Jak zmapować obieg faktur w firmie
Wdrożenie KSeF to rewolucja procesowa. Należy przeanalizować, jak dokumenty "krążą" po firmie. Dobra wiadomość: dzięki schemie FA(3) możliwe będzie dołączanie załączników bezpośrednio do e-faktury, co zmienia dotychczasowy model przesyłania specyfikacji osobnym mailem.
Kroki do wykonania
1. Inwentaryzacja punktów styku
Wypisz wszystkie miejsca, gdzie obecnie wpływają faktury: papier, e-mail, systemy EDI, portale dostawców.
2. Określenie ścieżki akceptacji
Kto w firmie decyduje o tym, że faktura jest poprawna merytorycznie i powinna zostać zapłacona? Zmapuj proces akceptacji.
3. Zarządzanie załącznikami
W schemie FA(3) możliwe jest dołączanie załączników do e-faktury. Dla pozostałych dokumentów (protokoły odbioru, specyfikacje) ustal ścieżkę np. przez e-mail lub system DMS.
4. Dostosowanie regulaminów
Zmień wewnętrzne procedury tak, aby uwzględniały datę otrzymania faktury wg KSeF jako datę wiążącą dla terminów płatności.
5. Projektowanie nowego procesu "docelowego"
Narysuj schemat przepływu, w którym faktury wpływają automatycznie z KSeF do systemu akceptacyjnego. Uwzględnij role i odpowiedzialności.