Identyfikator Wewnętrzny (IDWew) w systemie KSeF
Krótka definicja
Unikalny numer generowany w KSeF dla jednostek organizacyjnych lub osób bez numeru PESEL, służący do precyzyjnego zarządzania uprawnieniami i obiegami dokumentów.
Rozwinięta definicja
Identyfikator Wewnętrzny (IDWew) to kluczowe narzędzie dla rozbudowanych struktur organizacyjnych oraz podmiotów współpracujących z osobami nieposiadającymi polskich identyfikatorów (NIP/PESEL).
Główne zastosowania IDWew:
- Jednostki wewnętrzne (Oddziały/Działy): Pozwala na wyodrębnienie w ramach jednego NIP-u konkretnych komórek (np. Oddział Kraków, Dział Zakupów). Dzięki temu można ograniczyć pracownikom dostęp tylko do faktur przypisanych do ich jednostki.
- Osoby bez numeru PESEL: Jest niezbędny dla obcokrajowców pracujących w polskich firmach lub biurach rachunkowych, którzy muszą operować w systemie KSeF, a nie mogą wylegitymować się numerem PESEL.
- Zarządzanie uprawnieniami: IDWew pozwala na nadawanie uprawnień "pośrednich". Zamiast nadawać uprawnienia konkretnej osobie do całej firmy, nadaje się je do konkretnego IDWew (np. biura rachunkowego lub konkretnego oddziału).
- Struktura logiczna: IDWew może być umieszczany w polu faktury
Nabywca/IDWewlubSprzedawca/IDWew, co ułatwia automatyczne sortowanie i księgowanie dokumentów w systemach ERP.
Instrukcja pozyskania i użycia
- Generowanie: Zaloguj się do Aplikacji Podatnika KSeF, przejdź do sekcji "Zarządzanie" -> "Identyfikatory wewnętrzne" i wybierz "Generuj identyfikator".
- Definiowanie: Wprowadź nazwę pomocniczą (np. "Dział IT") i wybierz typ identyfikatora.
- Użycie: Wykorzystaj IDWew przy nadawaniu uprawnień pracownikom lub wpisuj go w odpowiednie pola w plikach XML (FA), aby zautomatyzować przypisywanie faktur do komórek firmy.