Jak zaktualizować JPK_V7 o numery KSeF
Od lutego 2026 roku JPK_V7M (miesięczne deklaracje VAT) i JPK_V7K (kwartalne deklaracje VAT) muszą zawierać numery KSeF wszystkich wystawionych e-faktur. To wymóg prawny zapewniający spójność między deklaracjami VAT a systemem KSeF. Brak numerów KSeF w JPK_V7 będzie traktowany jako błąd formalny i może skutkować odrzuceniem deklaracji lub wezwaniem do korekty. Upewnij się, że Twój system księgowy automatycznie dołącza numery KSeF do plików JPK_V7.
Kroki do wykonania
1. Zrozum, czym jest numer KSeF i dlaczego musi być w JPK_V7
Numer KSeF to unikalny identyfikator faktury w systemie e-faktur:
- Format: NNN-NNNNNNNNNN-NNNNNNNNNN-NN (np. 123-4567890123-4567890123-45)
- Nadawany przez KSeF po zaakceptowaniu faktury
- Zastępuje tradycyjny numer faktury nadany przez wystawcę
Dlaczego numer KSeF musi być w JPK_V7?
Od 2026 r. urząd skarbowy wymaga numeru KSeF przy każdej fakturze sprzedaży. Umożliwia to automatyczną weryfikację spójności – urząd porównuje faktury w JPK_V7 z fakturami w systemie KSeF. Jeśli występuje rozbieżność, system wykryje ją i wygeneruje alert.
2. Sprawdź aktualną wersję swojego oprogramowania księgowego
Zaloguj się do systemu księgowego i sprawdź wersję oprogramowania (zazwyczaj w menu 'O programie' lub 'Pomoc'). Skontaktuj się z dostawcą oprogramowania (telefon, email, portal wsparcia) i zapytaj:
- 'Czy wersja X.Y obsługuje numery KSeF w JPK_V7?'
- 'Czy są dostępne aktualizacje zawierające tę funkcję?'
- 'Kiedy planowane jest wdrożenie obsługi KSeF w JPK_V7?'.
Większość dostawców udostępniła aktualizacje w IV kwartale 2025 r. Jeśli Twoje oprogramowanie NIE ma tej funkcji - MUSISZ zaktualizować przed lutym 2026 r.! Brak aktualizacji = nie będziesz mógł złożyć poprawnej deklaracji JPK_V7.
3. Zainstaluj aktualizację lub skonfiguruj istniejącą funkcję
Jeśli dostępna jest aktualizacja:
- Wykonaj backup danych księgowych przed aktualizacją (obowiązkowe!)
- Pobierz i zainstaluj aktualizację zgodnie z instrukcją dostawcy
- Po instalacji zrestartuj program
- Sprawdź w ustawieniach/konfiguracji, czy opcja 'Numery KSeF w JPK_V7' jest aktywna (niektóre systemy wymagają ręcznej aktywacji tej funkcji w ustawieniach).
Jeśli funkcja jest już w systemie (ale była nieaktywna): przejdź do Ustawienia → VAT/JPK → zaznacz 'Dołączaj numery KSeF do JPK_V7' lub podobną opcję. Sprawdź dokumentację systemu lub zapytaj dostawcę, gdzie znajduje się ta opcja.
4. Zweryfikuj przypisanie numerów KSeF do faktur w systemie
Przejdź do modułu „Faktury sprzedaży" lub „Rejestr VAT sprzedaży". Dla każdej faktury sprawdź:
- Czy system automatycznie zapisał numer KSeF po wysłaniu faktury?
- Czy format numeru jest poprawny (4 grupy cyfr oddzielone kreskami)?
- Czy numer jest unikalny dla każdej faktury?
