Pieczęć kwalifikowana
Krótka definicja
Elektroniczny odpowiednik pieczątki firmowej, przypisany do numeru NIP podmiotu, umożliwiający automatyczną autoryzację i logowanie do KSeF bez numeru PESEL.
Rozwinięta definicja
Pieczęć identyfikuje organizację, a nie konkretną osobę. Jest kluczowa dla spółek, ponieważ pozwala zalogować się do KSeF bez składania formularza ZAW-FA (jeśli pieczęć zawiera NIP). Idealnie sprawdza się w systemach masowej wysyłki faktur (M2M), gdzie proces odbywa się automatycznie.
Pieczęć kwalifikowana jest szczególnie przydatna dla firm, które chcą zautomatyzować procesy księgowe bez uzależniania się od konkretnych osób. Koszt pieczęci jest zazwyczaj wyższy niż podpisu kwalifikowanego (300-600 zł rocznie), ale w przypadku dużych wolumenów faktur inwestycja ta szybko się zwraca.
Instrukcja pozyskania i użycia
- Zakup: Zamów pieczęć u certyfikowanego dostawcy usług zaufania.
- Weryfikacja: Przedstaw dokumenty rejestrowe firmy (np. KRS), aby powiązać pieczęć z NIP-em podmiotu.
- Użycie: Wybierz metodę "Kwalifikowana pieczęć elektroniczna" w KSeF lub skonfiguruj ją w systemie ERP do automatycznego podpisywania paczek faktur.