzenie na adres email przypisany do Twojego konta. Czas oczekiwania: maksymalnie 3 dni robocze (często szybciej - 1-2 dni). W mailu otrzymasz: potwierdzenie rejestracji, datę od której możesz wystawiać faktury z załącznikami, ewentualne uwagi lub warunki specjalne. Jeśli po 3 dniach nie otrzymasz maila, sprawdź folder SPAM. Jeśli nic nie ma, zaloguj się do e-Urzędu i sprawdź status wniosku w sekcji 'Moje wnioski' lub skontaktuj się z COT MF.
7. Skonfiguruj system księgowy
Po otrzymaniu potwierdzenia z e-Urzędu, poinformuj dostawcę swojego oprogramowania księgowego. Dostawca powinien:
- Aktywować opcję 'Faktury z załącznikami' w Twoim systemie
- Skonfigurować generowanie załączników XML zgodnie z wymaganiami Twojej branży
- Ustawić limit rozmiaru (max 3 MB na fakturę z załącznikiem)
- Przetestować wysyłkę faktury z załącznikiem na środowisku demo KSeF.
NIE próbuj wystawiać faktur z załącznikami na produkcji przed przetestowaniem na demo!
8. Test na środowisku demo
Zanim wystawisz pierwszą fakturę z załącznikiem na produkcji, przetestuj proces na środowisku demo KSeF (https://ksef-demo.mf.gov.pl). Wystaw fakturę testową z załącznikiem:
- Wygeneruj fakturę z przykładowym załącznikiem XML
- Sprawdź rozmiar całej paczki (faktura + załącznik) - musi być < 3 MB
- Wyślij do KSeF demo
- Zweryfikuj, czy system zaakceptował załącznik (sprawdź odpowiedź API lub status w interfejsie)
- Pobierz fakturę z KSeF demo i sprawdź, czy załącznik jest dostępny.
Jeśli test przejdzie pomyślnie - możesz zacząć wystawiać faktury na produkcji.
9. Ważne ograniczenia i zasady bezpieczeństwa
Pamiętaj o ograniczeniach:
- Załączniki TYLKO w formacie XML – żadne PDF, JPG, DOC!
- Max 3 MB na całą fakturę (FA + załącznik)
- Załącznik musi być zgodny ze schematem XSD zdefiniowanym dla Twojej branży (sprawdź dokumentację MF)
- Załączniki są częścią faktury – NIE można dodać załącznika do już wysłanej faktury
- Nadużycie mechanizmu załączników może skutkować cofnięciem uprawnienia przez e-US
Używaj załączników odpowiedzialnie i tylko gdy są rzeczywiście potrzebne!