Jeśli jakieś faktury NIE mają numerów KSeF:
- Sprawdź, czy faktury zostały wysłane do KSeF (status „Zaakceptowana" lub „Wysłana")
- Jeśli faktura jest w KSeF, ale system nie zapisał numeru – to BUG! Zgłoś do dostawcy
- Jeśli faktura nie została wysłana do KSeF – wyślij ją teraz i poczekaj na numer
5. Wygeneruj testowy plik JPK_V7 na środowisku demo
Przed złożeniem realnej deklaracji, przetestuj generowanie JPK_V7 z numerami KSeF:
- Wybierz okres testowy (np. styczeń 2026 - pierwszy miesiąc obowiązku KSeF)
- Wygeneruj plik JPK_V7M w swoim systemie księgowym
- Zapisz plik XML na dysku
- Otwórz plik w edytorze XML lub notatniku i RĘCZNIE sprawdź kilka losowych faktur - czy mają tagi
<NumerKSeF>z poprawnymi numerami? - Użyj walidatora JPK_V7 dostępnego na podatki.gov.pl - sprawdź, czy plik przechodzi walidację schematu.
Jeśli walidacja się nie powiedzie lub nie widzisz numerów KSeF w pliku - masz PROBLEM. Zgłoś do dostawcy oprogramowania NATYCHMIAST.
6. Wyślij testowy JPK_V7 na środowisko demo e-Urzędu
e-Urząd Skarbowy ma środowisko testowe (sprawdź na podatki.gov.pl, czy jest dostępne dla JPK_V7 z KSeF). Jeśli tak:
- Zaloguj się do środowiska demo e-Urzędu
- Wybierz opcję 'Wyślij JPK_V7M/V7K'
- Załącz wygenerowany testowy plik XML
- Wyślij deklarację
- Sprawdź odpowiedź systemu - czy plik został zaakceptowany? Czy system zwrócił błędy związane z numerami KSeF? Jeśli test przeszedł pomyślnie - Twój system jest gotowy.
Jeśli test się nie powiódł - MUSISZ naprawić błędy przed wysłaniem realnej deklaracji na produkcji. Zapisz komunikaty błędów i przekaż je dostawcy oprogramowania.
7. Test integracyjny: faktura → KSeF → JPK_V7
Przeprowadź test end-to-end na środowisku demo:
- Wystaw fakturę testową w swoim systemie
- Wyślij ją do KSeF demo
- Sprawdź, czy system zapisał numer KSeF faktury
- Wygeneruj JPK_V7 za okres zawierający tę fakturę
- Sprawdź w pliku XML, czy faktura ma numer KSeF
- Wyślij JPK_V7 na demo e-Urzędu
- Sprawdź, czy deklaracja została zaakceptowana.
Cały proces musi działać automatycznie - NIE powinieneś ręcznie przepisywać numerów KSeF! Jeśli jakikolwiek krok wymaga ręcznej interwencji - to problem z konfiguracją systemu. Zgłoś dostawcy.
8. Przygotuj procedurę obsługi błędów i korekt
Ustal procedury na wypadek problemów:
Faktura nie ma numeru KSeF przy generowaniu JPK_V7:
- Sprawdź status faktury w KSeF
- Wyślij ponownie, jeśli trzeba
- Poczekaj na numer i wygeneruj JPK_V7 ponownie
e-Urząd odrzucił JPK_V7 z powodu błędnych numerów KSeF:
- Zweryfikuj numery w systemie
- Złóż korektę JPK_V7 (JPK_V7K)
Klient zgłasza, że jego faktura nie jest w KSeF, ale jest w naszym JPK_V7:
- Sprawdź status faktury w systemie
- Jeśli nie wysłana – wyślij natychmiast
- Złóż korektę JPK_V7
Dokumentuj wszystkie przypadki rozbieżności – będą potrzebne podczas audytów.
9. Szkolenie zespołu księgowego
Przeszkol księgowych w nowej procedurze:
- Jak sprawdzać, czy faktura ma numer KSeF przed zamknięciem okresu
- Jak generować i walidować JPK_V7 z numerami KSeF
- Co robić w przypadku błędów (procedury z kroku 8)
- Jak rozpoznać niepoprawny numer KSeF (format, brak numeru, duplikaty)
Checklista dla księgowych:
- □ Wszystkie faktury mają numery KSeF
- □ JPK_V7 przeszedł walidację
- □ Porównałem liczbę faktur w rejestrze z liczbą w JPK_V7
- □ Sprawdziłem losowe 5 faktur – numery KSeF się zgadzają
Pierwsze 2-3 miesiące (luty-marzec 2026) będą okresem adaptacji – bądź gotowy na dodatkową pracę przy weryfikacji.