Jak zaktualizować procedury firmowe pod KSeF
Wdrożenie KSeF wymaga przeglądu i aktualizacji wewnętrznych procedur firmy. Zmiany dotyczą przede wszystkim procesów wystawiania faktur, ich obiegu, archiwizacji oraz komunikacji z klientami. Kluczowe jest uwzględnienie nowych terminów (data KSeF vs data wystawienia) oraz braku możliwości przesyłania załączników poza systemem.
Kroki do wykonania
1. Przegląd obecnych procedur sprzedaży
Zidentyfikuj wszystkie miejsca w procesie sprzedaży, gdzie wystawiane są faktury. Uwzględnij sprzedaż bezpośrednią, e-commerce, usługi cykliczne i faktury zaliczkowe.
2. Aktualizacja procedur księgowych
Dostosuj proces księgowania do faktur pobieranych z KSeF. Ustal zasady weryfikacji faktur kosztowych i terminy ich księgowania względem daty KSeF.
3. Zmiana procedur obsługi klienta
Przygotuj nowe szablony komunikacji z klientami. Poinformuj ich o zmianie sposobu dostarczania faktur i udostępnij instrukcję pobierania dokumentów z KSeF.
4. Aktualizacja regulaminów wewnętrznych
Zmień regulaminy i instrukcje stanowiskowe, aby uwzględniały nowy obieg dokumentów. Określ odpowiedzialności za wystawianie i odbieranie faktur w KSeF.
5. Wdrożenie i monitoring
Wprowadź zaktualizowane procedury i monitoruj ich przestrzeganie. Zbieraj feedback od pracowników i koryguj procedury w razie potrzeby.